Dites stop aux fraudes en entreprise grâce à la carte de paiement professionnelle !

Il est difficile d’éviter la fraude en entreprise car vous ne pouvez tout simplement pas contrôler les intentions de chacun de vos collaborateurs. Il est toutefois possible de mettre en place un système de contrôle rigoureux et de vous équiper des bons dispositifs pour les limitez le plus possible. 

Malgré les précautions, l’abus de confiance et les paiements frauduleux sont monnaie courante en entreprise. Certes, il est très difficile de se confronter à des transactions frauduleuses en utilisant un bon logiciel de gestion des dépenses professionnelles mais, comme rien n’est impossible, cela peut arriver. Le cas échéant, voici comment faire face à l’utilisation frauduleuse des moyens de paiement en l’entreprise ! 

Un paiement frauduleux, quels risques pour l’entreprise ?  

Une entreprise victime de l’ingéniosité mal placée de ses collaborateurs perd de l’argent. En remboursant des dépenses frauduleuses, elle perd également du temps en vérifiant des transactions injustifiées. Un salarié fraudeur est forcément moins impliqué dans ses missions et par conséquent moins productifs dans l’exécution de ses taches. Au-delà de ça, l’entreprise peut également être sanctionnée par l’URSSAF si une négligence grave est détectée et que les démarches de contrôle des dépenses sont trop permissives. 

Nous ne vous apprenons rien mais il serait judicieux de rappeler les types de fraudes les plus fréquents aux notes de frais : 

• Exagérer le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles 
• Payer un repas au restaurant à sa famille ou des amis et rajouter la dépense à ses notes de frais professionnelles 
• Falsifier un faux reçu après une dépense comme les reçus de taxis par exemple 
• Faire le plein d’essence à son propre véhicule et prétendre que cela concerne une voiture de location ou de fonction  
• Renseigner une facture sans détail après une dépense  

• Se faire des petits plaisirs et le faire passer pour des “cadeaux clients” 
• Profiter des conversions des devises si l’entreprise n’a pas mis en place une politique sur les taux de change  

Selon une étude menée par le cabinet PwC en 2020, 53 % des entreprises sont victimes de fraude en France avec une moyenne de pas moins de 5 cas par entreprise. Les chiffres alarment et si les grandes entreprises sont bien armées contre les détournements grâce à des moyens de contrôle pointues, les petites sont beaucoup moins structurées et les risques de fraudes sont malheureusement plus fréquents.

Pourquoi un collaborateur est-il fraudeur ?  

Selon les études, seul un employé sur 3 ne gonflerait pas ses notes de frais. Les fraudes concernent tous les salariés d’une entreprise peu importe l’échelon dont 26% de dirigeants, 25% de salariés cadres et 15% de salariés non-cadres. Il existe trois raisons principales qui poussent les salariés d’une entreprise à effectuer des achats frauduleux :  

• La tentation par la rémunération supplémentaire que génère le gonflement d’une note de frais  
• En cas d’avances de paiement par carte bancaire personnelle, souvent pénibles pour les collaborateurs, la fraude est perçue comme un moyen de compensation de l’injustice dont ils ont été victimes 
• Si le système mis en place pour obtenir le remboursement d’une dépense est chronophage, le salarié estime que l’exagération d’une note de frais est une contrepartie financière tout à fait légitime 

Quels sont les solutions pour faire face aux notes de frais frauduleuses ?  

Certains collaborateurs sont tentés par le gain financier que leur apporte une fausse note de frais et, soyons pragmatique, même avec toutes les préventions nécessaires, il est difficile de mettre fin à ses pratiques. Mais comme tout problème a une solution, il existe plusieurs dispositifs à mettre en place pour limiter aux mieux les fraudes au sein de votre entreprise.  

Parmi les solutions à envisager, il est possible de fixer les budgets par type de dépenses (frais kilométriques, frais de transport…), d’encadrer les déplacements en ayant connaissance de tous les détails et de limiter les dépenses dans le temps ainsi que les remboursements. Mais il existe une solution incontournable pour asphyxier les fraudes : la dématérialisation de la gestion de vos dépenses professionnelles !

