Expensya automatise la gestion des notes de frais de RougeGorge !

Cette étude de cas relate l’expérience de la société RougeGorge suite à l’implémentation de la solution de gestion des notes de frais Expensya. La responsable de projets SI, Sophie Anselin, cherchait une solution afin d’optimiser ce processus tout en répondant aux exigences de comptabilité analytique de son entreprise.

Avant l’utilisation d’Expensya, RougeGorge avait recours au logiciel Microsoft Dynamics NAV uniquement pour des salariés du siège, soit une centaine de personnes. Du côté des magasins, les employés traitaient leurs notes de frais sur papiers qui étaient par la suite validées par le responsable régional. Ensuite, ces documents étaient envoyés par voie postale au service de comptabilité du siège pour procéder au remboursement. Ce processus était long et fastidieux mais présentait également un risque de perte important.

Une comptabilité analytique poussée et un paramétrage sur mesure :

Expensya offre la possibilité de paramétrer la solution en fonction des besoins spécifiques à une activité donnée. Après une analyse et une explication des process, Expensya adapte sa solution en fonction des besoins du client et de sa comptabilité.

" Nous avons également des magasins en Belgique ayant une comptabilité spécifique. Expensya nous a permis de nous aligner sur les normes comptables belges et de répondre à ces spécificités.

Le respect de la politique de dépenses :

Grâce à la flexibilité de la solution, il est possible de configurer des règles et des seuils maximums afin de faire respecter la politique de dépenses des entreprises. Ainsi, dès qu’une dépense n’est pas conforme, un système d’alerte est mis en place pour en informer l’utilisateur ainsi que le valideur. Une note ne peut être validée que si elle est conforme à la politique de dépenses de l’entreprise.

" Il est arrivé que des managers valident des dépenses alors qu’en réalité, ce type de dépenses n’est pas pris en charge. La solution Expensya nous a permis d’optimiser l’étape de la validation et de garantir le respect de notre politique de dépenses.

Un gain de temps considérable :

La technologie de reconnaissance intelligente OCR+ permet d’éliminer la saisie manuelle et de garantir un gain de temps considérable lors de tout le processus de gestion des notes de frais. Les risques d’erreurs de saisie ou de perte sont réduits et le remboursement est accéléré. Le manager gagne également du temps lors de la validation des notes.

" Tous les justificatifs des notes de frais sont transmis en un clic et stockés dans le Cloud, il n’est donc plus nécessaire de rapatrier tous les justificatifs au siège via la poste. Avant, il fallait attendre que tous les documents arrivent au siège pour pouvoir procéder au remboursement.

Par ailleurs, grâce à la ventilation particulière des comptes de RougeGorge, les comptables gagnent du temps quant à la comptabilité analytique de leur entreprise. L’adoption d’Expensya s’est faite assez rapidement par les utilisateurs de RougeGorge grâce à son ergonomie ainsi que le caractère simple et intuitif de l’application. Les utilisateurs se sont rapidement familiarisés avec l’outil sans besoin de formation. En cas de besoin, une équipe support assiste les utilisateurs pour répondre aux demandes des équipes.

" Découvrez la totalité du témoignage client ici et n’hésitez pas à essayer gratuitement notre solution pendant 30 jours et sans engagement !

À propos de RougeGorge :

Depuis près de 25 ans, RougeGorge conçoit des produits de lingerie de jour et de nuit. Issu d’un vrai savoir-faire corsetier français. RougeGorge dispose de plus de 210 magasins entre la France et la Belgique comptant un total de 500 employés.