Indemnités journalières : calcul, montant, paiement et délai

Nous sommes en juillet 1919, en France, l’homme d’affaires W.H Pilkington vient de rater son déplacement professionnel pour rencontrer des industriels français : c’est la compagnie d’aviation Airco, en pleine restructuration post-Guerre Mondiale, qui l’acheminera finalement vers Le Bourget. Ceci marque la naissance des voyages d’affaires. 

Avec l’apparition d’internet, du data mining et d’autres technologies innovantes, ce secteur a connu une envolée surprenante. Pour les collaborateurs d’une entreprise en déplacement professionnel, se déplacer d’un point A à un point B a un coût et l’employeur est dans l’obligation de prendre en charge tous les frais de déplacements. Pour certaines entreprises, avoir recours aux indemnités journalières est plus préférable que les dépenses réelles. Cette pratique, principalement utilisé par nos voisins Allemands, se répand en Europe et suscite l’intérêt de de nombreuses entreprises. 

Qu’est-ce qu’une indemnité journalière ? Qui en bénéficie ? Quel est son fonctionnement ? C’est ce que notre équipe de rédaction va vous dévoiler à travers un nouvel article de blog !  

Qu’est-ce que les indemnités journalières et comment les calculer ?

Les indemnités journalières sont des compensations financières versées à un employé en situation de déplacement professionnel, afin de couvrir les frais supplémentaires engendrés par ce déplacement. Ces frais peuvent inclure l’hébergement, les repas, et d’autres dépenses liées au transport et au bien-être de l’employé loin de son lieu de travail habituel.

Le calcul des indemnités journalières dépend de plusieurs facteurs. Le premier est le lieu de déplacement : en effet, le coût de la vie n’est pas le même dans toutes les villes ni dans tous les pays. L’entreprise peut décider de couvrir uniquement les dépenses de base (nourriture, logement, transport) ou d’inclure des frais plus spécifiques tels que les frais de communication, par exemple.

Il est aussi important de noter que, selon la législation de votre pays, certaines indemnités peuvent être non imposables, ce qui se traduit par un avantage à la fois pour l’employeur et l’employé.

Pour calculer les indemnités journalières, l’entreprise peut choisir de rembourser ses employés sur présentation de justificatifs, ou d’adopter un système d’indemnités forfaitaires. Ce dernier implique un montant fixe versé par jour de déplacement et ne nécessite pas de garder un récépissé pour chaque dépense.

Lire aussi : Indemnité de grand déplacement : quelles règles suivre ? 

Comment sont calculés les indemnités journalières dans les déplacements professionnels ?

La méthode de calcul des indemnités journalières peut varier d’une entreprise à une autre, c’est pourquoi il n’existe pas une seule et unique réponse à cette question. Cependant, il est possible de définir des lignes directrices générales.

En premier lieu, le calcul peut se faire sur la base des frais réellement engagés par l’employé. Cette méthode nécessite une organisation rigoureuse puisque l’employé devra conserver tous les reçus et factures justifiant ses achats durant son déplacement professionnel. À la fin de son déplacement, l’employé soumettra l’ensemble de ces documents à sa direction qui procèdera au remboursement de ces frais de déplacement.

Une variante de cette méthode consiste à allouer à l’employé une avance sur ses frais de déplacement. Cela lui permet alors de ne pas avancer lui-même ces frais. Une régularisation sera effectuée suite à la présentation des justificatifs.

Une autre méthode, plus simple et plus utilisée, est celle du forfait. L’employé reçoit une somme fixe par jour, indépendamment de ses dépenses réelles. Cette somme est généralement calculée en fonction des  habituels frais de déplacement dans la ville ou le pays de destination.

La méthode de l’indemnité forfaitaire a l’avantage d’être plus facile à gérer pour les deux parties. Pour l’employé, pas besoin de conserver et de trier tous les justificatifs de dépenses. Pour l’employeur, cela permet de prévoir plus facilement les coûts associés à un déplacement professionnel.

Quel est le délai de paiement des indemnités journalières et comment fonctionne ce paiement ? 

Le délai de paiement des indemnités journalières dépend de la politique de chaque entreprise. Néanmoins, le paiement des indemnités journalières liées aux frais de déplacement professionnels intervient généralement après la réalisation du déplacement, une fois que l’employé a fourni tous les relevés de dépenses nécessaires s’il est remboursé sur justificatifs, ou une fois la durée du déplacement confirmée dans le cas d’indemnités forfaitaires.

Le paiement lui-même peut s’effectuer par différents moyens : virement bancaire, paiement sur le salaire, chèque, etc. Il incombe à l’entreprise de veiller à ce que ce processus soit aussi fluide et efficace que possible afin d’éviter des retards de paiement qui pourraient affecter la motivation et la satisfaction des employés.

