Comment faire une note de frais ?

La gestion de la fameuse note de frais est une tâche souvent problématique pour une entreprise et ses employés. La procédure est longue et pénible. C’est une perte de temps pour l’employé que de saisir ses notes de frais dans un long rapport et d’attendre le remboursement par son entreprise. Ce temps aurait pu servir à effectuer des tâches plus productives.

Toutefois, il ne faut pas négliger cette procédure assez lourde et respecter ainsi le cadre législatif. L’entreprise est dans l’obligation de conserver tous les rapports de dépenses de ses employés.

Qu’est ce qu’une note de frais ?

Une note de frais correspond aux dépenses engagées par un employé à des fins professionnelles. Elle peut être sous format papier ou digitale.

Il existe des conditions afin d’être éligible à un remboursement et que la note de frais soit valide :

• La dépense doit être engagée dans le cadre d’une activité professionnelle.
• Le justificatif doit accompagner toutes notes de frais.
• Le montant doit être en règle avec la politique de dépenses de l’entreprise.

Sachant que les frais professionnels sont exonérés de charges sociales. Il est important pour les entreprises de conserver tous les justificatifs dans l’éventualité d’un contrôle. L’Urssaf est l’organisme chargé de contrôler les notes de frais et le respect des législations en vigueur et du montant des cotisations versées. Le moindre dépassement est passible de redressement et les notes de frais seront qualifiées d’avantages en nature.

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Types d’indemnisations d’une note de frais

L’entreprise a la possibilité de choisir deux types de remboursement.

• L’indemnisation forfaitaire
• Le remboursement des frais au réel.

Le choix dépend de la politique de l’entreprise.

Il l’existe l’indemnisation forfaitaire qui est fixée à l’avance selon le barème de l’Urssaf et le salarié dans ce cas n’a pas à fournir de justificatifs à son employeur.

Il existe notamment le remboursement des frais réellement engagés. L’employeur est amené dans ce cas, à rembourser ses employés pour l’intégralité des dépenses engagées par exemple en restauration, logement, déplacement ainsi que l’utilisation du véhicule personnel. L’employé doit par ailleurs garder tous les justificatifs des frais engagés. Ces justificatifs indispensables doivent être précis et détaillés.

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Types de dépenses passées en note de frais

En mission, l’employé engage des frais et doit conserver ses factures en guise de justificatif pour être remboursé. Les notes de frais sont ainsi souvent des :

• Dépenses en restauration (déjeuners, dîners, invitations de clients,…)
• Indemnités de déplacement (péages, parkings, carburant,…)
• Frais de logement (hôtel, location,…)

Pour les frais de repas, l’employé doit fournir la facture du restaurant avec tous les renseignements (prix, TVA, restaurant,…). Il doit également indiquer s’il y a eu des personnes invitées, et pour quel motif.

Pour les frais de déplacements, le remboursement se fait soit en fonction du barème des indemnités kilométriques soit par déduction des frais au réel.

Dans le premier cas, l’Etat fournit un barème pour simplifier les calculs selon le type du véhicule et selon les kilomètres parcourus. Il est à noter que cette indemnité forfaitaire ne prend pas en compte les frais de péages ni de parkings.

Sinon, la déduction peut se faire au réel en se basant sur des justificatifs des frais engagés, dans le respect des réglementations de l’Urssaf. Lorsqu’un employé part pour une mission, il est dans l’obligation de conserver tous les justificatifs pour se faire rembourser (Ex: taxi, avions, transports en commun).

Il en va de même pour les frais d’hébergement. Lorsque l’employé est loin de son domicile ou se déplace vers une autre ville ou un autre pays, son entreprise doit lui rembourser les dépenses engagées lors de cette mission.

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Processus de gestion des notes de frais

Vous l’avez compris la note de frais est la garantie de remboursement du salarié. De ce fait, il doit la garder précieusement afin de la remettre à son entreprise pour être indemnisé.

La plupart des entreprises recourent à des méthodes traditionnelles de gestion des notes de frais : l’employé saisit ses factures sur une feuille Excel en gardant tous ses justificatifs. Il doit ensuite vérifier son rapport puis l’envoyer à son manager pour approbation. Une fois la dépense approuvée, le manager l’envoie à son tour au comptable pour la traiter et procéder ainsi au remboursement.

Cette procédure peut prendre des semaines et constitue une énorme perte de temps pour l’employé et également pour son entreprise. Il faut également souligner qu’il existe un taux d’erreurs non négligeable avec cette procédure et que le remboursement ne se fera pas de sitôt.

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Il existe néanmoins un moyen révolutionnaire de gérer ses notes de frais. Pensez à automatiser ce processus et à opter pour une solution de gestion des notes de frais plus efficace qui vous permettra d’écourter ce processus pénible.

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