Frais professionnels et télétravail : comment adapter sa politique de dépenses ?
Pendant cette période inédite, le télétravail devient la norme pour bon nombre d’entreprise et près de 30% des salariés sont incités à travailler à distance. Bien que le confinement soit levé, certaines organisations vont maintenir le « full-remote » afin de contribuer au maintien de la santé et de la sécurité de tous. Pour réussir cette transition, toute entreprise doit repenser son organisation et ses processus internes. La gestion des frais professionnels liés au télétravail fait partie des processus qui doivent évoluer pour garder le même niveau d’efficacité et de performance de son entreprise.
Découvrez dans ce qui suit tous les détails nécessaires à la mise en place du télétravail tout en maintenant le bon déroulement de la gestion des frais des équipes en télétravail.
Télétravail : réglementations et mise en place
Le télétravail est défini comme une forme d’exécution du contrat de travail en vertu duquel l’employé accomplit son travail en dehors des locaux de son employeur de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, et ce pour des fonctions qui auraient pu être exécutées dans les locaux dudit employeur.
La mise en place de ce mode de travail est subordonnée au respect de conditions réglementaires et conventionnelles.
Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social économique, s’il existe. En l’absence de charte ou d’accord collectif, lorsque l’employé et l’employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen laissant une trace écrite. Aujourd’hui et au vu des circonstances actuelles, plusieurs collaborateurs expérimentent cette forme de travail et exercent leurs métiers à distance pour respecter les mesures de sécurité et ralentir la propagation de l’épidémie.
Il est à rappeler que même en télétravail, les collaborateurs engagent des dépenses, et l’entreprise est tenue de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Qu’ils soient en télétravail ou non, les salariés détestent gérer leurs notes de frais : ce processus est généralement chronophage, fastidieux et fait perdre beaucoup d’argent à l’entreprise.
Quels sont les frais professionnels liés au télétravail ?
Les frais professionnels désignent les charges engagées par le salarié pour l’exécution de ses tâches, même en télétravail.
Bon à savoir : une étude publiée par Expensya met en évidence une hausse des dépenses inhérentes au télétravail.
Quels sont alors ces frais engagés dans le cadre du travail à distance ?
Les frais d’occupation de l’espace personnel
L’exercice du télétravail nécessite un espace et un équipement adéquat. Selon les procédures en vigueur, l’entreprise est tenue de verser une indemnité d’occupation destinée à compenser l’utilisation du domicile privé à des fins professionnelles, et ce, dans le cas où l’employeur ne dispose pas de local professionnel à proposer à ses collaborateurs. A contrario, si l’employeur met à disposition un local professionnel, le collaborateur désirant travailler à distance depuis son domicile ne peut pas réclamer de frais d’occupation. Le principe reste inchangé pendant cette période inédite due à l’épidémie du Coronavirus : si en dehors du télétravail obligatoire, l’employeur offre un bureau au salarié, l’indemnité d’occupation n’est pas due.
Télétravail et frais de transport : quelle politique ?
D’un point de vue général, le collaborateur qui exerce ses fonctions en télétravail a les mêmes droits que le collaborateur qui se déplace dans les locaux de son entreprise pour exécuter son travail. Selon le Code du travail, tout employeur est tenu de prendre en charge 50% du coût total des titres de transport de ses collaborateurs, même ceux qui sont en « full-remote ». Au vu des circonstances actuelles et pour lutter contre la propagation de l’épidémie du Coronavirus, les entreprises sont passées au télétravail obligatoire. Plusieurs personnes se demandent s’il faut maintenir le remboursement des titres de transports pendant que l’ensemble de la population active est confinée ? Il est vrai que cette situation n’a pas été prévue par les textes de lois, et doit être gérée au cas par cas. Toutefois, pour les salariés ayant un abonnement annuel le remboursement est automatiquement effectué.
Frais de repas et télétravail
La situation actuelle ne change pas la donne concernant le remboursement des frais de repas pendant le télétravail. Le salarié en télétravail obligatoire pendant le confinement profite des mêmes droits qu’il avait auparavant : si le salarié bénéficiait de ticket-restaurant avant le début de la période de confinement, il conserve ce droit que s’il exerçait au sein de son entreprise.
Remboursement des frais professionnels liés au télétravail
La prise en charge des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail est une obligation pour les entreprises, notamment le coût des matériels, frais de téléphonie et d’Internet, logiciels permettant de collaborer à distance, ainsi que la maintenance de ceux-ci. Il est vrai que ce principe ne figure plus dans le Code du travail, il n’en demeure pas moins que l’entreprise reste dans l’obligation de supporter les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Rappel des modalités de prise en charge des frais professionnels
Si le salarié en télétravail avance des frais professionnels, il doit être remboursé par l’employeur. Comme pour les frais engagés sur terrain, le remboursement des frais professionnels de télétravail peut se faire à travers :
- Le versement d’une allocation forfaitaire pour couvrir l’intégralité des frais liés au télétravail
- Le remboursement au réel des charges engagées, le collaborateur doit justifier toutes ses dépenses et présenter les factures pour être remboursé.
Il est important de se renseigner auprès du département Ressources Humaines de votre entreprise pour prendre connaissance des mesures mises en place.
Comment gérer les dépenses d’équipes en télétravail ?
Nous l’avons déjà mentionné plus haut, dans un système de télétravail, le salarié engage des dépenses pour poursuivre l’exercice de ses fonctions à distance. Pour garder une gestion simple et efficace des dépenses opérationnelles des employés, même à distance, quelques réflexes doivent êtres adoptés.
Adapter la politique dépenses de l’entreprise au contexte de télétravail
Une politique de dépenses regroupe un ensemble de consignes relatives aux frais professionnels. Il faut veiller à garder ses collaborateurs au courant des règles en place pour la gestion dépenses d’entreprises, qui devient particulièrement complexe, surtout à distance.
C’est pour cette raison qu’il faut mettre en place des processus de dépenses simples et clairs pour que les collaborateurs effectuent leurs dépenses en toute conformité.
Automatiser les processus de validation des dépenses
Le manager a généralement besoin de vérifier les dépenses engagées par ses équipes pour s’assurer du respect des procédures en place. La vérification des dépenses des collaborateurs à distance est d’autant plus compliquée et le manager risque de perdre beaucoup de temps à contrôler les frais de ses équipes.
Mettre en place des flux de validation automatisés va faciliter le suivi et le contrôle des dépenses. Il est possible de configurer sur un outil dédié des seuils et des règles pour limiter les dépenses non conformes et automatiser l’approbation de celles qui respectent les seuils fixés en amont.
Une solution automatisée pour gérer les dépenses en temps réel
Une plateforme unique pour la gestion des dépenses s’avère être la meilleure alternative pour le suivi des dépenses liées au télétravail (et même sans télétravail). C’est un véritable atout pour tous les intervenants. La solution offre une meilleure traçabilité des dépenses, et l’entreprise pourrait suivre en temps réel l’évolution des frais engagés par ses équipes.
Vous l’aurez compris, une solution qui automatise la gestion des frais professionnels devrait vous aider à reprendre le contrôle sur les dépenses de vos équipes et de gagner en efficacité.
