La TVA récupérable : comment ça marche ?
Dans le cas où l’entreprise est assujettie à la TVA, elle est amenée à reverser à l’Etat la TVA collectée suite à l’exercice de son activité. Par ailleurs, l’entreprise possède diverses dépenses, notamment des acquisitions de biens et de services, le remboursement des frais professionnels à ses employés…
En contrepartie, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA payée sur ces dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle.
Qu’est-ce que la TVA récupérable ?
La TVA récupérable représente le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une entreprise peut récupérer. Après avoir effectué le calcul, l’entreprise ne verse à l’État que la TVA nette, soit la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
TVA collectée vs TVA déductible
La TVA collectée
La TVA collectée est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée que l'entreprise perçoit lors de la vente de biens ou de services à ses clients. Cette taxe est incluse dans le prix de vente et est ensuite reversée à l'administration fiscale.
Exemple
Si vous vendez un produit pour 1000 € avec un taux de TVA de 20 %, le prix total payé par l'acheteur sera de 1200 € TTC. Vous devrez alors verser les 200 € de TVA à l'État.
La TVA déductible
La TVA déductible est la taxe sur la valeur ajoutée que vous pouvez récupérer sur vos achats professionnels. Lors de l'achat de biens ou de services pour votre entreprise, vous payez une certaine TVA que vous pouvez soustraire de la TVA que vous avez collectée sur vos ventes.
Exemple
Si vous achetez un produit pour 1000 € HT avec une TVA de 20 % (200 €), vous pouvez déduire ces 200 € de la TVA que vous devez reverser.
Les frais professionnels sur lesquels récupérer la TVA
Les frais de déplacements
Si vous engagez des frais de déplacement professionnels tels que les billets de train, le carburant ou la location de voiture, il est possible pour vous de demander un remboursement de TVA à condition que ces dépenses soient liées à votre activité. Il est essentiel de garder les factures qui contiennent le détail de la TVA.
Exemple
Si vous dépensez 500 € pour louer une voiture et que la TVA est de 100 €, vous pouvez récupérer ces 100 €, à condition que le déplacement soit pour des raisons professionnelles.
Les frais de restauration
Vous pouvez récupérer la TVA sur les frais de repas et de restauration. Que ce soit pour un repas d'affaires ou pour les repas durant un déplacement professionnel de vos collaborateurs, la TVA payée peut être déduite de la TVA collectée.
Il est important de savoir que la TVA est récupérable sur l'ensemble du repas, y compris les boissons.
Pour les dépenses inférieures à 150 euros, un ticket de caisse suffit. Pour les dépenses supérieures, une facture détaillée est requise.
Les frais de logement
La TVA sur les nuits d'hôtel n'est généralement pas récupérable, même pour les déplacements professionnels de vous ou de vos collaborateurs. Cependant, il y a une exception : vous pouvez récupérer la TVA sur les nuitées si vous hébergez un client ou un fournisseur. De plus, la TVA est récupérable pour l'hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance travaillant sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
Les conditions pour récupérer la TVA ?
Pour pouvoir récupérer la TVA, un ensemble de conditions doit être respecté :
- La demande de remboursement doit être justifiée par la facture d’achat originale sur laquelle doit apparaître le montant de la TVA ;
- Les dépenses à rembourser doivent servir l’activité de l’entreprise ;
- Les factures doivent contenir impérativement le nom de l’entreprise ;
- La TVA doit être exigible chez le vendeur.
Si le montant de la TVA déductible est supérieur à celui de la TVA collectée, il y a alors un excédent « crédit de TVA ». Dans ce cas, deux décisions sont envisageables pour récupérer la TVA :
- L’imputation : imputer le crédit TVA sur la TVA due de la prochaine déclaration ;
- Le remboursement : demander le paiement du crédit de la TVA au Service des Impôts.
Comment récupérer la TVA ?
