Digitaliser vos factures : quel intérêt ?
Digitaliser vos factures et les stocker dans le Cloud est l’attitude à adopter à présent dans un monde en pleine disruption. En plus de vous faire économiser du temps et de l’argent, la digitalisation des documents vous réserve encore plus d’avantages fonctionnels. Si vous êtes encore dans la perspective du stockage physique des factures en papier, cet article vous fera surement changer d’avis. Par ici pour voir tout l’intérêt de digitaliser vos factures !
Tout d’abord, c’est quoi digitaliser ?
Digitaliser un document est le fait de le convertir sous une forme numérique. Cette pratique tend à rendre plus simple l’accès à l’information vu que cette dernière sous forme numérique répondra parfaitement aux trois enjeux suivants : accessibilité, facilité de transmission et sécurité.
Avec l’avènement des nouvelles technologies, les processus du monde professionnel sont bouleversés : ordinateurs, smartphones, tablettes, applications mobiles, messageries instantanées, on ne peut plus s’en passer à présent. Croyez-le ou pas, ces nouvelles tendances n’ont pas fini de nous épater et de s’immiscer dans notre quotidien ! Une multitude d’avantages peuvent être perçus suite à la digitalisation des processus au sein de votre entreprise : de la gestion de la production à la gestion des ressources humaines en passant par la gestion de la comptabilité, plusieurs opportunités s’offrent à vous !
Digitaliser vos factures : quel intérêt ?
La facture est une pièce importante pour l’entreprise et indispensable pour différents processus : comptabilité, fiscalité, gestion commerciale, etc… De ce fait, il faut veiller à la garder précieusement aussi bien pour des raisons légales que pour les besoins de l’entreprise ! Vu l’importance de ce document, numériser ses factures peut être d’une grande utilité pour les entreprises, et permet de :
Gagner du temps : en ayant vos factures numérisées et stockées dans le Cloud, vous n’aurez plus de mal à les retrouver, une simple recherche et le tour est joué. Grâce au classement des documents par nom, date, objet, etc…, fini le calvaire de recherche d’une petite facturette qui s’est glissée quelque part, le tout est trié, stocké et archivé.
Sécuriser ses données et éviter les pertes : les factures sous forme digitalisées seront beaucoup plus en sécurité que sous le format papier. Le papier est susceptible d’être perdu. La numérisation est une garantie pour vous pour éviter ces risques et garder précieusement ces factures qui sont indispensables pour l’ensemble de votre entreprise !
Centraliser l’ensemble de ses données : combien de fois, vos processus ont été ralentis parce qu’un document était chez l’un de vos collaborateurs, et qui plus est, loin du bureau ? Avec la numérisation des documents, chaque intervenant peut avoir accès aux différents documents stockés dans le Cloud sans aucun souci.
Export de données simplifié : en ayant vos factures sous forme numérique, vous êtes en mesure d’exporter facilement vos documents et d’éviter les tâches pénibles comme la saisie manuelle. En un clic vous pouvez télécharger vos factures numériques pour les intégrer facilement à votre ERP ou autre solution de gestion.
Répondre à la problématique de la mobilité : digitaliser ses factures en utilisant une solution intelligente, vous permettra d’être plus flexible et mobile. En effet, étant en mission, il vous suffit juste de numériser votre facture et oubliez ainsi le cumul de la paperasse et le stress de la dernière minute.
Avoir une visibilité sur les dépenses de ses collaborateurs en mission : pour les manageurs, ce n’est pas toujours évident de garder un œil sur le travail de ses équipes encore plus si ses collaborateurs sont en mission et loin du lieu de travail. En ayant recourt à la digitalisation des factures et leur stockage dans le Cloud, vous pouvez garder un œil sur l’avancement de la mission de votre collaborateur.
Gagner de l’espace : en numérisant vos factures, vous pouvez diminuer le volume de la paperasse et gagner ainsi en espace : au lieu de faire des photocopies de la facture originale et la transmettre aux différents intervenants, il suffit de la numériser et de la stocker sur votre serveur ou une application dédiée. De plus c’est un geste pour la planète que de minimiser le gaspillage du papier !
Eviter la détérioration des documents : chaque personne ayant déjà géré ses notes de frais sait qu’après quelques jours dans un portefeuille, une facturette risque de ne plus être lisible. En digitalisant vos reçus, vous assurez la pérennité de l’information qu’ils contiennent.
Vous l’avez compris, numériser vos factures est l’attitude à adopter ! En plus de vous faire gagner du temps, de l’espace et de l’argent (coûts de stockage, coûts de recherche de documents), cette initiative vous permettra de mieux gérer vos notes de frais, si vous adoptez une application dédiée comme Expensya !
Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais, qui en plus de digitaliser vos factures, vous permet d’optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise et répond également à la problématique de la mobilité. De plus, Expensya intègre parmi ses fonctionnalités payantes d’archivage à valeur probante qui vous permettra de jeter enfin le papier et de stocker tous vos justificatifs dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur.
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