Comment me faire rembourser les notes de frais liées au télétravail ?

Les collaborateurs ayant pour habitude de télétravailler sont souvent amenés à engager des dépenses personnelles dans le cadre de leur activité professionnelle. Certains frais sont pris en charge par l’entreprise et sont remboursés via l’établissement d’une note de frais. Les salariés sont donc en mesure de demander à leur employeur le remboursement des frais engendrées à la suite de l’exercice du télétravail. Cependant, il est important pour ces derniers de connaître les obligations à respecter ainsi que les différents frais pris en charge par l’entreprise.  

Découvrez dans ce qui suit tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des notes de frais liées au télétravail ! 

Prise en charge des frais de télétravail :  

Au vu de la situation inédite actuelle, de nombreux salariés sont contraints d’adopter le télétravail. La prise en charge par l’employeur est souvent obligatoire et au même titre que les frais professionnels habituels. A cet effet, les frais engagés dans le cadre du télétravail sont remboursables aux salariés et peuvent concerner :  

• Le loyer. 
• La taxe d’habitation, la taxe foncière, les taxes régionales.  
• Les charges de copropriété.
• L‘eau. 
• Le chauffage. 
• L’électricité. 
• Le matériel informatique et mobilier. 
• Le forfait mobile et internet. 

Tout savoir sur les frais professionnels

La prise en charge des frais professionnels liés au télétravail peut se faire à travers le versement d’une allocation forfaitaire ou via le remboursement sur note de frais.  Quels sont alors les conditions pour se faire rembourser ?  

Les conditions de remboursement des frais liés au télétravail :  

C’est un fait : l’entreprise est tenue de verser au salarié une indemnité de télétravail afin de lui rembourser les frais engagés. Le remboursement peut être réalisé via une allocation forfaitaire qui varie en fonction du nombre de jours effectués en télétravail. 

Selon l’URSSAF : « Lorsque le salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10€ par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. »  

Dépendant du nombre de jours travaillés en remote, l’allocation forfaitaire passe à 20€ par mois pour un employé effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30€ par mois pour trois jours par semaine, etc. Ainsi, dans le cas où le collaborateur exerce le télétravail pendant 5 jours, ce dernier peut bénéficier d’une allocation forfaitaire de 50€ par mois.  Lorsque ce montant est dépassé, l’exonération de charges sociales sera établie dès lors que les frais réellement supportés par l’employé sont justifiés.  

Bon à savoir : les dépenses engagées en situation de “remote” ou lors d’un déplacement pour se rendre sur son lieu de travail en période de confinement sont considérées comme des dépenses inhérentes à l’emploi. A ce titre, leur remboursement peut être exclu de l’assiette des cotisations sociales et se fait sur la base des frais réels engagés par le collaborateur.

Frais professionnels liés au télétravail : documents à fournir pour prétendre au remboursement

Pièce maîtresse dans la procédure de remboursement des frais professionnels, la note de frais permet aux collaborateurs de recenser toutes les dépenses professionnelles engagées dans le cadre de leur activité salariale.  

Pour qu’une note de frais soit remboursée, elle doit :  

• Être détaillée et contenir toutes les informations liées à la dépense engagée : nom du salarié, date, montant, type de dépense, TVA etc.
• Être accompagnée d’un reçu ou d’une facture justifiant la dépense engagée. 

Découvrez comment faire une notes de frais

Lors d’un contrôle URSSAF, les contrôleurs pourront demander la vérification des notes de frais. Il est donc primordial de respecter toutes les directives et obligations liées au remboursement des notes de frais. 

Important : lorsque la dépense engagée ne peut être justifiée, l’indemnité pour le télétravail versée pourra être considérée comme avantage en nature et sera en conséquence soumise aux cotisations.  

En savoir plus sur les frais engagés par le salarié en télétravail mis en place par l’URSSAF

Salariés en télétravail : infos pratiques sur les indemnités

Indemnité de repas en télétravail : Quelles sont les options de remboursement ?

Covid-19 ou non, la loi reste inchangée : même en situation de confinement, un salarié qui travaille en full-remote conserve les mêmes droits que s’il exerçait au sein de son entreprise (voir l’articleL1222-9 du Code du travail). Ainsi, le collaborateur qui bénéficiait de ticket-restaurant avant la période de confinement conserve ce droit. 

Les frais de transport sont-ils remboursés en cas de télétravail  ? 

Selon l’article L1222-9 du Code du travail « Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise ». De ce fait, l’entreprise a pour obligation de prendre à sa charge une partie des coûts de transport de ses collaborateurs, même lorsque ces derniers sont en situation de télétravail (voir l’article R3261-1 du Code du travail). 

Frais professionnels : déduction au titre de l’impôt sur le revenu

Les salariés ont le droit de déduire les dépenses engagées dans le cadre de leur activité salariale. De manière générale, la déduction forfaitaire de 10% du salaire imposable est la pratique la plus utilisée.  Dans le cas où tous les frais ne sont pas pris en charge par l’employeur, le collaborateur a la possibilité d’opter pour les frais réels. En conséquence, il déduit les frais de transport et toutes autres dépenses relatives à son espace de travail, non prises en charge par l’entreprise : loyer, électricité, impôts locaux etc.  

Bon à savoir : en 2019, la déduction s’élevait au minimum à 441€ et ne pouvait excéder 12 627€. A noter que le montant est réévalué chaque année. 

Vous l’aurez compris, le remboursement des notes de frais spécifiques au télétravail implique que les salariés prennent connaissance de leurs droits, des règles en vigueur et de la politique de dépenses de l’entreprise pour pouvoir obtenir une restitution.  

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