Les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais : #3 L’archivage physique

Cet article s’inscrit dans la continuité de notre série dédiée aux coûts relatifs d’une gestion inefficace des notes de frais. On vous dévoile ici le troisième coût : l’archivage physique. L’archivage des documents un véritable défi pour les entreprises, cette pratique est tout d’abord une obligation légale, qui permet non seulement de pérenniser l’activité de l’entreprise mais aussi de protéger ses droits. Cependant, cette pratique peut s’avérer coûteuse surtout dans le cas où aucune stratégie d’archivage n’est mise au point.

Pourquoi archiver et quelles sont les modalités d’archivage ?

Toute entreprise est tenue d’archiver ses documents fiscaux et légaux pour être conforme avec la législation en place. En effet, la loi oblige les entreprises à conserver leurs archives pendant une période donnée, qui varie en fonction du type du document. Par exemple, les justificatifs des notes de frais qui font partie des documents à absolument archiver doivent être conservés pendant 6 à 10 ans. Il faut savoir que les notes de frais sont scrutées à la loupe de la part de l’administration fiscale étant donné qu’elles sont exonérées de charges sociales. Donc le moindre faux-pas avec les justificatifs des notes de frais est passible de redressement et les conséquences sont lourdes à supporter pour l’entreprise. L’archivage permet donc à l’entreprise de valoir ses droits et de justifier son activité en cas de contrôle.

Il existe deux modalités d’archivage, physique et numérique. En général, les entreprises conservent leurs archives en interne dans leurs locaux ou dans un centre de stockage externe. Avec l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 Mars 2017, la donne a changé et la loi autorise enfin les entreprises à archiver numériquement leurs documents fiscaux et légaux et de jeter enfin le papier, et ce, pour s’adapter aux avancées technologiques et pour évoluer vers une politique « zéro papier ».

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Aujourd’hui, même avec les évolutions technologiques et réglementaires, les entreprises poursuivent leurs pratiques d’archivage traditionnelles. En effet, selon une récente étude réalisée par Expensya concernant les pratiques d’archivage des entreprises françaises, 80% des entreprises effectuent encore un archivage papier. L’archivage papier est donc encore d’actualité et le passage vers le tout numérique est encore un mythe, bien que selon cette même étude, plusieurs des entreprises interrogées envisagent de passer vers le tout numérique d’ici un an.

Toutefois, l’archivage papier représente un coût direct non négligeable pour l’entreprise et des coûts cachés conséquents, facilement évitables avec l’archivage numérique. En effet, le coût direct de l’archivage papier représente soit le prix dépensé au profit d’un prestataire d’archivage externe, soit le coût des mètres carrés perdus, du matériel d’archivage et de classement, des assurances, et sans oublier le coût humain pour réaliser cet archivage.

Le véritable coût derrière l’archivage physique

Vous l’avez compris, plusieurs éléments – que nous allons détailler dans ce qui suit – entrent en jeu pour calculer le véritable coût de l’archivage physique, que vous recourez à un prestataire externe ou que vous l’effectuiez en interne dans vos propres locaux !

L’espace et le volume réservés aux archives physiques

La surface ainsi que le volume dédiés à l’archivage physique représentent eux même un coût important dans le processus d’archivage, il faut calculer les mètres carrés occupés ainsi que les mètres linéaires ou cubes, en prenant en compte la salle des archives, la salle de tri, ainsi que le local dédié à la destruction des archives. Sans oublier d’estimer le volume des archives et leur évolution pour les années à suivre. Il faut également tenir compte des autres coûts indirects comme l’électricité, ou la maintenance, mais aussi les coûts dédiés au matériel. Pour archiver, il ne suffit pas d’avoir une salle vide pour y conserver ses archives. Il faut prévoir un matériel de stockage dédié ainsi que les matériels de destruction des archives.