Dans le cas d’un remboursement forfaitaire, l’employé reçoit un montant fixe pour chaque jour de déplacement, indépendamment de ses dépenses réelles. Ce montant est déterminé à l’avance par l’entreprise en fonction d’une estimation des frais de déplacement habituels. Cette méthode a l’avantage d’être plus facile à gérer pour l’entreprise et l’employé, car elle évite la collecte et l’analyse de nombreux reçus de paiement.

Comment déterminer le montant des indemnités journalières ?

Le montant des indemnités journalières destinées à couvrir les frais de déplacement professionnels est défini en fonction de différents critères. Parmi ceux-ci, figurent notamment la destination du déplacement, la durée du séjour ou encore les conditions de déplacement. En effet, le coût de la vie varie d’une ville à une autre et d’un pays à un autre, ce qui peut influencer la somme allouée.

Dans le cas d’un système de remboursement sur justificatifs, le montant des indemnités journalières correspond exclusivement aux frais engagés par l’employé. Ceux-ci peuvent inclure les frais de transport, d’hébergement, de restauration, mais aussi des frais annexes comme les frais de communication.

Pour un système d’indemnités forfaitaires, le montant est défini à l’avance et est indépendant des dépenses réelles de l’employé. Généralement, il est calculé sur la base des frais moyens à prévoir pour un déplacement dans la destination concernée.

Simulation des indemnités journalières : comment ça marche ?

La simulation des indemnités journalières est un exercice qui permet d’estimer les frais de déplacement professionnels avant même de les engager. Elle repose habituellement sur une analyse des coûts moyens liés à un déplacement sur une destination donnée : coûts des repas, de l’hébergement, des transports, etc.

Grâce à une simulation, l’entreprise peut anticiper, planifier et budgétiser plus précisément les coûts à engager pour les déplacements professionnels de ses employés. Du côté de l’employé, cette simulation permet d’avoir un aperçu approximatif des ressources économiques à sa disposition durant le déplacement.

Il est important de préciser que la simulation n’est qu’une estimation et que les coûts réels peuvent varier en fonction de divers facteurs. Pour cela, il faudra ajuster les indemnités journalières au fur et à mesure que l’entreprise acquiert plus d’expérience en matière de déplacements professionnels.

Pour réaliser une simulation fiable, vous pouvez faire appel à des solutions numériques spécialement conçues pour la gestion des frais de déplacement professionnel. Par exemple, avec Expensya, vous disposez d’outils de simulation qui prennent en compte divers critères afin de vous fournir une estimation la plus précise possible des indemnités journalières à prévoir pour vos déplacements professionnels.

Quelles sont les indemnités journalières non imposables dans les déplacements professionnels ?

Dans le cadre des déplacements professionnels, certaines indemnités journalières peuvent être exemptées d’impôts. Ces indemnités non imposables varient en fonction des lois fiscales en vigueur dans chaque pays. En général, elles sont destinées à couvrir les frais engendrés par un déplacement professionnel, comme les repas, l’hébergement ou le transport.

Il convient de noter que pour être non imposables, ces indemnités doivent respecter certaines conditions. Il peut s’agir du respect d’un plafond défini par la loi fiscale, le caractère raisonnable des frais engagés ou encore la nécessité pour l’employé de s’éloigner de son domicile pour des raisons professionnelles.

La définition précise des indemnités journalières non imposables nécessite une connaissance approfondie des dispositions fiscales et sociales. L’entreprise doit ensuite veiller à une gestion rigoureuse de ces frais afin de bénéficier des avantages fiscaux correspondants tout en respectant la conformité légale.

Quelle solution choisir pour la gestion des indemnités journalières ? 

Automatiser ce processus serait avantageux pour les entreprises, plus particulièrement le service comptabilité. Pourquoi ? Si vous avez 30 collaborateurs en déplacement à l’étranger et que Si 10 de ces 30 voyageurs bénéficient d’un déjeuner/dîner offert, 15 avec un petit déjeuner offert et 5 qui n’auront pas à débourser de leur propre poche pour ces repas, il y a une grande probabilité qu’il y ait le feu dans les bureaux des comptables. 

De ce fait, une solution adaptée pour faciliter ce processus serait propice pour les entreprises octroyant des indemnités journalières à leurs collaborateurs : c’est là où Expensya est votre meilleur allié. Avec son module per diem intégré, Expensya vous permettra de gérer d’une manière intuitive vos indemnités journalières sur la base de règles définies. Le calcul est automatique et la gestion automatisée. Un gain de temps et d’argent qui permettra de révolutionner à gestion quotidienne de vos per diem. 

Gérer ses indemnités journalières d’une manière totalement automatisée serait un réel « push » pour les entreprises et plus particulièrement le département comptable. Avec son module per diem intégré, Expensya garantit aux entreprises cette facilité de gestion. Vos collaborateurs nomades vivront une toute autre expérience et bénéficieront d’une technologie de pointe qui les accompagnera tout au long de leurs déplacements professionnels.