Archivage légal à valeur probante

Vous pouvez enfin sortir vos facturettes de votre portefeuille et les jeter définitivement avec l’archivage à valeur probante, parfois appelé archivage à valeur légale ou probatoire ! Il vous suffira simplement de les prendre en photo à l’aide de notre solution de gestion de notes de frais.

Vous êtes désormais en mesure de numériser l’ensemble des factures papier de votre entreprise et d’éliminer le stockage papier ! Avec l’archivage numérique vous allez enfin pouvoir réduire le coût de stockage des factures papier et réaliser des gains de productivité. L’arrêté du 22 Mars 2017 change la donne en termes d’archivage numérisé, et ouvre la voie à l’archivage à valeur probante de factures numérisées.

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Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante?

L’archivage numérique désigne le fait de produire, recueillir et classer des documents afin de les consulter ultérieurement. Le but est de stocker un volume important d’informations sur le long terme.

L’archivage à valeur probante s’inscrit dans le contexte de dématérialisation des factures. Il consiste à mettre au point des mesures et techniques organisationnelles relatives. Celles-ci sont relatives à la numérisation, l’enregistrement, le stockage et la restitution de factures papiers. L’archivage à valeur probante permet de conserver les factures tout au long de la durée d’archivage fixée par la loi et leur confère également une valeur légale qu’elles n’avaient pas auparavant.

Principes et conditions :

Trois grands principes sont à respecter :

Authenticité du document :

le document archivé doit correspondre au document réel. Toutes les informations figurant sur le document de départ doivent figurer sur la copie numérique.

Intégrité du document :

le document ne doit être ni modifié ni dénaturé. En effet, il se doit d’être conforme au document source lors de la saisie dans le système. L’archivage à valeur probante permettra de respecter ces conditions :

• Stocker des données figées
• Assurer la confidentialité
• Assurer la traçabilité
• Utiliser des technologies de stockage valables

Intelligibilité du document :

il s’agit de s’assurer de la possibilité de lecture du document lors de sa restitution. Il se doit de respecter les formats imposés par l’administration fiscale. L’arrêté stipule que le document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilité et la pérennisation des données. 

L’utilité et les avantages de l’archivage à valeur probante ?

Conservation et protection des données dans le temps : Il simplifie la réception et la non détérioration des documents. En prenant comme exemple les notes de frais, environ 15% des justificatifs sont abîmés, perdus ou reçus au-delà du délai d’acceptation ! L’archivage légal assure la protection des données sensibles de l’entreprise et des clients, ce qui peut prévenir les fuites de données et les atteintes à la vie privée.

Réduction des coûts : L’archivage papier, coûte en moyenne 30 centimes le reçu à l’échelle d’une année. Cela représente par exemple 3% du montant moyen d’une note de frais. Sans compter les coûts d’impression des documents, les coûts de pointage en cas de contrôle fiscal et les coûts d’affranchissement (pour les entreprises établies dans plusieurs sites et qui optent pour un archivage centralisé).

Respect des obligations légales : L’archivage légal permet de respecter les obligations réglementaires et les lois en matière de conservation des documents importants.

Amélioration de la transparence : En conservant des archives fiables et accessibles, l’entreprise peut montrer sa transparence et sa responsabilité envers les parties prenantes.

Facilité d’accès aux documents et à temps réel : En conservant les documents en un seul endroit, l’entreprise peut les retrouver plus facilement et plus rapidement, ce qui améliore l’efficacité de la recherche.

L’archive numérique sert également à l’entreprise dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle Urssaf : plus besoin de présenter des documents papiers, il suffit de donner accès à votre centre de stockage.

Comment fonctionne l’archivage légal ?

L’archivage à valeur probante utilise souvent une signature numérique pour attester l’authenticité des données. Cela signifie qu’une autorité de certification délivre une signature numérique qui garantit que les données ont été produites par une source fiable et n’ont pas été modifiées depuis leur production.

L’archivage à valeur probante peut également impliquer des systèmes de stockage en plusieurs exemplaires pour minimiser la perte de données en cas de défaillance technique. Les données sont stockées sur plusieurs serveurs ou disques durs pour assurer la disponibilité en cas de besoin.

Le processus d’archivage électronique à valeur probante

Le processus d’archivage à valeur probante comporte les étapes suivantes :

1. Identification et sélection des documents : Il est important de déterminer les types de documents qui doivent être conservés pour leur valeur probante, en fonction des obligations réglementaires et de la stratégie de l’entreprise.
2. Conversion numérique des documents : Les documents sélectionnés doivent être convertis en format numérique pour une gestion plus efficace et une meilleure protection.
3. Signature électronique : Les documents numériques doivent être signés électroniquement pour certifier leur intégrité et leur authenticité.
4. Stockage sécurisé : Les documents numériques doivent être stockés dans un environnement sécurisé pour les protéger contre les altérations, la perte ou la suppression accidentelle.
5. Indexation et organisation : Les documents doivent être correctement indexés et organisés pour une recherche facile et une consultation rapide.
6. Vérification périodique : Il est important de vérifier régulièrement les archives pour s’assurer que les documents sont toujours accessibles et intacts.
7. Archivage définitif : Les documents archivés à valeur probante doivent être conservés pendant une période déterminée par les obligations réglementaires et les politiques de l’entreprise, avant d’être archivés définitivement.

Plus besoin de factures papier avec Expensya !

Expensya, logiciel de gestion des notes de frais, intègre à présent, l’archivage à valeur probante parmi ses options payantes. Les entreprises pourront se débarrasser des factures papier dès la prise de photo avec Expensya. La facture sera stockée dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur, jusqu’à la fin du délai fiscal imposé (6 ans).

Les options de l’archivage légal mises à disposition par Expensya

Expensya propose deux services distincts d’archivage (Expensya-CDC ou Expensya-Vault).

L’archivage CDC :

L’archivage CDC fait référence à la stratégie d’archivage mise en place par la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) en France. Il s’agit d’un ensemble de procédures, de normes et de moyens techniques permettant de conserver et de gérer les archives à long terme, afin d’assurer leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité pour les générations futures.

L’archivage Vault :

L’archivage Vault est une solution logicielle proposée par la société HashiCorp pour gérer la sauvegarde et la récupération de données et de secrets sensibles. Il s’agit d’une plateforme de gestion des secrets, qui permet de stocker en toute sécurité des informations confidentielles telles que des clés d’API, des mots de passe ou des certificats.

Cette nouvelle mesure montre tout l’intérêt d’investir dans une solution de dématérialisation des factures : la facture numérique pouvait remplacer la facture papier depuis un certain temps, mais désormais, il est possible de transformer une facture papier en facture numérique, sans qu’elle ne perde sa valeur légale. Les entreprises ne sont plus obligées de conserver les supports en papier de leurs documents pour les éventuels besoins de contrôle. Les reçus numérisés par Expensya serviront de justificatifs pour les entreprises.

En savoir plus sur la solution Expensya pour l’archivage légal des documents.

Fini les masses de factures empilées dans des boites et l’interminable temps de recherche. Vous pouvez accéder à vos documents stockés sur Expensya en tout-temps, où que vous soyez !