Les logiciels de gestion des dépenses professionnelles  

Si des entreprises sont encore adeptes des tableaux sans fin sur Excel, d’autres ont opté pour la dématérialisation de la gestion de notes de frais. Un meilleur accompagnement vous facilitera le quotidien, vous fera gagner du temps et vous apportera plus de visibilité sur les dépenses.  

Grâce à un logiciel de gestion de notes de frais, il est désormais facile pour vous de centraliser les dépenses dans une plateforme unique, avoir de la visibilité sur toutes les dépenses professionnelles effectuées par vos salariés et faire un suivi rigoureux de celles- ci.

Chez Expensya, nous offrons à nos clients une solution complète de gestion des frais. Nous savons pertinemment que ce n’est pas facile de suivre toutes les notes de frais et encore moins de détecter une fraude en temps réel. C’est pour cela que notre solution a été pensée de sorte d’alléger la charge pour les services concernés par la validation et le remboursement d’une dépense.

Grâce à un suivi en temps réel, un contrôle total des budgets alloués et du montant total des dépenses ainsi que des données consultables n’importe quand et n’importe où, les fausses notes ne font pas long feu !

Une politique de contrôle efficace 

Avec les solutions mentionnées plus hauts, les fraudes restent possibles mais le risque est très limité. Quand les collaborateurs savent que toutes les dépenses sont vérifiées en temps réel et sont facilement consultables, ils seront moins tentés par la fraude. Comme vous passez moins de temps à comptabiliser et à contrôler une note de frais, il est plus facile de détecter les anomalies.  

Certains responsables financiers choisissent un certain nombre de collaborateurs à contrôler régulièrement car ils effectuent plusieurs dépenses par mois et contrôle un mince pourcentage des autres. De cette manière, ils ont un bon échantillon représentatif et détecteront rapidement les opérations frauduleuses. 

La carte de paiement professionnelle : une solution de paiement sécurisée 

La carte de paiement professionnelle est plus qu’un moyen de paiement, c’est la solution à tous vos tracas liés à la gestion des dépenses professionnelles au sein de votre entreprise. En effet, une carte de paiement professionnelle simplifie la gestion des frais, donne un meilleur contrôle des budgets alloués à chaque dépense et une visibilité sur les transactions effectuées. Quand elle est associée à une plateforme de gestion des notes de frais, elle est indéniablement votre meilleur atout pour une gestion optimale des dépenses professionnelles de vos collaborateurs.   

La carte de paiement professionnelle est la version améliorée d’une carte de paiement traditionnelle. La différence réside dans le fait qu’une carte traditionnelle est rattachée directement au compte bancaire de l’entreprise et souvent mise à la disposition des membres de direction d’une structure. De plus, avec une carte classique, il est très difficile de réaliser un suivi des dépenses car il est déjà trop tard quand l’anomalie est détectée. 

Quant à la carte de paiement professionnelle, elle est déployable pour tous les collaborateurs d’une entreprise et connectée à une plateforme de gestion des notes de frais qui permet de visualiser les dépenses en temps réel. Le collaborateur est donc titulaire de la carte et effectue les transactions en son nom en toute sécurité tout en évitant les avances et limitant les pressions sur sa trésorerie personnelle. Ainsi, vous aurez toutes les informations relatives aux dépenses via la plateforme ce qui vous permet de limiter l’usage frauduleux de vos moyens de paiements.

Avec une carte de paiement professionnelle connectée à une plateforme de gestion des notes de frais, vous pouvez fixer des plafonds de paiement pour chaque collaborateur selon la dépense autorisée, mettre en place un calendrier d’utilisation ainsi que des alertes en cas d’anomalie. L’entreprise peut tout à fait attribuer un budget de manière granulaire selon le marchand, la période ou un déplacement ponctuel. Mieux encore : contrairement à la fraude à la carte bancaire classique, il n’est pas nécessaire de faire opposition en guise de contestation, il est possible de tout bloquer immédiatement en cas de fraude, de vol ou de perte de la carte !