Comment gérer une politique de dépenses professionnelles en 2023 ?
Dans le sillage de la pandémie, les entreprises sont devenues de plus en plus conscientes de l’importance de maîtriser les coûts ainsi que les frais engagés à des fins professionnelles. Nous ne pouvons nier que, dans la conjoncture actuelle, il est essentiel de maintenir des comptes sains et des liquidités sûres pour assurer la survie de toute organisation.
Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises doivent être en mesure de prévoir et contrôler leurs budgets pour 2023 et d’en respecter l’exécution. Et seuls ceux qui ont des politiques de dépenses professionnelles correctement adaptées aux besoins internes et au scénario actuel seront en mesure d’atteindre cet objectif.
Mais que faut-il faire aujourd’hui pour rédiger ce document fondamental pour le bon aboutissement des objectifs de l’entreprise ? Dans cet article, nous passons en revue les principaux points à prendre en compte.
De manière générale, la politique de dépenses professionnelles d’une entreprise doit fonctionner comme un résumé clair des règles et des attentes de l’organisation en ce qui concerne les dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur activité professionnelle. En d’autres termes, ce type de guide rend explicite ce que leurs équipes peuvent dépenser, de quelle manière et de quel montant. Sans oublier qu’également – et dans le cas où les employés continuent à faire des achats de leur propre poche – la politique doit être claire sur la manière dont les remboursements seront effectués.
Si ces points sont fondamentaux et devraient figurer dans la politique de chaque organisation, celle-ci devra ensuite l’adapter à ses besoins internes. Nous entendons par là que chaque département financier devra, sans perdre de vue les budgets de l’année à venir, mettre ce document en conformité avec la culture de l’entreprise.
Par exemple, dans certaines entreprises, il est possible de demander aux employés d’opter pour les transports publics plutôt que pour les taxis lors de leurs déplacements, tandis que dans d’autres, il faudra chercher des économies ailleurs dans la politique de dépenses.
De nos jours, il est également indéniable que les employés souhaitent disposer d’une certaine autonomie en ce qui concerne les dépenses liées à leur activité professionnelle. C’est la tâche des départements financiers de relever avec succès le défi de les responsabiliser, mais sans perdre le contrôle de leurs comptes.
Les dépenses professionnelles peuvent englober différentes catégories : dépenses liées aux déplacements, des frais de repas ou de transport en commun, péage, véhicule à utilisation professionnelle, voyages d’affaires ou encore des frais kilométriques. .. ainsi que toutes dépenses relatives aux différentes charges d’entreprise : outils Marketing, logiciels RH ou encore les dépenses liées au management des employés : team event, diner d’équipe… En ce sens et quels que soient les types de frais, travailler avec des outils de gestion des dépenses permet aux entreprises d’utiliser l’automatisation pour offrir de la flexibilité avec une visibilité en temps réel sur les déboursements effectués par leurs équipes. Ce type de logiciel peut “traduire” la politique en catégories de dépenses autorisées, fixer les plafonds ainsi que les limites qui leur sont associées.
Par exemple, un outil de gestion des dépenses professionnelles comme Expensya offre la possibilité d’instaurer ce type de configuration afin que les employés sachent si leurs dépenses sont conformes ou non à la politique. Elle offre un gain de temps considérable car les administrateurs peuvent décider à l’avance de bloquer automatiquement les dépenses qui ne respectent pas la politique, ou de les laisser passer tout en générant des alertes.
En 2023, les directions financières qui souhaitent optimiser la gestion de leurs dépenses doivent également veiller à éviter les remboursements. Qui dit remboursement dit un collaborateur qui a éventuellement avancer des frais professionnels sur sa propre trésorerie. Il est donc tenu de présenter ses notes de frais accompagnées de justificatifs de paiement pour être remboursé. Au lieu de demander à un employé d’avancer ses achats avec son propre argent et d’attendre le remboursement de ses dépenses, les entreprises offrent de plus en plus souvent à leurs équipes des cartes professionnelles.
Les cartes professionnelles ne sont pas des cartes bancaires classiques. Ce sont des cartes connectées à un logiciel de gestion des dépenses professionnelles et qui permettent un contrôle de bout en bout des dépenses d’entreprise. Nous sommes alors en plein cœur d’un respect optimal d’une politique de dépense professionnelle. L’avantage de ses cartes est qu’il n’y’a plus besoin d’avances de frais et donc les employés ne doivent plus attendre pour être remboursés. D’autre part, les services financiers bénéficient d’un gain de temps non négligeable (encore!) en évitant de faire la chasse aux pièces justificatives pour procéder aux remboursements.
Grâce aux budgets pré-approuvés alloués aux cartes professionnelles mises à la disposition des employés, l’entreprise dispose d’une visibilité en temps réel des dépenses engagées par chaque collaborateur.
Bonne nouvelle, Expensya offre des cartes professionnelles permettant d’associer des catégories autorisées à des limites de dépenses afin que les employés possédant des cartes d’entreprise (virtuelles ou physiques) ne puissent pas aller à l’encontre des stipulations de la politique de dépenses. Qui dit mieux ?!
L’expérience récente a montré que la politique de dépenses professionnelles doit pouvoir évoluer au même rythme que les changements qui ont lieu. À cet égard, il est important que le document ainsi que les solutions de gestion des dépenses utilisés par l’entreprise, puissent refléter rapidement les changements qui doivent être apportés : catégories de dépenses autorisées, montant des frais, plafond de remboursement des frais avancés…
Un exemple concret pourrait être celui d’un employé tombé malade du Covid lors d’un voyage d’affaires et qui doit prolonger son séjour, entraînant des dépenses non prévues à l’avance. Avec un logiciel comme Expensya, l’administrateur de compte peut, en quelques clics, modifier le budget alloué à la carte de cet employé afin qu’il puisse couvrir les frais engagés et effectuer son voyage d’affaires sans avoir à avancer des fonds de sa poche.
De même, et de manière plus générale, un changement de stratégie peut parfois signifier que le budget d’un certain département doit être doublé au cours de la même année. La politique de dépenses devrait être facile à modifier. Et ce n’est pas tout : le logiciel de gestion utilisé pour garder ce point sous contrôle devra également être capable de reproduire ces variations avec agilité afin que les employés n’aient pas besoin de lire continuellement la politique de dépenses.
Pour résumer, un outil de gestion des dépenses est tout à fait dans l’intérêt de l’entreprise et offre la possibilité d’intégrer facilement des changements à la politique de dépenses et d’avoir un suivi des frais réellement engagés par le salarié. Cela apportera clarté et transparence aux employés dans la gestion des notes de frais et facilitera le travail des services comptables.
