La dématérialisation des documents : Découvrez la gestion sans papier

Les entreprises sont aujourd’hui amenées à traiter, stocker, et diffuser de gros volumes d’informations. Par conséquent, l’accès à l’information doit être fluide, sécurisé et confidentiel. Dans le contexte de la transformation digitale des entreprises, toutes ces opérations s’effectuent à présent de plus en plus rapidement et à un coût raisonnable.

C’est dans ce contexte que les entreprises rejoignent un mouvement de dématérialisation massive des documents. Une tendance à la hausse depuis quelques années visant à tirer profit de ce saut technologique.  Selon une étude, 66% des entreprise française ont opté pour la dématérialisation de leurs factures.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents?

Pour faire simple, on entend par dématérialisation des documents le processus qui conduit à la création d’un document numérique qui remplace, à toutes fins juridiques, le papier original. Ainsi, les entreprises ne seront plus amenées à traiter de gros volumes de documents papier, et seront plutôt en mesure de les dématérialiser via des logiciels dédiés…

L’Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, permet aux entreprises d’entrer en toute sérénité dans l’ère de la gestion dématérialisée en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier.

Le principal objectif de la dématérialisation des documents est d’accroître l’efficacité des processus et des services, en permettant une gestion entièrement électronique des données et de tous types de documents.

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Comment fonctionne la dématérialisation des documents?

Le passage du papier au numérique s’est souvent fait en numérisant simplement les documents et en les stockant sur un appareil électronique ou dans le Cloud. Cependant, au cours des dernières années, suite au boom technologique, plusieurs solutions dédiées ont vu le jour.

L’une des inventions majeures, c’est la technologie de reconnaissance optique des caractères ou plus communément appelée OCR. Ce système d’analyse informatisé permet de numériser un document textuel pour le transformer en un fichier électronique automatisé, qui peut être édité avec un traitement de texte sur l’ordinateur.

Les entreprises bénéficient ainsi d’une plus grande visibilité de l’ensemble de leur contenu et d’un meilleur contrôle sur la manière dont il est utilisé.

Quels documents peut-on dématérialiser ?

Plusieurs types de documents peuvent être dématérialisés et ce, pour venir en aide aux organisations en quête de productivité et d’efficacité. Notons que le traitement, la diffusion et le stockage des documents papiers est une tâche chronophage et sans réelle valeur ajoutée. En voici quelques exemples :

• Documents comptables (factures, notes de frais…)
• Documents RH (Fiche de paie, contrat de travail…)
• Les mandats (de gestion, de vente, SEPA..)

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Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents?

Plusieurs organisations ont fait le pari de la dématérialisation des documents. Les supports numériques présentent effectivement de nombreux avantages. Prenons l’exemple du processus de gestion des dépenses en entreprises qui est aujourd’hui moins chronophage et onéreux : plus besoin de justificatifs en papier, la transmission des données est plus automatisée, tout est numérisé et stocké dans le Cloud et l’accès à l’information se fait en temps réel.

Mais ce qui reste intéressant pour les chefs d’entreprise, c’est bien la réduction considérable des coûts en papier qui jusqu’à-là étaient bel et bien importants. En France, la consommation interne en papier d’une entreprise d’une centaine de salariés varie entre 10 000 et 25 000 euros HT/an).

Il est à noter que mener un projet de dématérialisation des documents ne met à aucun moment la sécurité de vos données en péril. Ces dernières sont protégées et accessibles à tout moment, peu importe votre localisation. Les informations sont donc centralisées dans une seule et unique interface, ce qui rend le travail administratif plus efficace, fluide et optimise la prise de décision.

Aujourd’hui, il existe une liste de logiciels qui permettent de dématérialiser les processus en entreprise. Les adopter dans votre stratégie de transformation numérique vous fera à bénéficier de plusieurs avantages :

• Gain de temps :

C’est le premier avantage qui nous vient à l’esprit lorsqu’on parle de dématérialisation des documents. Plus besoin de stocker massivement et inutilement des dossiers pendant plusieurs années, ils seront conservés sous format numérique dans des serveurs sécurisés. Une grande problématique résolue, notamment pour les PMEs en quête permanent d’espace des bureaux.

• Amélioration de la productivité :

Qui dit numérisation des documents, dit usage facile. En effet, les employés auront accès aux informations dont ils ont besoin en deux, trois clics. Plus besoin de consulter vos collègues ni d’être physiquement présent au bureau, tout est centralisé dans une seule interface garantissant une meilleure traçabilité. Le processus administratif étant rendu plus souple, les collaborateurs ont plus de temps à consacrer à d’autres taches génératrices de valeur.

• Economie d’argent :

Maintenant que toutes vos données sont rendues digital, plus besoin de réserver un budget hebdomadaire pour le papier et l’encre.

Document dématérialisé : Quel coût pour l’entreprise ?

Si une entreprise décide de se digitaliser, elle doit forcément prévoir un budget important pour y arriver. Cependant, quand on parle de dématérialisation, il faudrait penser avant tout au retour sur investissement.

En s’inscrivant dans une démarche « zéro papier » vous gagnerez beaucoup plus d’argent en aussi peu de temps. Essentiel et inéluctable, ce procédé s’aligne parfaitement avec le développement économique global de tout organisation.

Expensya, une solution qui permet la dématérialisation de vos documents

Visant à rester toujours à la pointe de la technologie, Expensya vous permet de profiter d’une gestion de dépenses zéro papier. Grace à la technologie OCR et l’archivage à valeur probante, une copie numérique de vos justificatifs est générée, ayant une valeur légale et est opposable aux yeux de l’administration fiscale.

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