Comment bien choisir sa carte de paiement professionnelle ?
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises adoptent des cartes de paiement pour mieux gérer les dépenses de leurs collaborateurs. En effet, elles apportent plusieurs avantages aux entreprises de grande, moyenne, et petite taille.
Elles facilitent le suivi et le contrôle des dépenses engagées par chaque collaborateur, donnent plus d’autonomie aux employés et apportent encore plus de sécurité au processus de paiement au sein de votre entreprise.
Il existe, cependant, plusieurs types de cartes de paiement, ce qui constitue un vrai challenge pour les DAF et les chefs d’entreprises qui sont toujours à la recherche du meilleur moyen de paiement pour leurs collaborateurs.
Nous vous présentons, à travers ce guide, quelques conseils à suivre pour choisir le type de carte de paiement professionnelle qui correspond le plus à vos besoins.
Se familiariser avec les différents types de cartes de paiement professionnelles
Avant de plonger dans la prise de décision, il est important de bien se documenter sur les types de cartes de paiement les plus populaires et les plus utilisées par les entreprises.
La carte corporate
La carte corporate, ou carte de paiement d’entreprise, débite les dépenses engagées directement sur le compte de l’entreprise. Elles sont souvent attribuées aux dirigeants ou à certains collaborateurs ayant un poste particulier, comme le service des achats ou le service en charge des réservations de voyages.
Les cartes d’entreprise peuvent être physiques (les cartes que nous avons l’habitude d’avoir entre nos mains) ou virtuelles (dématérialisées) en fonction des usages qui en sont faits :
- si elles sont utilisées pour accompagner la mobilité des collaborateurs, alors une carte physique sera nécessaire ;
- s’il s’agit uniquement de payer des dépenses professionnelles en ligne, alors la carte virtuelle est suffisante et limite le risque de fraude. Celles-ci ont les mêmes caractéristiques qu’une carte bancaire physique (numéro de carte bancaire, date d’expiration et code CVV).
La carte logée
La carte logée centralise l’ensemble des frais liés aux voyages professionnels (du billet de train ou d’avion à la chambre d’hôtel).
Elle est assez différente des cartes de paiement classiques, car elle a la particularité d’être « logée » chez votre agence de voyages partenaire (ou autre prestataire de services). Cela signifie que votre entreprise dispose d’une seule carte dématérialisée, utilisée par l’ensemble des collaborateurs habilités, liée à un compte de paiement enregistré dans le SI de votre partenaire.
La carte achat (P-Card)
La carte achat permet de régler les commandes de biens et de services de fonctionnement par des salariés mandatés par l’entreprise auprès de fournisseurs préalablement référencés.
Il existe donc plusieurs types de cartes de paiement, qui s’adaptent aux différents usages des entreprises. Chacune a ses spécificités et ses limites. Pour faire votre choix, il convient donc de bien se renseigner en amont sur chaque type de carte et comprendre leurs différences.
Il existe ainsi plusieurs types de cartes de paiement qui peuvent répondre à vos besoins. Chacune a ses spécificités et limites. Il convient donc de bien s’informer sur chaque type de cartes, de comprendre la différence entre elles, et ne pas les confondre.
Conseils pour bien choisir sa carte de paiement professionnelle
Evaluer les besoins précis de votre organisation
Chaque nouvelle décision prise au sein d’une entreprise émerge d’un besoin, exprimé ou latent. Quel est donc le besoin derrière la mise en place d’un nouveau moyen de paiement pour votre entreprise ? Quel problème essayez-vous de régler ?
Pour choisir la carte de paiement d’entreprise la plus adaptée à vos besoins, il est essentiel que vous répondiez à ces questions :
- Combien de collaborateurs utiliseront ces cartes ?
- Quels types de dépenses seront couverts en utilisant ces cartes ?
- Vos collaborateurs engagent-ils des dépenses à l’étranger, en devise ?
- Avez-vous besoin de plafonner les cartes ?
Plus vous précisez votre demande, plus votre choix de carte sera pertinent.
Si vos collaborateurs partent en déplacement professionnel à l’étranger de manière régulière, il est recommandé de se munir d’une carte internationale, qui assure le paiement en devise étrangère.
Comparer les offres de chaque partenaire
Les établissements de paiement, les banques, les fintech et leurs partenaires mettent à votre disposition une panoplie d’offres qui viennent compléter l’expérience de paiement.
Quels services attendez-vous donc de votre fournisseur de carte ? Avant de vous souscrire à une carte, il est conseillé de bien étudier les offres proposées par chaque prestataire. Mais aussi de prêter une attention particulière aux frais exigés, comme les frais sur les transactions étrangères, les frais de génération de cartes, les commissions de services, etc.
