Comment gérer les notes de frais liées au télétravail ?

Les dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels. Le remboursement de ses frais n’est pas soumis aux cotisations sociales tant que les remboursements sont justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par l’employé.  Notez que trois différentes catégories de frais sont concernées :

• Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel.
• Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique.
• Les frais de matériel informatique, d’internet et fournitures diverses.

Important : dans le cas où le montant du remboursement ne peut être justifié, l’indemnité pour le télétravail versée pourra être qualifiée de complément de salaire et sera donc soumise aux cotisations. Nous vous invitons ainsi à consulter le tableau d’évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail mis en place par l’URSSAF.

Tous les collaborateurs exerçant le télétravail nécessitent un équipement adéquat pour mener à bien leur mission : ordinateur, bureau, chaise ergonomique et téléphone. Nous recommandons aux entreprises de résoudre toutes les questions relatives aux équipements de travail de ses salariés avant le début du télétravail. En règle générale, l’employeur doit :

• Lister, fournir et installer les équipements essentiels aux collaborateurs n’ayant pas le matériel adéquat pour travailler à domicile.
• Couvrir les coûts liés au télétravail, particulièrement ceux liés aux communications. Ceci s’applique dans le cas où le télétravail est exercé pendant une longue durée et de manière régulière.

Bon à savoir : dans la plupart des entreprises, l’employé en télétravail pourra être indemnisé pour l’utilisation de son espace personnel, notamment pour le chauffage et l’électricité.

Faut-il plutôt rembourser aux frais réels ou au forfait ? Simple sur le papier, le mode de remboursement au réel permet de gérer en toute efficacité les notes de frais spécifiques au télétravail. Dans ce cas, l’entreprise prend la responsabilité de rembourser la somme exacte engagée par le salarié. Les notes de frais doivent donc être justifiées par les collaborateurs pour permettre le remboursement des frais.

En savoir plus sur le remboursement des notes de frais et comment éviter les délais

Sur Expensya, la gestion des notes de frais spécifiques au télétravail n’a jamais été aussi simple. Retrouvez dans ce qui suit nos conseils pour profiter pleinement de notre solution :

• Définir des plafonds de remboursement : pour un processus de remboursement optimisé, mettez en place des règles de limites des frais liés au télétravail qui seront engagés par vos collaborateurs. Fixez en interne et en amont les montants maximums à ne pas dépasser dans le cadre de chaque type de dépenses : abonnements à internet, équipements et autres.
• Créer de nouvelles catégories de dépenses : configurez et personnalisez de nouvelles catégories de dépenses qui vous permettront de gérer au mieux les nouveaux frais spécifiques au télétravail.
• Tenir compte des exceptions : prenez le temps d’analyser et de prévoir certaines exceptions car certains collaborateurs pourront être amenés à dépasser les montants plafonnés. Pour éviter toute incompréhension et tenir tous les collaborateurs informés de la situation, veillez à communiquer l’information en interne.