Comment Expensya vous fait économiser 80% de temps sur la gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage et fastidieuse qui vire souvent au cauchemar. Il faut saisir toutes ses dépenses dans un tableau Excel, trier, classer et attacher tous les justificatifs, envoyer le tout au manager (qui doit examiner une multitude de demandes), qui les transmettra à son tour au service de comptabilité pour procéder au remboursement.

Vous l’avez compris, la gestion des notes de frais « traditionnelle » est un véritable frein pour votre entreprise ! Elle mobilise plusieurs ressources : un temps précieux (20 minutes pour créer une seule note de frais), un coût financier non négligeable (une note de frais coûte en moyenne 53€), et d’autres coûts cachés.

Comment économiser 80% de temps sur la gestion des notes de frais ?

Il existe des outils conçus pour mettre fin à ce calvaire. Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya automatise la gestion des dépenses et libère tous les intervenants de ce processus en vous permettant bien évidemment d’économiser un temps précieux.

La saisie manuelle est de l’histoire ancienne

Prenez votre facture en photo et elle sera instantanément saisie pour vous, grâce à la dernière génération de reconnaissance intelligente qui extrait toutes les informations pertinentes en quelques secondes. Même vos factures en ligne seront récupérées automatiquement, centralisées sur votre compte et pré-saisies. Le calcul des frais kilométriques est également optimisé : il suffit seulement d’indiquer les lieux de départ et d’arrivée, et l’application s’occupe du reste.

Sur 100 notes de frais, c’est tout simplement 27 heures de travail que vous allez économiser sur la saisie seulement. Morale de l’histoire ? Plus de tableurs Excel !

> Oubliez Excel pour gérer vos notes de frais

Le transfert et la validation des dépenses se font au fil de l’eau

Une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur intégration comptable.

Le traitement comptable est aussi simplifié

Les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et souffrent de la gestion des frais professionnels également. Ainsi, après approbation des dépenses de vos collaborateurs, vous envoyez le tout à votre comptable qui pourra facilement superviser et approuver les rapports de dépenses. De plus, l’intégration dans le logiciel comptable est simple, et il n’y a aucune double saisie à effectuer.

Le contrôle des dépenses est automatisé

Une solution de gestion des notes de frais permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner de près les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision. De plus, vous pouvez également configurer des règles de dépenses afin d’automatiser l’application de votre politique de dépenses.

Une autre nouveauté chez Expensya, les cartes de paiement professionnelles débarquent sur la solution, de quoi vous libérer encore plus de la gestion des budgets. Aucun euro n’est dépensé sans autorisation, ça relève de l’utopie ? Oui vous ne rêvez pas, les cartes de paiement boostées d’une solution de gestion de dépenses vous permettent de contrôler la trésorerie de votre entreprise et d’éviter les dépassements budgétaires.

L’archivage devient numérique

Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya vous permettra de jeter le papier une fois la photo prise ! Vous serez enfin en mesure d’éliminer les boites à chaussures pleines de facturettes avec l’archivage numérique à valeur probante. Tous vos justificatifs seront précieusement stockés dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur.

Découvrez tout sur l’archivage numérique à valeur probante sur notre article dédié !

Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais, qui vous permettra d’optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise du reçu à l’archivage. Adaptée à vos usages modernes, la solution réduit le temps consacré à la gestion des notes de frais et répond également à la problématique de la mobilité. Expensya collecte automatiquement les factures auprès de 200 marchands en ligne pour vous, convertit automatiquement les devises étrangères et détecte même la taxe de séjour sur vos factures d’hôtel. 

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