L’entreprise doit remplir un formulaire auprès du Service des Impôts. Dans le cas où sa demande est annuelle, il faudra la remplir sur le formulaire de déclaration de TVA. Ensuite, ce formulaire doit être envoyé au Service des Impôts accompagné des documents nécessaires à savoir :
- La déclaration de TVA ;
- Les factures d’achat ;
- Le relevé d’identité bancaire (RIB).
Rythme de remboursement
Le remboursement dépend du rythme de déclaration de TVA :
- Si l’entreprise dépose une déclaration annuelle, la demande doit être faite dans les 4 mois après la clôture au 31-12. Le remboursement doit être au moins égal à 150 € ;
- Si l’entreprise opte pour une déclaration mensuelle ou trimestrielles, la demande doit être envoyée le mois suivant la période concernée, le remboursement dans ce cas, doit être au moins égal à 760 €.
Aspects clés de la récupération de la TVA
En règle générale, la TVA sur les frais de transport et de logement est non récupérable, à moins de certaines exceptions spécifiques.
Vous pouvez obtenir un crédit de TVA si vous avez payé plus que nécessaire.
Il est important de conserver toutes les preuves de vos dépenses professionnelles, telles que les factures et les tickets de caisse, afin d'apporter une justification à vos demandes.
Formulez une politique précise concernant les frais professionnels afin que vos employés aient une compréhension claire des actions à entreprendre.
Vérifiez que vos collaborateurs accompagnent systématiquement leurs notes de frais de justificatifs.
Défis liés à la récupération manuelle de la TVA
La gestion manuelle de la récupération de la TVA peut être à la fois complexe et chronophage pour les entreprises.
Voici les principaux défis associés à ce processus:
- Gestion des documents : Collecter et gérer les factures nécessaires pour prouver le montant de TVA récupérable peut devenir un casse-tête administratif. Conserver toutes les preuves et vérifier leur conformité est souvent fastidieux.
- Erreurs humaines : Le processus manuel est sujet aux erreurs humaines. Une omission ou une erreur dans la saisie peut entraîner des pertes financières ou des complications avec les autorités fiscales.
- Conformité et mise à jour des règles : Les règles fiscales changent fréquemment. Rester informé des nouvelles régulations pour assurer la conformité peut être difficile avec une gestion manuelle.
- Temps et ressources : Le traitement manuel des demandes de récupération de TVA demande beaucoup de temps et de ressources, détournant l’attention des tâches plus stratégiques.
- Audit et contrôle : Préparer un audit fiscal est stressant lorsque la récupération de TVA est gérée manuellement. Les entreprises doivent fournir des justificatifs détaillés et bien organisés pour éviter des complications.
Simplifiez la récupération de la TVA avec Expensya
La récupération de la TVA est une tâche essentielle mais complexe pour de nombreuses entreprises, nécessitant une expertise particulière. Pour éviter les complications et optimiser le processus, il est crucial de mettre en place un système efficace.
C'est dans ce contexte que Expensya, une solution intelligente de gestion des notes de frais, s'associe avec VAT4U, la principale plateforme européenne de récupération de TVA en ligne. Ensemble, ils offrent une solution complète pour simplifier, automatiser et optimiser la gestion de la TVA, tant en France qu'à l'international.
Les deux plateformes, intégrées de manière fluide, permettent une gestion efficace des dépenses professionnelles et de la TVA associée. Expensya aide les utilisateurs à définir les taux de récupération de TVA pour chaque catégorie de dépenses, rendant le traitement de la TVA encore plus simple. Avec l’intégration de VAT4U, les dépenses sont rapidement traitées pour la déduction de TVA, grâce à l'application de plus de 2000 règles fiscales intégrées à l'outil.
En combinant leurs forces, Expensya et VAT4U permettent aux entreprises d'optimiser leurs économies sur les déplacements professionnels et de récupérer la TVA de manière automatisée et complète, du traitement des notes de frais jusqu'à la comptabilité.
