Guide pratique | Tout savoir sur la récupération de la TVA

Lorsqu’une entreprise engage des frais professionnels nécessaires à l’exercice de son activité, il lui est possible de récupérer la TVA. Toutefois, il est important de savoir que toutes les dépenses engagées n’ouvrent pas droit à une déduction.  En effet, il est seulement possible de procéder à une récupération de la TVA que pour certains types de frais et sous des conditions spécifiques. Les règles applicables et les procédures de récupération peuvent être complexes, et extrêmement chronophages, surtout quand les dépenses sont engagées à l’étranger.

Qu’est-ce que la TVA récupérable ? Comment la récupérer en France et à l‘étranger ? Quelles sont les conditions à respecter pour avoir droit au remboursement ? Découvrez tout ce que vous devez savoir à travers ce guide pratique !

Qu’est-ce que la TVA ?

La TVA, principalement connnue sous l’appellation  « Taxe sur la Valeur Ajoutée », est un impôt sur la consommation payé par le consommateur, collectée par l’entreprise et versée à l’Etat. Il existe deux cas de figure :

• La TVA collectée : calculée sur la base du prix réel du produit, la TVA collectée est à la charge du consommateur et correspond au montant récupéré par l’entreprise sur les ventes auprès du client.
• La TVA déductible : utilisée pour calculer le montant que les professionnels doivent verser à l’Etat, la TVA déductible correspond à la somme déduite par les entreprises sur leurs achats.

À quelles conditions peut-on récupérer la TVA ?

Les entreprises peuvent récupérer certains montants de TVA dans le cadre du remboursement des frais professionnels, selon des critères bien déterminés :

• L’entreprise doit être soumise à la TVA. Autrement dit, la TVA peut faire l’objet d’une déduction lorsqu’elle s’applique à une activité professionnelle imposable.
• Les dépenses doivent être engagées dans le cadre de l’activité de l’entreprise. Toutes les factures doivent être conservées pour faire l’objet d’un remboursement.
• L’entreprise qui souhaite récupérer la TVA doit être eligible chez le fournisseur qui émet la facture. Ce dernier doit être en mesure de facturer lui-même de la TVA.

Lire aussi | Tout connaître sur la TVA récupérable et ses spécificités

Comment récupérer la TVA en France ?

Afin d’être éligible au remboursement de la TVA, l’entreprise doit être asujetti à la TVA et effectuer de manière régulière des opérations économiques : ventes, prestations de service ou locations. Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent faire l’objet d’une déduction.

Les demandes de remboursement de TVA française doivent être déposées via le portail en ligne mis en place par l’Etat, en remplissant le formulaire CA3. La déclaration doit être soigneusement remplie par les entreprises chaque mois, en y mentionnant toutes les informations demandées par le gouvernement français.

Nous vous invitons à consulter la carte des règles de TVA en France et en Europe, mis à disposition par notre partenaire VAT4U.

Bon à savoir : dans le cas où l’entreprise n’a pas récupérée la TVA durant les années antérieures, il lui est possible de déduire la TVA des 2 années précédentes ainsi que de l’année en cours, soit de 2018 à 2020.

Comment récupérer la TVA à l‘étranger ?

Déduire la TVA payée à l’étranger permet aux professionnels d’alléger les coûts liés aux déplacements professionnels. De nombreuses entreprises ne connaissant pas les législations de chaque pays négligent ce remboursement.

Afin de récupérer la TVA dans un pays étranger, l’entreprise doit répondre à certains critères :

• Être assujetie à la TVA dans un pays de l’Union Européenne.
• Ne pas avoir eu de livraisons de biens ou de prestations de services imposables dans le pays concerné.
• Ne pas avoir d’existence fiscale dans le pays où est déposée la demande de déduction.

Lorsqu’un salarié effectue un déplacement professionnel à l‘étranger, la TVA doit être déduite auprès de l’administration du pays de destination et ne peut être récupérée en France. A cet effet, 28 Etats membres de l’Union Européenne proposent ce mécanisme avec des règles de TVA spécifiques à chaque pays.

Lire aussi | Récupération de la TVA étrangère: quelle procédure suivre ?

Quelle est l’importance de la récupération de la TVA pour son entreprise ?

Bien contrôler sa trésorerie fait partie intégrante des prérequis pour gérer son entreprise sereinement. La TVA y joue un rôle fondamental, principalement dans la gestion quotidienne des finances en entreprise. En effet, considérée comme un axe financier important, la récupération de la TVA est une pratique à ne pas négliger. Ayant un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise, comprendre les règles applicables à la TVA et adopter les bonnes pratiques permettra de maximiser la récupération.

Une solution de gestion de note de frais devient alors un véritable atout pour simplifier tout le processus et éviter les erreurs.

Comment Expensya et VAT4U vous aident à récupérer la TVA ?

La récupération de la TVA est un processus à connaître et à maîtriser. Assez complexe pour de nombreuses entreprises, c‘est un domaine qui requiert des compétences particulières. Si votre objectif est de mettre en place un système simplifié et au fil de l’eau, confier la gestion de la TVA à des experts est capital pour éviter de mauvaises surprises.

C’est dans ce contexte qu’Expensya, solution intelligente de gestion des notes de frais, et son partenaire VAT4U, première plateforme européenne de récupération de TVA en ligne, s‘associent pour optimiser, simplifier et automatiser ce processus en France et à l’étranger.

Connectées, les deux plateformes offrent une gestion efficace de la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles. Expensya permet à ses utilisateurs de définir le taux de récupération de la TVA pour chacune des catégories de dépenses, afin de faciliter davantage le traitement de la TVA. Grâce à l’intégration à la plateforme VAT4U, les dépenses sont rapidement traitées pour la déduction de la TVA, avec plus de 2000 règles de TVA intégrées à l‘outil, facilitant complétement le processus pour l’utilisateur.

Complémentaires, les deux plateformes permettent aux entreprises de faire des économies sur leurs déplacements professionnelss et de récupérer la TVA de bout en bout, d‘automatiser l’ensemble du processus, des notes de frais jusqu’à la comptabilité.