5 étapes pour automatiser la gestion des frais de voyages d’affaires

Gérer les frais de voyages d’affaires est devenu essentiel pour de nombreuses entreprises, principalement celles qui souhaitent faciliter leurs processus administratifs. Une bonne gestion des déplacements professionnels permet d’optimiser le ROI des dépenses engagées par les salariés, d’où l’intérêt d’automatiser ce processus.

La gestion traditionnelle des dépenses professionnelles est synonyme de stress pour tous les intervenants et une saisie manuelle de données chronophage sur Excel coûte un temps précieux à tous les collaborateurs de l’entreprise. Voilà pourquoi il est important de mettre en place un processus automatisé et dématérialisé de gestion des dépenses pros. Cette pratique permettra aux salariés d’économiser un temps précieux et de se consacrer au développement de l’activité de l’entreprise.

Comment automatiser la gestion des frais de voyages d’affaires ? Par quelles étapes doit-on passer ? C’est ce que notre équipe de rédaction vous dévoile à travers un nouvel article de blog !

Établir de nouveaux procédés de gestion

Grâce aux avancées technologiques, nous assistons à une transition de la gestion manuelle des dépenses de frais professionnelles vers l’automatisation des processus. En effet, ce nouveau procédé permet de gérer de manière plus efficace les frais liés aux voyages d’affaires et de sécuriser les données de l’entreprise. C’est un fait : la saisie manuelle des frais de déplacement engendre souvent des erreurs de données ou une perte d’information et peut engendrer des pertes financières non négligeables pour l’entreprise.

Grâce à l’automatisation des processus la dématérialisation des justificatifs est possible. En effet, l’archivage dématérialisé des justificatifs pourra assurer la pérennité des justificatifs et réduit les risques d’altération et de pertes. De ce fait, l’entreprise n’est plus tenue d’effectuer un archivage physique, et stocke ses justificatifs dans un serveur électronique.

Par conséquent, déliquescence de qualité peut être évitée avec une gestion innovante des dépenses de voyages proposé par des SaaS comme Expensya et permettrait de réduire de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.

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Mettre en place un flux de données automatisé

Les flux de données automatisées comportent plusieurs avantages pour l’entreprise :

• Limite l’intervention humaine ce qui permettra de réduire les erreurs de saisies ainsi que les délais de traitement.
• Assure une visibilité complète de l’ensemble des frais professionnels de l’entreprise.
• Offre une meilleure traçabilité des dépenses avec un contrôle plus fiable et précis sur les dépenses engagées par les collaborateurs.

Excel ne sera alors désormais plus nécessaire pour les collaborateurs, managers et comptables, permettant ainsi de gagner en temps et en productivité.

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Établir des rapports de dépenses innovants 

Selon une étude publiée par la fondation GBTA, un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais et ce temps a un coût pour l’entreprise: 53€. L’étude va plus loin et comptabilise également les risques d’erreurs. Cette dernière révèle que la correction d’une note de frais contenant au moins une erreur coûte 48€ à une entreprise. En moyenne, 19% des notes de frais contiennent des erreurs, soit 1 note de frais sur 5. Un chiffre non-négligeable pour les entreprises qui continuent d’adopter un processus classique de gestion des frais.

La solution : adopter un processus de gestion automatisé grâce à des SaaS comme Expensya. En effet, à l’aide d’un pilotage de précision, l’entreprise pourra centraliser les données de tous les collaborateurs sur une seule et unique plateforme pour voir de près les dépenses des différentes équipes. Avec un suivi en temps réel, les différents intervenants pourront visualiser d’une manière personnalisée et complète toutes les dépenses engagées pour des analyses poussées : par projet, par zone géographique ou par fournisseur. Avec sa technologie OCR+ unique et à l’intégration avec les outils Travel de l’entreprise, Expensya fournit un cube de données de haute précision pour une analyse globale des dépenses.

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Instaurer un flux de validation automatisé

La rapidité des processus est synonyme de succès pour une entreprise : automatiser sa gestion des dépenses en fait bien partie. En effet, selon un rapport de CWT, les délais de remboursement pour les rapports manuels prennent plus d’une semaine pour 48 % des entreprises.

Avec un système de validation totalement automatisé, une meilleure visibilité sur les dépenses et les demandes d’avances est garantie. Les managers ou validateurs pourront paramétrer plusieurs niveaux de validation et profiter d’un contrôle précis des dépenses globales engagées et des demandes d’avances dans le respect des budgets fixés. Expensya propose également un contrôle de conformité innovant qui permettra aux entreprises d’automatiser l’application de leur politique de dépenses et ce, grâce à une configuration des règles de dépenses et des plafonds de remboursement. Par ailleurs, des alertes peuvent aussi être configurées dans le cas de non-respect de la politique mise en place.

Adopter une solution d’automatisation

Automatiser les processus de gestion de dépenses révolutionnera le fonctionnement même d’une entreprise : un gain de temps pour les collaborateurs, des délais de traitements et risque d’erreur réduits, et permettra aussi d’éviter les fraudes.

En effet, les fraudes peuvent coûter cher et causer des pertes importantes pour une entreprise. A l’échelle mondiale, nous parlons de plusieurs dizaines de milliards de dollars et de nombreuses entreprises perdent environ 5% de leur chiffre d’affaire à cause de la fraude au travail. Ce risque diminue considérablement, voire disparait, en adoptant une solution intelligente de gestion des dépenses professionnelles. Cette dernière sera parfaitement intégrée à votre politique de voyage, ce qui permettra de détecter facilement les postes de dépenses douteux ou coûteux, tout en respectant la politique de dépense de l’entreprise.

Avec une gestion efficace des frais de déplacements, une politique de voyage adéquate et des technologies adaptées, les entreprises pourront gérer de manière efficiente leurs dépenses de voyages d’affaires. Une solution que propose Expensya, qui changera littéralement le quotidien de vos collaborateurs et de votre entreprise !