Comment gérer les voyages d’affaires pour les entreprises en pleine croissance ?
Une bonne gestion des voyages d’affaires est une étape clé pour minimiser les coûts d’une entreprise. Une politique de voyage claire et précise et des outils de gestion adaptés sont nécessaires pour permettre aux DAF et à la direction générale de suivre avec précision la trésorerie de l’entreprise. Quand on pense aux politiques de voyages, on pense souvent aux grandes entreprises. Pourtant, grandes comme petites, ont tout intérêt à adopter cette pratique.
Mais croissance n’est pas forcément synonyme de facilité. En effet, gérer les voyages d’affaires de nombreux collaborateurs et estimer les coûts est devenu un réel challenge. Des coûts élevés lors des déplacements professionnels peuvent découler d’une politique de voyage inadaptée.
Alors comment gérer les voyages d’affaires pour les entreprises en pleine croissance ? Quelles sont les étapes clés pour une bonne gestion des déplacements pros ? Découvrez nos conseils dans ce qui suit!
Se mettre à la place des employés
Même si certaines entreprises commencent à adopter des politiques de voyages pour mieux maîtriser les dépenses professionnelles et garantir la sécurité de leurs salariés, cette pratique n’est pas généralisée. En effet, de nombreuses entreprises ne mettent pas en place de règles pour les voyages d’affaires. De ce fait, les collaborateurs utilisent leurs cartes bancaires personnelles pour réserver leurs propres vols. Ce n’est que plus tard qu’ils seront remboursés par leur entreprise. De plus, la plupart des entreprises n’ont recours à aucun gestionnaire de voyage ou outil de réservation adapté pour les voyageurs d’affaires. Cela rend la gestion des déplacements professionnels encore plus complexe pour les salariés.
Grâce aux avancées technologiques, de nouvelles pratiques (OCR, dépenses auto-gérées, contrôle et validations intelligents…) sont à la disposition des entreprises pour répondre à ce besoin.
Lire aussi : 5 étapes pour automatiser la gestion des frais de voyages d’affaires
Mettre en place une politique de voyage optimale
Indispensable, la politique de voyage est une pratique efficace pour contrôler l’ensemble des voyages d’affaires et permet aux salariés de prendre connaissance des règles à respecter dans le cadre d’un déplacement.
Cette dernière doit être adaptée à la politique globale de l’entreprise pour optimiser au mieux les budgets et garantir la conformité des dépenses engagées. Utile à l’entreprise, la politique de voyage est également un réel avantage pour les collaborateurs nomades. En effet, cette dernière leur garantit un confort et une sécurité pour partir sereinement en déplacement. Il est donc important de veiller à prendre en compte les besoins et l’avis des collaborateurs qui sont souvent sur le terrain.
Grâce aux nouvelles technologies, la gestion des déplacements professionnels est simplifiée et automatisée grâce à des logiciels dédiés. La solution SaaS Expensya offre une nouvelle 100% mobile pensée pour les équipes nomades et simplifie votre expérience voyage grâce à des fonctionnalités innovantes :
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Opter pour un système de réservation efficace
Lorsque les collaborateurs sont amenés à effectuer une réservation de billets d’avion et d’hôtel pour leurs voyages d’affaires, ils doivent passer par plusieurs étapes et recherches : réserver le billet, trouver un hôtel à proximité de la mission et au meilleur prix… – tout ceci est synonyme de perte de temps pour ces derniers. Ce temps mal utilisé est une perte pour l’entreprise et pourrait être mieux géré grâce à la mise en place d’un système de réservation plus efficace.
Grâce au module voyage intégré d’Expensya, les collaborateurs pourront réserver leurs voyages d’affaires de manière plus simple et efficace. Ces derniers pourront connecter leurs outils de réservation et autres applications de déplacement à Expensya pour profiter de la meilleure expérience utilisateur qui soit, et ce de la réservation jusqu’au paiement.
Avec une solution adaptée à la gestion des voyages d’affaires, les entreprises en pleine croissance pourront profiter d’une expérience inégalée. Les collaborateurs pourront réserver leurs voyages d’affaires plus facilement, gagner en temps et se consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Optez pour une meilleure organisation des voyages d’affaires en adoptant une solution à la pointe de la technologie.