Distinguer cartes à débit immédiat et différé
Votre choix de carte de paiement professionnelle dépend aussi du délai de paiement qui vous convient le plus. Il existe deux principaux délais de paiement pour les cartes d’entreprise :
- Les cartes de paiement à débit immédiat : débitent le compte rattaché, le jour même du paiement (avec une marge de deux jours).
- Les cartes de paiement à débit différé : débitent l’ensemble des frais engagés en fin de mois.
Il faut bien étudier les deux types de débit afin de déterminer celui qui vous correspond le mieux. Les cartes à débit différé par exemple vous aide à gagner en trésorerie. Cependant, elles sont généralement plus chères que les cartes à débit immédiat.
Opter pour une offre digitale
Aujourd’hui, on parle de dématérialisation de notes de frais, d’automatisation de processus de gestions des frais professionnels, et d’optimisation des efforts des collaborateurs.
Les collaborateurs privilégient souvent des moyens de paiement professionnels qui s’intègrent facilement avec leurs outils existants. Une application intuitive de gestion des frais professionnels vous permettra de contrôler les dépenses de vos collaborateurs, de suivre les frais engagés par chacun d’eux, d’exporter automatiquement des rapports de dépenses périodiques, et même de générer des cartes pour chacun de vos collaborateurs en déplacement.
Ces solutions de nouvelle génération sont aussi connectées avec des applications de gestion des dépenses professionnelles, qui vont encore plus loin dans l’automatisation du processus d’administration financière.
Vous l’avez compris, la carte de paiement professionnelle représente un moyen de paiement efficace pour régler les frais professionnels de vos collaborateurs. Il en existe plusieurs types. Veillez à choisir vos cartes en fonction des besoins de votre entreprise.
Nous allons détailler ci-dessous les erreurs à éviter pour choisir une carte de paiement en entreprise.
Les erreurs à éviter pour choisir une carte de paiement professionnelle
Se munir d’une seule carte de paiement pour toute l’entreprise
Se doter d’une seule carte de paiement est déconseillé, même au sein d’une petite structure de dix collaborateurs par exemple.
Au-delà il devient impératif d’équiper ses équipes plus largement pour bénéficier de tous les avantages des cartes de paiement. Avec une ou deux cartes pour toute l’entreprise, le système n’est pas optimal.
Le paiement par carte nécessite souvent une confirmation à l’aide d’un numéro de téléphone rattaché à la carte. Ceci devient compliqué de se coordonner à chaque paiement et devient encore plus frustrant lorsque les collaborateurs sont en télétravail.
Sans oublier que les employés vont dépendre les uns sur les autres. En effet, dès qu’un employé s’empare de la carte, aucun autre collaborateur ne peut effectuer des dépenses professionnelles.
Enfin, en cas de vol ou de perte, aucun de vos employés ne pourra engager des dépenses pour mener ses missions professionnelles.
Une seule carte de paiement pour des dizaines d’employés engendre la mise en place d’une politique pour organiser les processus de demande de la carte, avec des formulaires à remplir, des conditions à suivre et des critères à valider. Au lieu de faciliter et automatiser la gestion des dépenses de vos collaborateurs, vous vous retrouvez donc face à encore plus de paperasse, de bureaucratie, et de processus à faire respecter.
Négliger les coûts supplémentaires cachés
Les tarifs des offres de paiement font toujours partie des critères décisifs pour choisir des cartes d’entreprise.
Après avoir passé des heures à étudier chaque proposition, à calculer le nombre optimal de cartes, et à relire les contrats, vous pouvez vous retrouver frustrés à la fin, face à des frais cachés.
Essayez donc d’obtenir une simulation complète avant la signature du contrat, afin d’avoir une vue globale sur les coûts à engager.
Ne pas bien paramétrer ses cartes
Une fois la mise en place de vos cartes d’entreprises complétée, certains fournisseurs de cartes permettent de paramétrer les cartes de vos collaborateurs.
Choisissez les plafonds de chaque carte selon le poste et les besoins de l’utilisateur, ajustez les règles de transactions et restreignez les dépenses à vos fournisseurs et partenaires …
L’outil de gestion des dépenses professionnelles associé à vos cartes vous fournit de la visibilité et du contrôle sur les frais engagés par chacun de vos collaborateurs.
Ces paramétrages permettent de faire respecter votre politique de dépenses, d’améliorer les procédures de contrôle et d’éviter aux collaborateurs le non-remboursement de dépenses non autorisées.
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