Choisir sa carte de paiement professionnelle : 10 questions à poser au prestataire

Une carte de paiement professionnelle représente le moyen de paiement le mieux adapté aux entreprises agiles, dont les collaborateurs sont souvent en déplacement ou engagent régulièrement des dépenses professionnelles.

Vous l’avez sans doute remarqué ce moyen de paiement est devenu aujourd’hui primordial pour assurer un bon déroulement de vos processus de gestion des dépenses.

Il est essentiel de distinguer les différentes offres de cartes de paiement professionnelle et de les maîtriser afin de bien choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins.

De nombreuses questions méritent un peu de réflexion avant de s’engager. Retrouvez dans ce qui suit un ensemble d’interrogations relatives au choix de sa carte de paiement professionnelle.

Offrez-vous des cartes de paiement physiques ?

Les cartes physiques sont généralement des cartes en plastique qui permettent d’effectuer des achats en personne chez les marchands qui les acceptent et des retraits depuis les distributeurs de billets.

Ce sont souvent des cartes MasterCard, Visa, American Express ou Discover, qui représentent les quatre acteurs mondiaux majeurs, émetteurs de cartes de crédit.

Les cartes physiques peuvent être aussi utilisées pour effectuer des achats en ligne.

Vous pouvez commander des cartes physiques auprès de votre banque ou gestionnaire de dépenses. Le délai d’attente pour la réception de votre carte est généralement compris entre 7 et 14 jours.

Vous pouvez commander auprès du prestataire de services de votre choix autant de cartes physiques que nécessaire, gratuitement, ou payer des frais supplémentaires (à partir de 10 €).

Certains acteurs génèrent des cartes physiques nominatives, portant le nom de la personne qui en aura la charge.

Offrez-vous des cartes de paiement virtuelles ?

Les cartes virtuelles sont des cartes accessibles seulement sur mobile et sur ordinateur, qui sont destinées aux achats en ligne, dans la limite des plafonds autorisés.

Les cartes virtuelles ont les mêmes caractéristiques des cartes physiques : un numéro de carte, une date de validité, un code PIN et un cryptogramme visuel.

En effet, quand vous générez une carte virtuelle, vous générez en réalité un numéro de carte unique à 16 chiffres, lié à votre compte.

Les cartes virtuelles fonctionnent à travers une application mobile. L’utilisateur doit donc télécharger l’application afin d’avoir accès aux informations requises pour engager des dépenses en ligne.

Les cartes virtuelles sont très utiles. Elles vous garantissent :

• Plus de contrôle sur les dépenses de vos collaborateurs (limiter les dépenses, configurer des dates d’expiration, verrouillage des cartes, utilisation unique par carte, et plus encore)
• Une meilleure sécurité. En utilisant une carte virtuelle pour chaque achat en ligne, vous êtes mieux protégé en cas de violation de données ou de piratage.

Peut-on générer des cartes à usage unique ?

Il s’agit de cartes virtuelles générées dans le but de couvrir des achats ponctuels : achats de fournitures de bureaux, location d’un véhicule, achat d’un billet d’avion, etc.

Elles ne sont valides que pour une courte durée, le temps d’effectuer l’achat en ligne. Cette option vous permettra de donner plus d’autonomie à chacun de vos collaborateurs, et de garder une visibilité sur leurs dépenses.

Peut-on générer des cartes à usage récurrent ?

Ce sont des cartes virtuelles générées dans le but de couvrir des dépenses récurrentes : gérer des abonnements, payer à plusieurs reprises un même fournisseur, etc.

Elles restent valides pendant plusieurs mois ou années, selon le besoin.

Ce type de cartes vous aide à mieux organiser vos dépenses, et consacrer une carte spécifique à chaque type de dépense.

Est-il possible de mettre en place des plafonds de paiement ?

Les cartes bancaires, physiques et virtuelles, sont plafonnées en accord avec la banque. C’est-à-dire qu’elles sont limitées par des montants de dépenses maximums, au-delà desquels il n’est plus possible d’engager des dépenses par carte pendant une période bien déterminée.

Les plafonds de paiement s’étalent généralement sur 30 jours, et sont fixés entre 1500 et 3000 euros pour une carte classique.

Au sein d’une entreprise où il y a plusieurs acteurs qui engagent des dépenses par carte, il est important de garder un certain contrôle sur chaque transaction, et d’adapter les plafonds selon les niveaux de dépense de chacun.

