Expensya : une découverte pour Comerso !

Avant de découvrir Expensya, Philippe Merlet Directeur des Systèmes d’Information chez Comerso, cherchait désespérément une solution de gestion des notes de frais. Il voulait mettre fin au processus traditionnel de gestion des notes des frais pour évoluer vers une automatisation totale du process qui est long et sans réelle valeur ajoutée.

« Je devais tout gérer sur Excel et je testais 6 solutions de NDF en parallèle. J’ai croisé Expensya au salon de la mobilité. Après une démonstration, j’ai découvert les fonctionnalités principales de la solution : j’ai testé la reconnaissance intelligente via mon smartphone sur un de mes justificatifs, et à ma plus grande surprise, ce qui ne fonctionnait pas aussi bien avec les autres solutions que j’ai testées a parfaitement marché. La technologie OCR+ d’Expensya a tout de suite détecté toutes les informations sur mon justificatif qui représentait tout de même, un cas assez compliqué surtout avec la double TVA… J’étais vraiment conquis ! ».

Une solution qui répond à la problématique de la mobilité et s’adapte parfaitement aux besoins de la compagnie. En effet, avec les nombreux déplacements professionnels, l’application mobile est tout à fait dédiée aux professionnels nomades et permet de gérer les notes de frais au fil de l’eau. De plus, la combinaison de l’application web et mobile vient résoudre plusieurs soucis, auparavant rencontrés par Philippe Merlet :

« Je crée toutes mes dépenses sur mobile via le scan intelligent, ou via mail en envoyant mes factures sous format PDF vers Expensya, puis je gère mes notes de frais depuis l’application Web sur mon ordinateur, c’est tellement pratique ! ».

Expensya regroupe tous les intervenants du processus de gestion des notes de frais

Expensya permet aujourd’hui, d’ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire. Ainsi, tous les intervenants du processus de gestion des notes de frais sont sur Expensya et le gestionnaire principal possède un accès administrateur qui lui permet de tout gérer depuis son compte. Philippe Merlet souligne également que parmi ces intervenants, il y avait des personnes peu à l’aise avec les outils technologiques. A sa grande surprise, la solution fut bien acceptée par tous, et ce, sans aucune formation :

« J’ai embauché 25 collaborateurs, dont 15 qui ont régulièrement des missions professionnelles donc plusieurs notes de frais. Parmi les utilisateurs de la solution Expensya, il y avait des personnes résistantes aux nouvelles technologies. Je n’ai même pas eu à faire des formations, tout s’est passé le plus naturellement du monde, et l’adhésion est totale ».

Expensya : une solution complète et pleine de surprises !

Pour Philippe Merlet, plusieurs fonctionnalités d’Expensya s’adaptent parfaitement au besoin d’optimiser la gestion des notes de frais de son entreprise :

La première qui a su séduire toute l’équipe est la reconnaissance intelligente d’Expensya qui élimine la saisie manuelle et permet d’extraire toutes les données pertinentes d’une facture en quelques secondes : nom du marchand, catégorie de la dépense, montant, TVA multiples, date de la dépense, etc… Cette fonctionnalité a permis d’optimiser le processus et de faire gagner du temps à toute l’équipe :

« Avant on récupérait les micro TVA, sur les factures de restaurants, à la main, cette méthode coutait plus cher que ce que ça rapportait. Maintenant tout est automatisé et le calcul de la TVA devient super simple, c’est parfait ! ».

Même la taxe de séjour sur les factures d’hôtels est détectée sur Expensya, grâce à la technologie OCR+ qui détecte jusqu’aux données de niveau 3 :

« Dans les factures d’hôtels, c’est très difficile normalement de séparer les taxes de séjour, qui ne sont pas soumises à la TVA. Expensya le fait maintenant parfaitement ».

Automatiser son processus de gestion des notes de frais a permis à la société Comerso de réaliser un gain de temps et des économies remarquables. En effet, Philippe Merlet constate que sur Expensya, la gestion des notes de frais devient plus fluide et surtout plus rapide. De plus, le taux d’erreurs a considérablement diminué avec Expensya, et ce, grâce à la saisie automatique qui élimine complètement ou presque toute intervention humaine :

« A présent, mon assistante peut plus facilement vérifier, il y a moins d’erreurs qu’avec le précédent process papier manuel et le tableau Excell. Avant, ça prenait entre 3 et 4 heures, aujourd’hui ça prend seulement une heure ».

Une autre fonctionnalité qui a permis l’optimisation du processus est l’automatisation de la politique de dépenses. En effet, grâce aux règles de dépenses sur Expensya, il est possible de configurer facilement et simplement des plafonds et des règles, pour assurer ainsi, un contrôle sur les dépenses des collaborateurs et éviter ainsi, tout dépassement :

« Avec la configuration automatique des règles de dépenses et des plafonds, il y a très peu à vérifier. Ainsi on réalise des économies de 5% à 10% sur les dépenses professionnelles ».

Un autre élément contribue à la réduction du taux d’erreur : la fonctionnalité de détection des doublons. Cette fonctionnalité permet d’alerter l’utilisateur dans le cas où il saisit une dépense qui existe déjà dans Expensya : « La détection des doublons est vraiment top. Il n’y a plus les erreurs que nous avions… Les erreurs sont moins fréquentes et on évite de perdre du temps pour vérifier ».

Toujours dans le cadre d’optimisation de la gestion des notes de frais, Philippe Merlet affiche un réel engouement pour la collecte automatique des factures : « Là encore, c’est super malin, et bien plus intéressant qu’un simple lien avec les comptes bancaires. Ça m’intéresse même de récupérer des factures de cette façon en général, c’est-à-dire au-delà des notes de frais ».

Une solution intelligente qui sait accompagner ses utilisateurs

Durant son témoignage, Philippe Merlet évoque également que toute l’équipe a été bien accompagnée dans le processus d’adoption de la solution grâce au service de support client Expensya qui dit-il est : « extraordinaire, le système de chat avec de vraies personnes est parfait, mes requêtes sont traitées rapidement et j’ai toujours une réponse rapide de la part de la bonne personne. Au début, j’avais des besoins particuliers et assez sophistiqués en termes de paramétrages. Tout a été résolu via le chat, sans même avoir eu besoin de téléphoner ».

Expensya : encore des nouveautés !

Philippe Merlet n’est pas au bout de ses surprises. En effet, après avoir passé en revue les attributs fonctionnels de sa solution de gestion des notes de frais, ce dernier, en découvrant la nouvelle fonctionnalité tant attendue chez Expensya qu’est l’archivage à valeur probante, affiche un réel enthousiasme et affirme : « C’est juste ce qui manquait pour que ce soit parfait. J’annonce la bonne nouvelle à mon co-directeur la semaine prochaine ! »

Expensya en une phrase

« Expensya gère mes notes de frais simplement depuis ma poche, et me fait gagner des heures ! »

A propos

Comerso est le premier opérateur logistique et numérique d’optimisation des invendus au profit des associations d’aide alimentaire. La mission principale consiste à lutter contre le gaspillage de ressources pouvant encore être consommées. Comerso cherche à apporter, les solutions adéquates pour les entreprises afin de réduire et valoriser leurs invendus, tout en créant du lien avec les entités d’aide pour leur faire bénéficier de produits de qualité. Pour Comerso, les innovations technologiques actuelles permettent de lutter contre le gaspillage en favorisant la synergie entre les entreprises donatrices et les associations bénéficiaires.