Archivage comptable : comment classer et archiver les pièces comptables ?
La comptabilité d’entreprise consiste en un système d’organisation de l’information financière et ce, pour traduire en chiffres les différents échanges d’une entreprise avec son environnement et de fournir une synthèse concernant ces derniers. La gestion de la comptabilité, passe nécessairement par le classement et l’archivage des pièces comptables.
On sous-entend par là l’ensemble des pièces justificatives comptables confirmant les écritures passées en comptabilité (factures d’achats, factures de ventes, etc.). Ce passage étant primorial, nous vous présentons alors les bons points à adopter pour classer et archiver vos pièces justificatives.
Qu’est ce qu’une pièce justificative comptable ?
Les pièces justificatives comptables représentent des documents mentionnant une transaction commerciale ou financière.
D’après le Code Générale des Impôts (CGI), il est obligatoire que chaque entreprise laisse une trace écrite de toutes ces opérations afin d’assurer un bon suivi de la comptabilité et la transparence de l’activité de l’entreprise.
La pièce justificative comptable permet d’appuyer une seule écriture comptable ou un récapitulatif d’un ensemble d’opérations. Elle est établie soit sur un papier soit sur un support assurant la restitution en clair de son contenu durant une période requise.
La pièce justificative peut provenir d’un tiers comme les factures fournisseurs ou bien être élaborée en interne par l’entreprise à savoir la facture de vente.
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Classement des documents et des pièces justificatives en comptabilité
Pour garantir le bon déroulement des processus de gestion de l’entreprise, le classement des documents comptables est un prérequis indispensable. Il permet un gain de temps remarquable et permet de réduire le risque de perte et d’altération des documents. Plus encore, classer les pièces justificatives comptables aide à assurer un suivi sur l’activité d’une entreprise, et de surveiller de près sa situation financière.
Avant tout traitement comptable, il est primordial de mettre en place une méthode de classement et d’archivage comptable afin que l’entreprise soit en mesure d’accéder rapidement au document recherché. C’est aussi un moyen d’optimisation de la gestion de comptabilité. L’organisation des documents limite la perte des documents et évite les redressements en matière sociale et fiscale. Certaines entreprises choisissent un classement simple des pièces justificatives comptables, par la nature du document, à savoir des factures de ventes, des factures d’achats, des documents fiscaux, des documents sociaux, des justificatifs de la banque et autres.
Une autre manière de classer ses pièces justificatives est de procéder selon un ordre chronologique ou alphabétique. En effet, cela dépend de la famille des documents, ceux relatifs aux clients, fournisseurs, personnels etc. Par exemple, il convient mieux de classer les factures des clients par ordre chronologique afin de respecter leur numérotation. Pour les fournisseurs, il est plus approprié de posséder au classement par ordre alphabétique.
Archivage des pièces justificatives comptables
Selon le Code du commerce, les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Il arrive toutefois, que la législation en place demande des délais plus longs. Pour garantir leur conformité, les entreprises cherchent en permanence des solutions pour optimiser la conservation des pièces justificatives. La méthode classique est celle de l’archivage comptable. Cependant, avec les aléas de la transformation numérique, les lois ont évolué pour permettre aux entreprises de conserver sous format électronique leurs pièces justificatives sous certaines conditions. Il devient alors possible de dématérialiser les justificatifs et de les archiver électroniquement en gardant bien évidemment la version papier.
Les procédures de conservation des factures sous le format papier ou électronique ne sont pas pareilles :
- Dans le cas où l’entreprise reçoit une facture électronique, il n’est possible de la conserver que sous le format numérique. La facture électronique doit être conservée au moins 3 ans même si elle a été imprimée en papier. Au delà des 3 années, la facture peut être conservée au choix, sous format papier ou numérique.
- Dans la mesure où l’entreprise reçoit une facture sous format papier, elle peut la numériser et la stocker sous un support informatique. Il faut tout de même veiller au respect des conditions émises par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales.
Il devient aujourd’hui possible de se soustraire complètement du papier et de ne garder que la version électronique de la facture. Avec l’arrivée de l’archivage électronique à valeur probante, les documents électroniques conservent la même valeur légale que les documents papiers, il faut tout de même veiller au respect de certaines conditions. En effet, l’archivage à valeur probante est un ensemble de mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la restitution des documents électroniques. Il garantit l’authenticité du document et les attributs qui le caractérise, grâce à l’horodatage et le scellement avant l’archivage. L’intégrité des données est aussi un des principes de l’archivage, qui démontre que les documents n’ont été ni dénaturés ni modifiés depuis leur création. Pour plus d’informations, consultez notre article de blog dédié à l’archivage à valeur probante.
De plus en plus d’entreprises sont à présent prédisposées à adopter l’archivage à valeur probante. En effet selon une étude récente sur les pratiques d’archivage des entreprises françaises, réalisée par Expensya, 86% des entreprises interrogées envisagent de mettre en place l’archivage numérique à valeur probante. Et ce, en raison des nombreux avantages qu’il possède à savoir, la sécurité des documents, la facilité d’accès et la centralisation de toutes les pièces justificatives dans un centre de stockage conforme aux normes.
Au final, pour mener à bien ses processus et éviter tout risque de redressement, les entreprises doivent aujourd’hui passer par la dématérialisation. En effet, la dématérialisation des processus de gestion devient un passage obligé nécessaire à l’optimisation des méthodes de travail de toute entreprise. Il faut donc veiller à intégrer cette pratique dans tous les processus de l’entreprise, de la gestion de la comptabilité, à la gestion des achats en passant par la gestion des notes de frais.
Expensya, votre partenaire en innovation vous permet de dématérialiser ce processus chronophage et de vous soustraire complètement du papier grâce à l’archivage numérique à valeur probante.