C’est pour cette raison qu’il existe des applications de gestion de dépenses qui permettent aux managers de configurer des plafonds de paiement sur chaque carte individuelle, physique ou virtuelle.

Vous pouvez même définir des plafonds selon la devise de chaque carte.

Peut-on activer et désactiver des cartes de paiement à tout moment ?

Vous pouvez générer des cartes virtuelles ou commander des cartes physiques auprès de votre prestataire de paiement.

Il faut veiller à avoir des configurations avancées permettant d’activer et désactiver vos cartes en toute autonomie. C’est à dire que chaque carte, nouvellement créée, pourrait être activée par l’administrateur ou le manager du compte.

En utilisant la plateforme mobile ou web, l’admin accède aux paramétrages de la carte, et l’active. Certaines applications vous permettent de choisir une plage d’activation de la carte. Il s’agit d’une période limitée durant laquelle la carte est fonctionnelle.

Cette fonctionnalité est cruciale dans le cas de vol ou de perte de votre carte.

Quelles sont les fonctionnalités disponibles pour la gestion et le contrôle des dépenses ?

Un des avantages principaux du paiement par carte d’entreprise est de pouvoir consulter en temps réel les dépenses engagées par chacun de vos collaborateurs, lorsque cette dernière est couplée à une solution de gestion des dépenses.

À travers votre application de gestion des dépenses, vous pouvez :

• Suivre et contrôler les transactions des collaborateurs
• Allouer des budgets à chaque carte et leur assigner des utilisateurs uniques
• Mettre en place une politique de dépenses
• Assigner des responsables sur chaque budget, et leur donner des autorisations de validation
• Limiter les dépenses sur les cartes
• Accéder à l’historique complet des transactions de vos collaborateurs
• Limiter les plages d’utilisation journalière des cartes

Toutes ces fonctionnalités font partie des offres des acteurs du marché de paiement par carte bancaire d’entreprise.

Filtrez-les et choisissez les fonctionnalités qui vous semblent les plus utiles pour votre entreprise. Et veillez à ce que votre outil de paiement est en mesure de les accorder.

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place ?

Des réglementations doivent être mises en place par votre gestionnaire de dépenses afin de renforcer le niveau de sécurité de vos transactions et protéger vos données sensibles. Il s’agit d’imposer des procédures d’authentification à deux niveaux et opter pour des protocoles de vérification de l’identité de l’utilisateur.

Le Mode 3-D Secure, par exemple, est une mesure de prévention de fraude, une couche de sécurité supplémentaire pour les cartes de paiement où une étape d’authentification est ajoutée.

Pour effectuer l’achat avec succès et en toute sécurité, le 3-D Secure vous demande de fournir un code de vérification reçu par SMS, un mot de passe unique, ou de faire valider la transaction à travers une application mobile.

Peut-on paramétrer le code PIN des cartes physiques et virtuelles ?

Le code PIN de votre carte bancaire d’entreprise est un code de 4 chiffres qui sert de protection. Il est différent du code CVC (Code de Vérification de la Carte), ou aussi CVV, qui est un code de sécurité composé généralement de 3 chiffres, et situé sur le verso de votre carte physique.

Vous pouvez changer le code PIN de votre carte, contrairement au code CVV / CVC, qui vous est accordé par la banque et qui n’est pas paramétrable.

Votre application permet-elle de gérer les notes de frais ?

Régler ses dépenses via une carte d’entreprise ne vous dispense pas de les justifier. Bien que vous ayez une traçabilité de vos transactions sur l’application mobile liée à votre carte, vos collaborateurs et toute personne qui engagent des dépenses professionnelles doivent se munir d’un reçu ou d’une facture, pour justifier les frais auprès de l’administration fiscale.

Une solution de gestion des dépenses professionnelles comme Expensya est conçue dans le but d’apporter plus de contrôle sur le processus de dépense en sa totalité et d’automatiser les tâches administratives, à savoir la saisie et le traitement des dépenses, le stockage des justificatifs et le remboursement des notes de frais.

L’outil que vous allez adopter doit être complet pour aider vos équipes à engager des dépenses professionnelles via leurs cartes physiques ou virtuelles, mais aussi à gérer leurs dépenses, générer des notes de frais de manière automatisée et exporter leurs notes à la comptabilité : tout se fait au sein du même environnement digital.