Comment gérer sa comptabilité en freelance/indépendant ?
La comptabilité freelance d’un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur est relativement allégée par rapport à celle d’autres statuts. Certaines obligations comptables doivent cependant être respectées. Quelles sont ces obligations ? Comment tenir sa comptabilité freelance ? Comment s’en sortir si on n’a aucune base en comptabilité ? Quels sont les documents obligatoires ?
Dans ce guide sur la comptabilité freelance, on vous explique tout pour vous aider à gérer votre comptabilité d’auto-entrepreneur en toute sérénité !
Quelle comptabilité pour les auto-entrepreneurs ?
Comptabilité freelance : à quoi ça sert vraiment ?
Elle a trois rôles :
- La comptabilité est avant tout un outil de gestion qui permet de rendre compte en temps réel de la situation financière de votre entreprise, que vous soyez en auto-entreprise, en Entreprise Individuelle (EI), en portage salarial ou autre. Vous saurez donc où vous en êtes dans vos achats, ventes, dépenses, factures, frais, chiffre d’affaires…Elle vous permet ainsi de piloter votre entreprise de manière durable.
- La comptabilité vise à présenter un bilan comptable et un compte de résultat annuel officiel à la fin de l’exercice en cours. Heureusement, les auto-entrepreneurs profitent d’une comptabilité simplifiée et en sont exemptés.
- La comptabilité vous permet d’être serein en cas de contrôle de l’URSSAF. Vous n’êtes pas exempté d’un contrôle fiscal. 7000 micro-entreprises se font contrôler fiscalement chaque année.
A SAVOIR : quand votre chiffre d’affaires annuel dépasse les 10 000€, vous devez avoir a minima un autre compte courant (ou un compte professionnel). Si ce seuil de 10 000 € annuel est dépassé deux années de suite, un compte bancaire professionnel est requis.
Quelles sont les obligations comptables d’un auto-entrepreneur ?
Des documents spécifiques sont à établir selon une nomenclature précise. Les voici :
La comptabilité freelance commence chronologiquement par un devis qui est une trace écrite de l’accord sur la prestation à venir. Une fois signé, vous êtes tous les deux juridiquement engagés l’un envers l’autre.
Les informations à renseigner sur un devis sont les suivantes :
- Votre nom, raison sociale et adresse (de la micro entreprise)
- Le numéro de SIRET
- La date et la durée de validité du devis
- Les coordonnées de votre client : nom et adresse
- Le numéro de SIRET de votre client
- Une description de la prestation et le détail de son prix, avec l’unité de mesure correspondante : unitaire, horaire ou forfaitaire
- Vos frais de déplacement à ne pas négliger
- pour les activités du bâtiment : l’assurance professionnelle
- Les modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
- La somme globale à payer HT
L’émission d’une facture envers les clients est obligatoire pour votre comptabilité freelance. Elle est LA preuve juridique de la réalisation de votre prestation.
Les informations à renseigner sur une facture sont tous les éléments inscrits sur le devis, auxquels s’ajoutent :
- La date d’émission
- Le numéro de la facture
- Les conditions d’escompte s’il y a un paiement anticipé, ajoutez sinon la mention « pas d’escompte pour règlement anticipé »
- Le délai de paiement accepté, comptez généralement un mois
- Le taux des pénalités en cas de retard
- La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros qui est prévue en cas de retard de paiement.
Comment faire une facture ?
Vous avez deux options :
- éditer une facture sur Google doc simplement
- utiliser des outils de facturation gratuits ou payants.
La facturation, au même titre que beaucoup d’autres éléments liés à la comptabilité de gestion de l’indépendant, constitue l’une des principales différences entre auto-entrepreneur et portage salarial, où tout est pris en charge par votre société de portage.
C’est LE document obligatoire du régime fiscal de la micro-entreprise. Vous pourrez ainsi retrouver très rapidement votre chiffre d’affaires pour votre déclaration auprès de l’URSSAF, ou effectuer un suivi de vos factures impayées.
L’alimenter au jour le jour en fonction de vos encaissements est donc une absolue nécessité afin de conserver une certaine visibilité de votre comptabilité freelance.
Les informations à renseigner chronologiquement sur le livre des recettes sont les suivantes :
- la date de l’encaissement
- Le nom du client
- La nature de la prestation
- Le prix
- Le mode de paiement
- La nature du justificatif de la transaction (facture, reçu, email …)
Votre activité est libérale et ne nécessite pas d’achat de matériel ? Vous n’avez plus d’autres obligations dans le cadre de votre comptabilité freelance.
Votre activité relève des activités commerciales ou artisanales et vous achetez du matériel, il vous faudra alors constituer le registre des achats et peut être le livre de police.
Ce registre liste les achats effectués dans l’année dans le cadre de votre activité. Il est nécessaire quand celle-ci concerne :
- la vente de marchandises et/ou de fournitures
- la vente de denrées alimentaires
- les prestations d’hébergement
Les informations à renseigner sur le registre des achats sont les suivantes :
- La date de l’achat
- La nature de l’achat
- La nature du justificatifs pour chacun d’entre eux
- Le nom du vendeur
- Le prix de vente
- Le mode de règlement
RAPPEL : la comptabilité freelance ne permet pas de déduire des charges liées à votre activité.
