Comment choisir votre logiciel de comptabilité ?
Souvent, ce n’est pas évident de choisir son logiciel de comptabilité surtout avec la pléthore de solutions qui existent. Cela représente un coût pour votre entreprise, et en plus il faut consacrer beaucoup de temps pour le déploiement de la solution, sa maîtrise et son adoption par l’ensemble des collaborateurs impliqués. Vous êtes ainsi amené à choisir la solution optimale. Plusieurs alternatives s’offrent à vous, voici quelques points pratiques qui vous seront utiles pour trouver le meilleur logiciel comptable, celui qui s’adapte parfaitement à vos besoins.
Posez-vous les bonnes questions !
Cela vous permettra de spécifier vos besoins en termes de solutions de gestion de la comptabilité. Puis, en examinant les différents modules proposés par les logiciels de comptabilité, vous prendrez ainsi votre décision. Cette première étape permet de déterminer les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour la gestion de votre comptabilité. Vous pouvez opter pour un logiciel qui se limite seulement à la gestion comptable ou au contraire migrer vers une solution qui gère d’autres processus autres que la comptabilité. Pensez également à déterminer le budget que vous comptez allouer à cette solution, car en fonction du budget, vous pourrez mieux vous situer par rapport aux solutions existantes. Assurez-vous notamment de la compatibilité de la solution choisie avec vos systèmes en place et avec les équipements que vous utilisez.
Commencez par dresser une liste de vos besoins, vous devez vous poser plusieurs questions qui vont vous éclairer par la suite dans votre choix du logiciel :
- Un logiciel de gestion de la comptabilité seulement ? Vous avez le choix entre un logiciel seulement dédié à la gestion de la comptabilité de votre entreprise ou un logiciel qui assure en plus de la gestion comptable d’autres prestations à savoir : la gestion commerciale (la facturation, les devis, etc…), la gestion sociale (charges sociales, gestion de la paie, etc..), déclarations fiscales, etc…
- Quelles fonctionnalités ? Voici les différents modules de bases disponibles sur un logiciel de comptabilité qui pourront satisfaire vos besoins : une réalisation des différents états comptables ; un tableau de bord précis afin de regrouper toutes les données relatives à votre entreprise ; une intégration de vos données bancaires ; le calcul de la TVA récupérable ; un export de données, pour avoir toutes vos données prêtes à s’intégrer à d’autres application (logiciel de gestion commerciale, logiciel de gestion de la paie, etc…)
- Une solution locale ou une solution Cloud ? Chacune des options a ses avantages et ses inconvénients : les solutions locales offrent l’avantage de stocker vos données en interne, mais sont lourdes à mettre en place et à maintenir, tandis que l’avantage avec le Cloud c’est de pouvoir accéder à vos données depuis n’importe quel terminal. Vous évitez le besoin d’installer le logiciel sur les postes de tous les utilisateurs, mais vos données ne sont que rarement stockées chez vous, même si elles sont évidemment sécurisées.
Quelques éléments de réponse
Vous pouvez raisonner tout d’abord en fonction de la taille de votre entreprise. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, les fonctionnalités diffèrent selon vos besoins. Par exemple une TPE ou une PME avec un nombre d’employés assez limité n’aura pas besoin d’un logiciel complexe qui assure des tâches avancées notamment en termes de gestion de la paie, de gestion commerciale, etc… Pour les grandes entreprises, assurez-vous de choisir un outil qui s’adapte à votre activité et qui permettrait de gérer plusieurs besoins en même-temps. Vous n’avez d’ailleurs aucune obligation d’opter pour une solution globale de type ERP : vous pouvez aujourd’hui choisir un outil spécialisé pour chaque type d’usage, car la plupart des éditeurs proposent des offres d’intégration.
Voici différents types de logiciels susceptibles de vous intéresser :
- Vous avez le choix d’opter pour un outil basique : ce type de logiciel de comptabilité s’occupera de gérer votre comptabilité en général, de créer vos factures et devis, de gérer vos déclarations de TVA, de suivre vos opérations en cours. Ces outils sont souvent assez simples d’utilisation, et bien adaptés à l’externalisation partielle de votre comptabilité.
- Il existe des solutions plus avancées qui assurent la totalité de la gestion de la comptabilité en interne : la gestion des immobilisations, la gestion des stocks,la réalisation du bilan comptable et du compte de résultat, l’envoi des déclarations fiscales, la connexion avec les comptes bancaires, et même les virements (par exemple pour le remboursement des notes de frais). Avec ces diverses fonctionnalités, la prise en main de ce type de logiciel est assez complexe et nécessite du temps et des efforts de configuration et d’adoption.
- Au final vous avez le choix d’un logiciel de comptabilité plus complet, et on parlera ici d’ERP ayant un module comptable (la plupart en proposent un aujourd’hui). Il peut gérer à la fois vos processus commerciaux, la gestion des charges sociales, les déclarations fiscales, la gestion des stocks, la gestion de la paie, etc… mais aussi des processus plus spécialisés, si vous optez pour un ERP spécifique à votre domaine d’activité. Cette alternative peut s’avérer utile que vous soyez une grande entreprise ou une ETI.
Trouver le logiciel de comptabilité qui vous convient le mieux
Une fois que la liste de vos besoins est établie, commencez à faire vos recherches et à voir les différentes alternatives, déjà existantes et qui sont susceptibles de répondre à vos besoins. Consultez l’avis de votre comptable interne (s’il n’est pas déjà impliqué dans le processus !) ou de votre expert-comptable (si vous externalisez partiellement votre comptabilité) : ils pourraient vous fournir des conseils précieux vu leur expertise dans le domaine. De plus, si vous externalisez une partie de votre comptabilité, il faudra que la solution que vous choisirez s’adapte à la solution utilisée par votre expert-comptable.
De nombreux comparatifs de logiciels sont aujourd’hui accessible très simplement en ligne, et vous permettront de comparer simplement différentes solutions, et de consulter l’avis d’utilisateurs.
Après avoir sélectionné différents logiciels de comptabilité potentiels, demandez des démonstrations aux équipes commerciales des éditeurs. C’est très important de passer par cette phase afin de voir réellement la plus-value de la solution. Les solutions Cloud possèdent souvent des versions d’essai gratuit, profitez de cette offre afin de réaliser des tests par vous-même. Au final et après avoir découvert les différentes solutions, choisissez celle qui vous convient le plus en tenant compte des fonctionnalités, de la facilité d’utilisation, de la capacité d’intégration à d’autres applications et du coût bien évidemment.
Dans cette phase de recherche d’un logiciel comptable, pensez également à vous doter d’une solution pour la gestion des processus spécialisés de la comptabilité, comme la gestion des notes de frais. Vous savez tout le temps et l’argent que coûte ce long processus (insérer l’article dédié), et même si certains logiciels comptables offrent un module pour la gestion des notes de frais, ils sont souvent peu adaptés, car non spécialisés. Une solution comme Expensya répond parfaitement à ces besoins et viendra soulager votre équipe de l’enfer de gestion des notes de frais, tout en s’intégrant à votre nouveau logiciel comptable, et d’ailleurs, l’essai est gratuit sur www.expensya.com !
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