Dites adieu aux notes de frais grâce aux cartes de paiement professionnelles

Chaque mois, la même danse se répète dans les entreprises : les salariés déclarent les frais qu’ils ont avancés pendant le mois via des formulaires peu avenants, souvent faits sur Excel, puis les directions financières leur courent après pour obtenir leurs justificatifs de dépenses. Le processus est chronophage pour tous et peut apporter son lot de mauvaises surprises du côté du DAF si les dépenses n’ont pas été validées en amont.

Comment alléger cette charge administrative des deux côtés, tout en ayant une visibilité sur les dépenses engagées par les collaborateurs ? Grâce aux cartes de paiement professionnelles. Nous vous expliquons tout dans cet article.

Le casse-tête des notes de frais

Vos salariés rechignent peut-être à avancer de l’argent pour des frais professionnels. Et c’est tout à fait compréhensible. Surtout s’ils ont déjà eu à avancer 300€ euros et n’ont été remboursés que 2 mois plus tard … Les notes de frais avec avance sur les deniers personnels des collaborateurs peuvent être un facteur important de stress financier.

Si vous traitez des notes de frais sous format papier, il faut encore s’assurer de ne perdre aucun justificatif pour ne pas créer de trou dans votre comptabilité. Dans le meilleur des cas, vous utilisez une solution de gestion des notes de frais en ligne, pour éviter les problèmes des notes de frais 100% papier. Vos salariés peuvent remplir leurs notes de frais directement sur l’application et prendre en photo ou télécharger leurs justificatifs. Cela aide à optimiser le processus de traitement des notes de frais.

Seulement, en tant que directeur financier, vous avez une vision sur les dépenses engagées à réception des notes de frais complétées par vos collaborateurs, pas avant. Ce qui peut vous valoir de mauvaises surprises en cas de dépenses trop importantes, ne respectant pas la politique de dépenses définie.

Avec les cartes de paiement, vous faites disparaître les notes de frais et évitez ce processus chronophage et complexe.

Optimisez la gestion de vos dépenses avec les cartes de note de frais professionnelles

Il ne s’agit pas juste de changer de nom, mais bien de revoir en profondeur votre système de gestion des dépenses de vos collaborateurs.

Avec l’attribution de cartes de paiement d’entreprise, vos collaborateurs n’ont plus à se passer l’unique carte du service de main en main (bonjour les risques de sécurité) ou à avancer des frais. Complémentaires de votre banque traditionnelle, les solutions de cartes de paiement vous proposent un moyen de paiement innovant, qui s’adapte aux évolutions de l’entreprise :

• Vous pouvez créer des cartes virtuelles en quelques clics, utilisables immédiatement. Semblable aux cartes habituelles, si ce n’est qu’elles sont sous forme dématérialisée, les cartes virtuelles accompagnent parfaitement l’augmentation des paiements en ligne par les entreprises. Abonnements SaaS, réservations en ligne, etc : les transactions se font de plus en plus sur Internet. Pour ce type de dépenses, une carte virtuelle est suffisante. Cela vous fait gagner du temps, puisque vous pouvez les créer dans votre application en quelques secondes et vos collaborateurs peuvent les utiliser instantanément.
• Pour les salariés qui effectuent des déplacements professionnels, vous pouvez commander une carte physique directement dans votre application. Plus besoin de vous déplacer.

Ces solutions de cartes de paiement professionnelles sont flexibles. Vous pouvez ajouter / supprimer une carte en l’espace de quelques secondes et les bloquer en cas de suspicion de fraude ou si le collaborateur n’en a plus besoin. Chaque carte est personnalisable en fonction de différents critères (plafonds de paiement, type de dépenses autorisées, jours et heures d’utilisation, etc) pour sécuriser les dépenses effectuées par vos salariés.

Les notes de frais disparaissent de fait : les transactions effectuées par le salarié débitent directement un compte de l’entreprise, soit le compte bancaire principal, soit un compte particulier, utilisé spécifiquement pour les frais professionnels. Il n’y a plus aucune avance de frais. Vos collaborateurs doivent simplement prendre en photo ou télécharger leur justificatif de paiement dans l’application pour que vous puissiez les intégrer dans votre comptabilité. Bonne nouvelle : les transactions et les reçus sont réconciliés automatiquement dans votre logiciel comptable grâce aux intégrations disponibles.

Vous êtes d’accord que cela simplifie les processus mais vous craignez que ce soit la porte ouverte à des dépenses inconsidérées ? N’ayez aucune inquiétude : les cartes de paiement Expensya vous garantissent au contraire un contrôle parfait des dépenses professionnelles.

Carte de note de frais : Entrez dans l’ère du Smart Spend

Expensya ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à ses cartes d’entreprise. Au-delà du paramétrage des cartes, notre plateforme SaaS fonctionne avec l’attribution de budgets. Concrètement, vous – ou les managers – définissez des budgets pour vos collaborateurs, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Il peut s’agir de budgets individuels comme de budgets collectifs (au niveau d’une équipe par exemple, ou pour un groupe projet spécifique).

Les cartes de paiement des salariés sont liées à un ou des budget(s) spécifique(s), préapprouvés par les managers. Ce qui veut dire qu’à chaque transaction, le budget est interrogé automatiquement. S’il n’est pas dépassé, et que la dépense respecte par ailleurs les autres critères définis (montant, type de dépense, etc), alors elle sera autorisée. Cela vous garantit que les dépenses effectuées par vos collaborateurs respectent effectivement la politique de dépenses définies en amont. Vous ne risquez plus les erreurs ou les fraudes.

Par ailleurs, vous obtenez une vision en temps réel sur les dépenses réalisées et constatez donc l’évolution au fil de l’eau des budgets attribués. Fini le temps où vous ne receviez les informations qu’à la fin du mois. Vous pouvez ajuster les budgets au besoin au fur et à mesure. Cela vous permet d’être flexibles dans votre politique de dépenses professionnelles, tout en gardant le contrôle de bout en bout.

Passer aux cartes de paiement professionnelles, c’est bien. Seules, elles n’ont cependant que peu d’intérêt puisque vous êtes confronté aux mêmes limites qu’avant : un manque de contrôle et de visibilité. Avec la plateforme SaaS de gestion des dépenses professionnelles d’Expensya, couplée aux cartes de paiement, vos processus de dépenses professionnelles sont révolutionnés. Adieu notes de frais, bonjour dépenses d’entreprise. Gain de temps et d’argent, contrôle des budgets et visibilité en temps réel : c’est ce que nous appelons le Smart Spend. Vous aussi, vous souhaitez rejoindre le mouvement ?