Si vous effectuez de l’achat-revente en l’état, un registre de police doit être tenu dans le cadre de votre comptabilité freelance.
Celui-ci doit être paraphé par le commissaire de police ou le maire de votre domiciliation. Vous voulez en savoir plus ? Rendez-vous sur le portail autoentrepreneur.
Comptabilité freelance en portage salariale et en Entreprise Individuelle (EI)
Et la comptabilité freelance en portage salarial ?
Le portage salarial, c’est quoi ?
Le statut de freelance peut sembler précaire à certains d’entre nous. C’est pourquoi, certains auto-entrepreneurs veulent se stabiliser grâce au portage salarial.
En bref, c’est lorsqu’une société de portage salarial entre en jeu dans une relation contractuelle tripartite: vous, vos clients et elle-même pour vous garantir un contrat de type CDD ou CDI.
L’avantage est simple : vous devenez salarié grâce à l’obtention d’un contrat de travail temporaire ou à durée indéterminée.
Et la comptabilité ?
C’est l’option la plus simple en termes de comptabilité freelance.
Pourquoi ?
Parce que c’est la société de portage qui se charge de tout !
En contrepartie, un pourcentage est prélevé sur le chiffre d’affaires de l’entrepreneur qui sera salarié de la société de portage.
La comptabilité freelance en Entreprise Individuelle
Comment gérer sa comptabilité freelance hors micro-entreprise
La comptabilité freelance est plus lourde car la micro-entreprise est au régime réel d’impôt sur le revenu (IR) et possède les mêmes obligations comptables qu’une société imposée à l’IR. En plus de la déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF, vous avez d’autres obligations.
Il existe deux possibilités selon la nature de votre activité :
- la micro-entreprise est imposée sur ses bénéfices industriels et commerciaux (BIC), vous avez alors trois obligations :
- tenir une comptabilité d’engagement qui tient à jour les créances et les dettes.
- tenir un livre-journal et un grand livre.
- établir les comptes annuels.
- la micro-entreprise imposée sur ses bénéfices non commerciaux (BNC), comme les professions libérales, vous avez alors trois obligations :
- tenir une comptabilité de trésorerie dans laquelle vous notez tous les mouvements financiers au quotidien.
- enregistrer les encaissements et décaissements.
- conserver les factures de dépenses et impayées au jour de la clôture de l’exercice.
Comptabilité freelance : faut-il passer par un expert comptable ?
Ce n’est pas indispensable car la comptabilité freelance est simplifiée mais il est parfois judicieux d’avoir recours à une expertise comptable en ligne.
Pourquoi ?
Parce que cela vous permet de créer rapidement devis et factures, de suivre en temps réel l’état de vos comptes bancaires et d’accéder à un outil qui détaille vos recettes et dépenses.
Pour quelques euros par mois, vous vous enlevez une certaine charge mentale.
Si votre comptabilité freelance est plus lourde dans les cas mentionnés plus haut, faire appel à un professionnel est fortement recommandé.
💡 Vous hésitez ?
Pensez à votre forfait jour et faites un équilibrage ! Vous aurez généralement envie de payer un comptable qui vous fera gagner beaucoup de temps, que vous pourrez allouer de manière efficiente et rémunératrice.
Les conseils avisés d’un comptable sont bienvenus, notamment sur l’optimisation fiscale de votre micro-entreprise ou son évolution.
Les outils d’aide à la comptabilité en freelance
On a préparé une liste de nos outils préférés. La voici :
- Shine : intégration d’un module de facturation à l’application bancaire.
- Qonto : la petite pépite start-up corollaire de l’incroyable podcast Génération Do it yourself. C’est une banque en ligne pour indépendant avec logiciels de facturation et plein d’autres avantages.
- Zervant ou facture.net pour la facturation simple et gratuite
- Fred de la compta pour une comptabilité simple et centralisée qui vous fait gagner du temps.
Si votre entreprise nécessite une comptabilité plus conséquente avec une gestion de trésorerie complexe, on vous recommande de passer à la vitesse supérieure avec :
- Ciel compta
- Sage
- EBP
- Quickbooks.
En bref, quels sont leurs avantages ?
- Tenir votre livre des recettes et votre registre des achats, qui se connectent à votre compte bancaire.
- Vous assister dans la déclaration de votre TVA.
- Vous aider dans le pilotage grâce à quelques outils d’analyse simples et performants.
💡 A SAVOIR : pour les assujettis à la TVA dont l’activité concerne la vente de détail : si vous avez franchi les plafonds de TVA de 91 000 euros, vous avez désormais l’obligation de vous procurer un logiciel certifié pour la gestion de la comptabilité.
La comptabilité est votre meilleure alliée et l’adage “mieux vaut prévenir que guérir” n’est jamais plus vrai que pour votre comptabilité freelance : faites des duplicatas et gardez vos documents comptables pendant 10 ans. Enfin, pensez à garder un créneau hebdomadaire pour tenir votre comptabilité.
