Directeurs financiers : comment les cartes de paiement professionnelles facilitent la gestion des dépenses en télétravail

Entamée avant la pandémie du COVID-19, la transformation des modes de travail a connu une accélération fulgurante lors de la mise en place des mesures sanitaires. Alors que seuls 16,1 % des salariés européens télétravaillaient régulièrement ou occasionnellement en 2019, c’était le cas de 44 % d’entre eux en 2021. La France connaissait déjà un peu plus de télétravailleurs réguliers et occasionnels en 2019 (22,7 %), mais elle a également suivi la trajectoire avec plus de 45 % des salariés en télétravail en 2021.

Bien sûr, la part du télétravail va sensiblement réduire à mesure que la crise sanitaire s’éloigne. N’en reste pas moins que de nombreux salariés ont pris goût au télétravail et que les entreprises se sont rendues compte qu’elles pouvaient fonctionner à distance … à condition de revoir certains processus – en premier lieu les processus financiers.

Comment organiser les dépenses de vos salariés en étant à distance ? Quels processus de contrôle mettre en place ? Un outil est particulièrement adapté, il s’agit des cartes de paiement professionnelles. Pourquoi sont-elles vos meilleures alliées pour faciliter la gestion des dépenses en télétravail ? Nous vous en disons plus dans notre article.

En télétravail, un manque de contrôle et de visibilité sur les notes de frais des salariés

2/3 des salariés tricheraient, de façon plus ou moins mesurée, sur leurs notes de frais. Si faire passer un déjeuner personnel en déjeuner professionnel peut sembler inoffensif de prime abord, en cumulé, la note peut être salée pour l’entreprise. Pour une PME européenne de 250 salariés, le montant annuel de cette fraude peut représenter jusqu’à 13 709 €.

Ces petits arrangements avec les frais professionnels sont encore plus difficiles à identifier à distance, lorsqu’on croise pas ou peu ses salariés, et qu’on ne bénéficie pas d’une vision globale sur leur activité.

Peut-être utilisez-vous une application de gestion des notes de frais pour faciliter l’administration et le remboursement des frais professionnels de vos salariés. Même si ces solutions intelligentes vous aident, vous n’échappez pas à un inconvénient majeur : vous avez sans doute défini une politique de dépenses et des seuils de validation, encore faut-il qu’elle soit respectée … Comme beaucoup de directeurs financiers, vous obtenez probablement une vision a posteriori des dépenses, lorsqu’il est trop tard pour les modifier.

Comment s’assurer du bon respect de votre politique de dépenses, même en télétravail ? Les cartes de paiement professionnelles viennent à votre secours.

Pourquoi les cartes de paiement d’entreprise sont adaptées à l’évolution des modes de travail et de consommation

En parallèle de la montée en puissance du télétravail, la transformation numérique des entreprises se poursuit. Le paiement n’y échappe pas. Ainsi, la part des paiements en ligne réalisés par les entreprises augmente de plus en plus. Cela s’explique notamment par le recours à des outils SaaS, pour lesquels le mode de paiement le plus souvent disponible est la carte bancaire.

Combiner la gestion à distance de ses salariés avec ce nouveau paradigme de paiement en entreprise n’est pas simple. Les notes de frais résolvent une partie du problème, moins le manque de contrôle. Les cartes bancaires d’entreprises, historiques, se prêtaient jusque-là de main en main, ce qui était loin d’être sécuritaire. Mais, en télétravail, cela devient plus compliqué. Vos collaborateurs doivent s’appeler ou s’écrire pour se transmettre le numéro de carte, ce qui représente une perte de temps, et, encore une fois, une faille de sécurité importante.

La bonne nouvelle est qu’il existe une nouvelle génération de cartes de paiement, couplées à des applications, qui permettent de suivre les dépenses professionnelles de façon plus efficace. Il est notamment possible de créer uniquement des cartes virtuelles, pour limiter le type d’achat que vos collaborateurs peuvent effectuer. Plus besoin de se rendre en agence pour les commander, rendez-vous dans votre application pour créer la carte en quelques clics. Vous pouvez équiper vos équipes avec des cartes de paiement individuelles, pour lesquelles vous définissez les paramètres (montants mensuels, type de dépenses, jours et heures de dépenses, etc).

Ce paramétrage fin des cartes de paiement contribue à garantir le respect de votre politique de dépenses. Vos collaborateurs gagnent en autonomie pour réaliser leurs paiements et n’ont plus à avancer les frais, tandis que vous limitez les excès et obtenez une vision en temps réel sur les dépenses.

Vous pouvez mieux contrôler les dépenses, mais vous n’êtes cependant pas à l’abri de dépenses non validées. C’est pourquoi nous avons ajouté un niveau de sécurisation supplémentaire chez Expensya, avec une gestion par budget.

Les cartes de paiement Expensya, pour des dépenses autonomes, contrôlées et sécurisées, en télétravail comme en présentiel

Les cartes de paiement Expensya sont connectées à notre application, mais aussi à des budgets préapprouvés par les managers / la direction financière. Concrètement, qu’est-ce que cela veut dire ?

• Vous définissez les budgets pour vos équipes, qu’ils soient récurrents ou ponctuels, individuels ou collectifs. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
• Vous choisissez le montant maximum du budget, le type de dépenses autorisées, sa durée, etc.
• Vous pouvez les ajuster au fil de l’eau, en fonction des besoins.
• Les collaborateurs peuvent émettre des demandes de budget et le manager les approuve ou les décline en temps réel.

Les cartes de paiement virtuelles que vous créez pour vos salariés sont connectées à l’application Expensya, rattachées aux budgets approuvés pour chaque salarié. Les dépenses sont autorisées seulement si elles respectent ledit budget. Chaque dépense engagée est immédiatement visible sur votre plateforme en ligne, imputée au budget défini en amont. Ainsi, plus d’erreurs possibles. Vous avez le contrôle sur les dépenses professionnelles de vos salariés, même à distance.

Si un collaborateur a besoin d’une carte physique pour des déplacements, vous pouvez la commander depuis votre application Expensya. Le reste du processus fonctionne de la même façon.

Avec les cartes de paiement Expensya, vous garantissez la sécurité de vos dépenses professionnelles, tout en donnant de l’autonomie à vos salariés. Ce sont vos meilleurs alliés pour faciliter votre gestion financière en télétravail !