Contrôle fiscal entreprise : comment vous préparer ?

Qu’est ce qu’un contrôle fiscal d’entreprise et pourquoi le faire ?

Définition

Le contrôle fiscal est une procédure de vérification des déclarations de l’entreprise par l’administration fiscale dans le but de voir que toutes les règles ont été bien appliquées et qu’il n’existe aucune anomalie dans les déclarations de résultat.

Les contrôles représentent un nombre relativement faible par rapport au nombre total des entreprises en France : en moyenne, seulement 50 000 entreprises sont vérifiées par l’administration fiscale sur près de 3 millions d’entreprises. De ce fait, lorsque vous êtes une cible d’un contrôle fiscal, vous devez être prêt ! Ces contrôles ne se font pas au hasard : il y a surement une raison valable pour que vous le subissez.

Pourquoi un contrôle fiscal ?

Votre entreprise se fait contrôler, cela ne veut pas forcément dire que vous avez fraudé. C’est une procédure de vérification des déclarations de votre entreprise, pour voir que les règles ont bien été appliquées. Vous devez savoir que tous les contrôles n’aboutissent pas forcément à un redressement. Un contrôle peut aller d’une simple vérification des pièces jusqu’à un contrôle approfondi. Il peut également être sous forme d’une demande de renseignements qui consiste à compléter les informations dont dispose l’administration fiscale ou d’une demande d’éclaircissement pour éclairer certaines incompatibilités dans les déclarations de l‘entreprise.

Les types du contrôle fiscal d’une entreprise

Il existe toutefois deux types de contrôle :

Un contrôle interne

appelé souvent « contrôle sur pièce » durant lequel l’administration fiscale vérifie les déclarations des entreprises, c’est une procédure routinière dit-on. Dans le cas, où les vérifications donnent lieu à des anomalies dans les déclarations, l’administration voudra donc examiner de près les documents de l’entreprise en question et c’est le contrôle externe, dit « vérification de comptabilité ».

Un contrôle externe

Il s’agit d’un contrôle réalisé dans les locaux de l’entreprise qui sera prévenue de la visite de l’administration fiscale. Cette dernière est amenée à se préparer et à mettre à disposition du contrôleur un certain nombre de pièces comptables.

Lors d’un contrôle externe, les vérificateurs vont se pencher sur la comptabilité de l’entreprise, vérifier toutes les pièces comptables de l’entreprise (bilan, journal, grand livre, etc…), vérifier les déclarations de TVA, vérifier les notes de frais, et le FEC pour les entreprises traitant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Ensuite, l’administration fiscale peut demander à avoir accès à d’autres pièces de l’entreprise comme par exemple, voir l’organigramme du personnel, les logiciels de comptabilité utilisés, la manière dont vous gérez vos notes de frais et autres processus au sein de votre entreprise !

Raisons d’un contrôle fiscal d’entreprise :

Plusieurs éléments peuvent faire en sorte que vous êtes la cible d’un contrôle :

• Le contrôle interne peut aboutir à un contrôle dans les locaux de l’entreprise : il se peut que durant la phase de contrôle sur pièce, l’administration ait relevé quelques anomalies, et qu’il serait mieux d’approfondir l’enquête, d’où le contrôle fiscal !
• Les directives générales : il arrive parfois que les autorités en place régissent une politique de vérification par secteur d’activité et ordonnent de contrôler tel secteur ou telle activité.
• Le contrôle d’un tiers : parfois un contrôle fiscal d’une entreprise peut engendrer une vérification pour une des entreprises partenaires (clients, fournisseurs, etc…). Lorsque les contrôleurs identifient une anomalie sur les déclarations d’une entreprise qui est liée à la vôtre, cela peut amener ces derniers à demander une vérification des pièces de votre entreprise.
• L’absence de déclaration : dans le cas où votre entreprise ne prend pas au sérieux ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale en termes de déclaration, cette dernière peut engager une enquête pour voir de près les pièces de l’entreprise.
• Les incohérences dans les déclarations fiscales ou des mouvements inhabituels de vos comptes bancaires peuvent attiser la curiosité de l’administration fiscale qui voudra examiner de près vos informations.

Contrôle fiscal entreprise : sur combien d’année ?

En France, la durée du contrôle fiscal d’une entreprise peut varier en fonction de la nature et de l’ampleur du contrôle.

En général, l’administration fiscale peut remonter jusqu’à 3 ans pour effectuer un contrôle de base. Cela signifie que l’administration peut vérifier les déclarations fiscales de l’entreprise pour les trois dernières années.

Cependant, si des irrégularités sont constatées lors de ce contrôle, la durée peut être prolongée. Dans ce cas, la durée de prescription fiscale est de 6 ans à partir de la date de dépôt de la déclaration.

Enfin, si l’administration fiscale soupçonne des fraudes, la durée du contrôle peut être portée à 10 ans à partir de la date de dépôt de la déclaration.

Comment se passe le contrôle fiscal d’entreprise ?

