Les notes de frais 100% digitales, c’est possible !
De nos jours, les entreprises traitent les notes de frais avec son support papier. Cela dit, cette tâche peut représenter un véritable casse-tête chinois pour les managers et les travels managers. Heureusement que l’ère du digital s’est attaquée à cette problématique en proposant des solutions de gestion des notes de frais digitales. Découvrez en quoi est-il judicieux de passer au numérique et comment le faire.
Une solution digitale de gestion des notes de frais : quel intérêt ?
Une solution intelligente pour automatiser la gestion des notes de frais permet de gagner un temps précieux et de libérer tous les intervenants à ce processus.
Un temps de traitement optimisé
Selon une étude de GBTA, un salarié passe en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais. Un temps cumulé très important pour votre entreprise.
Découvrez ici comment ce temps représente un coût non négligeable pour votre entreprise !
De ce fait, une solution de gestion des notes de frais comme Expensya offre une multitude d’options facilitant la gestion quotidienne des frais de vos collaborateurs : numérisation des justificatifs papiers, flux de validation automatisés, contrôle du respect de la politique de dépenses, automatisation du calcul des frais kilométriques, etc.
Une note de frais est automatiquement créée et envoyée en un clic au responsable pour validation. Ce processus vise à optimiser le temps consacré à ces tâches secondaires mais nécessaires, dans le but de réinvestir le temps gagné dans vos activités principales.
Adieu les justificatifs de notes de frais perdus !
La valeur d’un justificatif prend tout son sens pour le remboursement d’une note de frais. D’un point de vue fiscal, cette pièce justificative est primordiale et permet à l’entreprise d’être conforme avec les règles en place.
Par inadvertance, il arrive qu’un justificatif disparaisse. Résultat des courses : un nouveau casse-tête pour se faire rembourser.
Découvrez plus de détails sur les justificatifs des notes de frais !
Une solution automatisée de gestion des notes de frais répond parfaitement à cette problématique. En effet, le collaborateur, armé de son smartphone, peut photographier instantanément son justificatif. La technologie de reconnaissance intelligente extrait toutes les informations pertinentes et dématérialise en quelques secondes le justificatif, libérant le collaborateur de la saisie manuelle, mais aussi diminuant considérablement le risque de perte.
Une diminution des coûts de stockage et une sécurité accrue
Toute entreprise est tenue d’archiver ses documents comptables et fiscaux. Les justificatifs font parties de ces documents que l’entreprise est tenue d’archiver. Toutefois, l’archivage de ces documents n’est pas une mince affaire et mobilise du temps ainsi qu’un coût financier important. En moyenne, le coût de l’archivage papier s’élève à près de 30 centimes par reçu. A l’échelle d’une année, cela représente environ 3% du montant moyen d’une note de frais.
Pour plus de détails sur les coûts de l’archivage physique, vous pouvez consulter notre article dédié ici.
Avec la dématérialisation des données, l’archivage numérique permet de faire baisser les coûts d’archivage, en étant plus sécurisé et moins onéreux que l’archivage papier.
Aujourd’hui avec l’évolution de la loi concernant l’archivage numérique à valeur probante, les entreprises peuvent totalement se soustraire du papier grâce à cette révolution et éliminer complètement l’archivage physique. Via une solution de gestion des notes de frais dédiée, la dématérialisation et l’archivage des justificatifs est d’autant plus simple. Avec l’option d’archivage numérique à valeur probante, la facture sera stockée dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur, jusqu’à la fin du délai fiscal imposé.
Comment passer à la note de frais 100% digitale ?
Contrairement à d’autres systèmes informatiques, passer aux notes de frais digitales est une procédure accessible à tous les types d’entreprises. En effet, que vous soyez un freelanceur, une TPE, une PME voir un grand groupe, il vous suffit de choisir un logiciel répondant à vos besoins.
Pour ce faire, listez les fonctionnalités indispensables à votre processus de gestion de notes de frais. Ainsi vous pourrez identifier les tâches consommant beaucoup de temps. Une fois vos besoins délimités, il est important de tester l’application répondant à vos critères et de l’essayer.
La solution de gestion de notes de frais digitales, Expensya vous offre une multitude de fonctionnalités spécialement conçues pour installer un processus 100% automatisé des frais professionnels telles que :
- La saisie automatique des frais
- Le traitement des emails
- Le stockage des données dans le Cloud
- Les flux de validation automatisés et ultra-configurables
- Les statistiques intelligentes et des rapports BI pour piloter de manière efficace les données de votre entreprise
- Les mises à jour automatiques et gratuites
- L’intégration de la solution aux différents systèmes comptables ou ERP de votre entreprise
Découvrez comment Expensya vous fait économiser 80% de temps sur la gestion des notes de frais
Vous hésitez encore ? Expensya vous offre la possibilité de tester la solution de gestion de notes de frais gratuitement sur une période d’essai de 30 jours.