Le coût lié au personnel

Pour cerner le coût total des charges de personnel dédiées à l’archivage, il faut calculer le nombre de personnes qui prennent part à cette procédure. Dans le cas où l’archivage n’est pas effectué par des équipes dédiées, il faut prendre en compte le temps des personnes qui s’adonnent à cette tâche, et estimer le nombre d’heures moyen que ces personnes consacrent à l’archivage pour déterminer le coût horaire associé à l’archivage.

Le coût lié aux risques externes

Les archives physiques sont exposées à de nombreux risques. Il faut tenir compte dans le calcul du coût de l’archivage physique, les risques d’altération qui menacent les archives physiques, et même les risques de sinistre. Il faut savoir, que dans ce cas, quelques minutes seulement suffisent pour que tous les documents de l’entreprise soient détruits, et la situation sera d’autant plus compliquée à gérer pour l’entreprise. Les archives physiques ne sont pas non plus à l’abri des pertes, sans une réelle organisation, retrouver un document peut être un véritable casse-tête.

Le coût lié à la difficulté d’accès aux documents archivés

Aujourd’hui, l’accès à l’information doit être démocratisé en raison des nombreuses mutations arrivées dans le monde professionnel. En effet, le nombre de déplacements ne cesse de croître et le travail en mobilité devient indispensable. De ce fait, l’accès aux documents doit être plus commode et indépendant de la présence ou non de la personne dans les locaux de son entreprise. Un commercial en déplacement doit avoir accès à tous les documents qui pourront l’aider dans l’accomplissement de sa mission par exemple, ou bien dans le cas où l’entreprise possède des filiales dans différents endroits, il faut savoir centraliser les documents importants dans un seul endroit et veiller à ce que toues les personnes concernées y ont accès. L’accès ne peut être démocratisé si l’entreprise effectue un archivage physique, à l’inverse, les archives électroniques, souvent plus faciles d’accès.

Place à la dématérialisation et à l’archivage numérique

Avec l’évolution de la société vers le tout numérique, la législation s’adapte à cette mutation qui impacte les métiers ainsi que les méthodes de travail des professionnels, afin d’encadrer les nouveautés du monde numérique et d’accompagner la modernisation des processus.

En effet, les archives électroniques des justificatifs des notes de frais sont désormais reconnues légalement au même titre que leur équivalent papier. La dématérialisation renferme son lot d’opportunités, dont un gain financier non négligeable. Les économies se font au niveau de toutes les étapes de l’archivage physique. De plus, le gain se manifeste également au niveau de l’efficacité perçue et le fait de mettre au point une méthode agile d’archivage.

Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya, vous permet en plus de révolutionner la gestion de vos notes de frais, d’archiver à valeur probante les justificatifs des notes de frais de votre entreprise, et répond à toutes les normes légales en termes de signature, horodatage et le scellement des documents archivés, le tout stocké dans un centre de stockage qui respecte les réglementations en place.

Les bénéfices sont considérables. En effet, l’archivage numérique des documents instaure une meilleure conformité ainsi qu’une parfaite maîtrise des risques : les archives sont conservées en toute sécurité pendant toute la durée légale de leur archivage, réduisant ainsi les risques de perte ou de détérioration. Le gain en termes d’efficacité est important, l’accès à l’information est simplifié et c’est idéal pour retrouver une archive lors d’un contrôle ou d’éviter les altérations suite à un sinistre par exemple. L’archivage reste le meilleur moyen d’optimiser les coûts : gain de temps, optimisation des espaces de stockage, optimisation des heures de travail du personnel et prévention contre les risques de détérioration ou d’altération des documents papier.

Conclusion

En tant que solution pionnière dans l’automatisation de la gestion des notes de frais, Expensya offre en plus l’archivage numérique à valeur probante et vous permet de jeter définitivement le papier et d’archiver légalement les justificatifs de vos notes de frais dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur !

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N’hésitez pas à consulter notre article dédié au 4e coût d’une gestion inefficace des notes de frais.