Le contrôle fiscal d’une entreprise se déroule en plusieurs étapes et peut durer plusieurs mois, voire plusieurs années en fonction de la complexité du dossier.

Voici les grandes étapes d’un contrôle fiscal d’entreprise :

• L’entreprise est informée de la mise en place du contrôle par l’administration fiscale. Cette notification peut se faire par courrier recommandé ou directement lors d’une visite sur place.
• Les comptes et les documents de l’entreprise seront examinés pour identifier les éventuelles anomalies ou irrégularités. Cette étape peut nécessiter la communication de nombreuses informations et documents par l’entreprise.
• Si des erreurs ou des anomalies sont identifiées, l’entreprise sera notifié par une proposition de rectification. Cette proposition doit être motivée et chiffrée.
• L’entreprise a alors un délai pour contester ou accepter les propositions de rectification. Elle peut formuler des observations, présenter des justifications et apporter des éléments de preuve pour défendre sa position.
• En l’absence d’accord entre l’entreprise et l’administration fiscale, celle-ci peut émettre un avis de redressement, qui fixe définitivement le montant des impôts et des pénalités dus par l’entreprise.
• Si l’entreprise n’est pas d’accord avec l’avis de redressement, elle peut contester la décision de l’administration fiscale devant les tribunaux.

Il est important pour une entreprise de collaborer avec l’administration fiscale pendant le contrôle fiscal, en fournissant toutes les informations et documents demandés. Si l’entreprise a des doutes ou des questions sur le contrôle fiscal, elle peut faire appel à un expert-comptable ou un avocat fiscaliste pour l’accompagner.

Comment vous préparer au sein de l’entreprise ?

Lorsque votre entreprise est la cible d’un contrôle fiscal, vous devez vous préparer. Il ne faut surtout pas paniquer et présenter tous les éléments requis pour minimiser les dégâts. Voici quelques conseils pour bien préparer cette étape cruciale !

• Demander conseil : la première chose à faire est de vous tourner vers votre expert-comptable qui saura vous accompagner dans la vérification de vos documents. C’est la personne la mieux placée pour vous fournir tous les éléments en vue de vous préparer : il a réalisé vos états financiers et il a une vision plus approfondie. Son regard d’expert peut vous éviter le pire ! L’idéal serait également qu’il soit présent lors du contrôle.
• Soigner le premier contact : lorsque le vérificateur se présentera dans les locaux de votre entreprise, soyez tout d’abord à l’heure, restez également bien accueillant et aimable : même si vous êtes tendu, ne le lui faites pas savoir, et montrez que vous êtes prêt à collaborer pleinement.
• Préparer tous les documents nécessaires : un contrôle fiscal porte généralement sur les trois exercices précédents. Veillez à ce que tous les documents soient prêts et bien conformes aux règles : tous les documents comptables (bilan, grand livre, journal…), les déclarations sociales et fiscales, et également toutes les pièces justificatives (factures d’achat, pièces bancaires, etc…). Les pièces à fournir sont très importantes vu que c’est le support sur lequel va se baser le vérificateur. Ce dernier va réaliser un rapprochement entre le résultat déclaré et l’ensemble de ces pièces.
• Préparer le FEC : pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, il convient que l’ensemble des documents comptables c’est-à-dire les écritures comptables, les factures d’achat et de vente, les relevés bancaires soient conformes au FEC dématérialisé.
• Rester vigilant avec les déclarations de TVA : les contrôleurs scrutent de près vos déclarations de TVA. Il faut donc faire attention aux chiffres indiqués dans les déclarations de TVA : le chiffre d’affaire sur les déclarations de TVA doit correspondre au chiffre communiqué dans la déclaration de résultat.

Contrôle fiscal société : vous pouvez l’éviter !

Toutes les entreprises peuvent être un jour ou l’autre la cible de l’administration fiscale pour un contrôle. Il est toutefois, possible de prévenir ce risque en adoptant une approche responsable :

• Déposer des déclarations cohérentes : il faut veiller à bien remplir ses déclarations fiscales. Gardez en tête que des écritures mal établies peuvent être la cause d’un contrôle fiscal.
• Recourir à un expert-comptable est un des éléments qui atténue la tension du vérificateur, et cela pourra jouer en votre faveur.
• S’assurer de la conformité des informations communiquées : par exemple voir si le montant du CA déclaré sur les déclarations de TVA coïncide avec celui du bilan (parfois les astuces évidentes sont celles qui ne sont pas appliquées)
• Répondre toujours présent, aux demandes de l’administration fiscale en termes de compléments d’information.
• Garder une bonne relation avec votre banquier et le prévenir dans le cas où il y a des mouvements importants sur vos comptes bancaires.
• Archiver précieusement tous les justificatifs et pièces importantes pour éviter les pertes ou les altérations. Ainsi, au moment d’effectuer votre déclaration, vous aurez tout ce dont vous avez besoin à portée de main. Vous pouvez même envisager l’archivage à valeur probante qui fait à présent partie des fonctionnalités payantes d’Expensya. Ainsi, vous pourrez jeter le papier et stocker vos documents dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur.