Expensya et Coopaname : une gestion des notes de frais optimale !

Cette étude de cas revient sur le parcours de Coopaname suite au déploiement de la solution Expensya pour la gestion des notes de frais.

Avant Expensya, chaque collaborateur remplissait son rapport, sur papier, et envoyait le tout par la poste avec les justificatifs attachés. Ensuite, chaque responsable entrepreneur vérifiait les rapports des dépenses ainsi que les justificatifs, validait ou rejetait les notes, puis, tout ce qu’avait été approuvé étai à nouveau envoyé pour être saisi une deuxième fois en comptabilité. Le stockage se faisait dans des classeurs qui prenaient énormément de place, et le processus était 100% papier.

Une gestion des notes de frais optimisée :

Depuis le déploiement de la solution Expensya, la coopérative a réalisé un gain de temps très important. Avec près de 18 000 dépenses gérées via Expensya, Damien Lopez, Chargé de mission, a remarqué un gain de temps considérable.

" A terme, on ne passera plus de 10 à 15 minutes pour trouver une notes de frais, cela va plutôt prendre deux à trois minutes au maximum

La fonctionnalité de reconnaissance intelligente, qui élimine la saisie manuelle, est très appréciée chez Coopaname. Damien Lopez trouve cette fonctionnalité très performante par rapport aux autres OCR sur le marché : il y a très peu d’intervention humaine et toute la saisie est simplifiée, et les données centralisées.

En plus d’offrir des fonctionnalités enrichies et innovantes, Expensya a accompagné Coopaname en mettant à leur disposition un service de support client par email, téléphone et live chat, avec un temps de réponse moyen exceptionnel de 3 minutes aux horaires de bureau.

" Les problèmes que je signale sont réglés dans la journée, les personnes en charge assurent un vrai suivi, et me préviennent si ça va prendre plus de temps

Une solution sur mesure pour une structure à part :

Coopaname est une structure qui rassemble des entrepreneurs autonomes : il lui fallait donc un système adapté pour gérer les dépenses professionnelles des coopérateurs. Ainsi, plusieurs paramétrages ont été réalisés pour le compte de Coopaname afin d’installer un cadre d’utilisation conforme aux spécificités de Coopaname.

Expensya a beaucoup simplifié le travail du vérificateur, qui visualise depuis l’onglet administration toutes les dépenses des collaborateurs, et qui peut les traiter d’une manière très efficace. En plus des filtres de recherche, Coopaname a profité de la personnalisation pour simplifier la gestion des frais kilométriques, avec notament l’intégration de la validation de la carte grise, et une vue détaillée des véhicules de leurs équipes.

Pour ce qui est de l’archivage des justificatifs, la coopérative stockait le papier dans des classeurs, qui envahissaient l’espace et qui ne facilitaient pas la recherche et le pointage. Après le déploiement de la nouvelle fonctionnalité d’archivage à valeur probante, Coopaname a pu mettre fin à cet archivage physique.

" Découvrez-en plus sur le témoignage client ici ! 

A propos de Coopaname :

Coopaname est une coopérative ouvrière qui s’inscrit dans le mouvement des coopératives d’activités et d’emploi. Coopaname propose à tout professionnel de développer son activité au sein d’un cadre profesionnel, de façon autonome et de bénéficier d’un salaire et d’une sécurité sociale.