Faites des économies en automatisant la gestion de vos notes de frais !

Souvent, les dirigeants ne se rendent pas compte des coûts administratifs cachés derrière la gestion des notes de frais. En effet, en plus d’être une tâche lourde et pénible, la gestion des notes de frais représente une charge importante pour l’entreprise qui doit être prise en compte afin d’optimiser ce processus.

Les déplacements professionnels induisent divers coûts pour l’entreprise : transport, location de voitures, hôtels, restaurants, etc… Sans compter le temps et l’effort dépensés avec les formulaires à remplir, le calcul des dépenses, le calcul de la TVA, les frais kilométriques, le classement des justificatifs, le traitement comptable, etc… Ce processus est long et pénible aussi bien pour l’employé qui est dans l’obligation de saisir ses notes de frais, que pour son manageur qui doit les examiner avant de transférer le tout au comptable, qui lui-même consacre du temps au traitement des données et à la re-saisie dans son système comptable. Tout ce temps consacré à la gestion des notes de frais dans votre entreprise, est du temps de salaire perdu. Vous l’avez compris ! La gestion traditionnelle des notes de frais est lourde et coûteuse pour votre entreprise. Mais à quel point ?

A combien s’élève le coût de la gestion des notes de frais ?

Une récente étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA, auprès de 533 répondants de plusieurs pays, révèle qu’une note de frais coûte en moyenne 53€ à une entreprise, et nécessite une durée de vingt minutes pour la création de son rapport et la saisie.

Cette même étude estime également que la correction d’une note de frais contenant au moins une erreur coûte 48€ à une entreprise, et qu’en moyenne 19% des notes de frais contiennent des erreurs.

Il existe toutefois des moyens afin d’optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise ! L’équipe de rédaction Expensya vous a concocté quelques conseils pour diminuer les coûts de gestion.

Comment faire baisser les coûts liés à la gestion des notes de frais ?

Pour réaliser des économies sur ce processus, la solution est simple : vous devez diminuer les pertes de temps au niveau des différentes étapes.

Avoir une politique de dépenses claire et accessible par vos employés, allouer des cartes de crédit business, recourir à un tiers afin de gérer les déplacements professionnels sont toutes des manières efficaces afin de réaliser des économies sur la gestion des notes de frais. Mais il existe aussi une autre manière toute aussi efficace que les dernières citées, qui permet d’arriver à cette fin : l’automatisation.

Recourir à une solution de gestion des notes de frais automatisée et intelligente fera gagner à votre entreprise beaucoup de temps et d’efforts.

Expensya est une de ces solutions automatisées. Intelligente et nomade, elle permet de simplifier ce processus long et pénible pour tous les intervenants : ainsi les employés se consacrent aux activités à forte valeur ajoutée et les dirigeants verront un gain en productivité ainsi qu’une diminution des coûts.

Comment réduire le temps lié à la gestion des notes de frais ?

Avec des fonctionnalités comme la reconnaissance intelligente : fini la saisie manuelle des factures, prenez une photo avec votre smartphone, en quelques secondes, toutes les données pertinentes sont extraites, le montant, la catégorie de la dépense, les TVAs multiples, le nom du marchand, etc… Vous récupérez ainsi tout le temps consacré à la saisie, avec un taux d’erreur comparable à l’humain !

Expensya vous permet également de :

• Réduire le risque de perte de justificatifs, le tout est stocké et archivé dans le Cloud. De plus, avec la nouvelle fonctionnalité payante d’archivage à valeur probante, vos justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux.
• Réduire le risque d’erreur et de fraude, grâce à des fonctionnalités comme les flux de validation, la détection des doublons, etc…
• Faire disparaitre le temps de calcul des distances parcourues, et des indemnités kilométriques à reverser
• Éliminer l’étape de double saisie pour transférer les données dans un logiciel comptable, grâce à une intégration simple et fluide avec vos systèmes d’information

Pour un meilleur contrôle des montants des notes de frais de votre entreprise consultez notre article dédié ici !

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