Frais de déplacement : à quoi correspondent-ils ?
Les frais de déplacement reprennent petit à petit depuis quelques mois déjà, après une crise qui a considérablement impacté les comportements des professionnels dans le monde entier. En effet, les voyages d’affaires sont parmi les secteurs les plus touchés par la crise sanitaire. Tous les professionnels ou presque se sont mis au travail à distance pour poursuivre leur activité et ont donc développé de nouveaux comportements : par exemple, les réunions sont aujourd’hui monnaie courante et ont permis de maintenir l’activité de plusieurs entreprises. Maintenant que la vie reprend son cours normal malgré les précautions sanitaires, nous assistons à un rebondissement du déplacement professionnel et donc une hausse des frais liés au déplacement, d’ailleurs nous avons enregistré une évolution du nombre des notes de frais émises par nos utilisateurs (Reprise forte à +47% des utilisateurs en juin 2021 VS Juin 2020). C’est donc l’occasion pour nous de rappeler les principes de la gestion du déplacement professionnel ainsi que tous les frais qui y sont associés.
Lire aussi :”Gérer les voyages d’affaires pour les entreprises en pleine croissance”
Outre l’exercice de sa fonction sur le lieu de travail, plusieurs professionnels sont amenés à se déplacer en dehors du lieu de travail habituel pour des fins professionnelles. Dans ce cas, les frais de repas, de déplacement et d’hébergement sont généralement versés au salarié comme un supplément de salaire et sont pris en charge par l’entreprise. Ces frais plus communément appelés frais de déplacement font partie de la partie opérationnelle de l’activité commerciale.
Définition des frais de déplacement
De prime à bord, sont considérés comme frais de déplacement les montants versés pour répondre aux besoins de nourriture, de transport et de logement d’un travailleur qui doit se déplacer hors de son lieu de travail habituel pour effectuer des tâches inhérentes à son activité professionnelle.
- Transport et hébergement,
- Les visites chez les clients / fournisseurs,
- Dépenses de repas liées au déplacement,
- Frais liés à la participation aux évènements (congrès, séminaires…)
Les frais de déplacement sont-ils remboursables ?
Dès lors que les dépenses répondent à la définition des dépenses professionnelles vue précédemment, elles peuvent être remboursées sur la base de la valeur réelle des pièces justificatives.
En effet, la législation stipule que le propriétaire de l’entreprise est responsable des dépenses de l’employé pendant le voyage, telles que les tarifs, le carburant, la nourriture et le logement. Il peut s’agir d’un remboursement, c’est-à-dire que le salarié peut recevoir une avance et, après le voyage, doit rendre compte des dépenses au moyen de factures et de reçus.
Un autre moyen de couvrir les frais de voyage est le système des indemnités journalières (les fameux Per diems). Cette valeur est préalablement déclarée et versée au salarié afin qu’il n’ait pas à prêter de l’argent à l’entreprise et qu’il organise ses dépenses dans le cadre d’un quota convenu. L’indemnité journalière doit être fixée à une valeur suffisante pour couvrir tous les frais du travailleur.
- La gestion de l’hébergement et des repas lors d’un voyage d’affaires est similaire. Ceux-ci seront pris en charge par votre employeur dans le cadre d’un déplacement professionnel à au moins 50 km de votre lieu de résidence et si vous vous déplacez en transports en commun en moins d’1h30. Selon l’URSSAF, il s’agit d’un “déplacement majeur”.
- Les frais de transport remboursables concernent les frais d’aller-retour et les frais de déplacements professionnels sur place dans le cadre d’un voyage d’affaire. Le montant remboursable de ces frais dépend du mode du transport utilisé, qu’il soit public ou personnel.
Quels sont les avantages d’une bonne gestion de ces frais ?
Après un déplacement, les salariés remontent les dépenses engagées, y attachent le justificatif et envoient leurs notes de frais à leur supérieur ou à l’équipe finance pour être remboursés. Les délais de remboursement peuvent être trop longs et impacter plusieurs intervenants. En effet, ce processus est manuel et demande beaucoup de temps et d’énergie. C’est pour cette raison que les responsables financiers ou les chefs d’entreprises doivent adopter une approche qui allie rapidité et fiabilité.
L’automatisation est un moyen idéal pour raccourcir les délais de traitement et fiabiliser le processus. Bien qu’ils permettent une meilleure identification des manquements possibles, ils laissent aux services RH et Comptabilité la possibilité de se concentrer sur des mesures à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Trouver des moyens de réduire les coûts est l’un des principaux objectifs de toute entreprise. Eh bien, avec un plan de mobilité, vous pouvez le faire. Pour commencer, il est normal de choisir des prestataires qui sélectionnent les meilleurs tarifs en fonction de la destination.
Plus d’une entreprise perd de l’argent à cause de la fraude dans les voyages d’affaires. Des tarifs passés deux fois, des factures d’un montant supérieur à celui autorisé, des reçus avec des dates qui ne coïncident pas avec les dates de voyage… Si personne ne le contrôle, le coût pour l’entreprise peut être très élevé. Avec une bonne gestion de ces frais, bon nombre des actions décrites ci-dessus pourraient être évitées.
Des rapports complets permettent aux entreprises de contrôler presque totalement les frais de déplacement. Il est ainsi plus facile de calculer le budget de l’année suivante.
Mettre en place un plan de mobilité et s’appuyer sur une gestion manuelle est pratiquement une perte de temps. Il est toujours plus efficace de disposer d’un logiciel qui facilite la tâche. Certains, comme Expensya, vous permettent de personnaliser les paramètres de votre plan de mobilité.
A noter que de nos jours, la gestion des frais de déplacement professionnel s’oriente de plus en plus vers les nouvelles technologies et l’automatisation. Les entreprises doivent donc s’efforcer d’intégrer des outils de gestion automatisés pour les notes de frais, la réservation des voyages et la gestion des factures, afin de contrôler toutes les dépenses, de faire des économies et de gagner en productivité.
Expensya, une solution qui intègre le calcul des frais de déplacement
Les frais de déplacement représentent le deuxième poste de frais généraux d’une organisation. Toutefois, ces dépenses ont un taux d’automatisation très faible, et leur gestion nécessite un ou plusieurs employés à temps plein. C’est là où une solution automatisée de gestion des dépenses comme Expensya intervient pour vous fournir une plateforme qui intègre d’une manière complète le calcul de vos frais de déplacement. Plus de souci à se faire, quelques clics et le tour est joué !
Expensya offre un moyen efficace de gérer un processus long, chronophage et sans valeur ajoutée. En effet, la solution accompagne les entreprises de toutes tailles tous secteurs confondus dans l’optimisation de leur processus, pour adopter une approche 100% automatisée et gagner en productivité.
