Les obligations fiscales de l’entreprise liées aux dépenses professionnelles par carte corporate
Le développement des cartes corporate liées aux logiciels de gestion des dépenses professionnelles est une vraie révolution pour les services financiers. Ce type de carte a plusieurs avantages et permet aux salariés d’une entreprise de se libérer de la contrainte d’avances de frais. Autrement dit : avec une carte corporate, il est possible de payer en toute sécurité toutes les dépenses professionnelles sans avoir à puiser dans les fonds personnels de ses salariés ni d’avoir un process flou de suivi et de traçabilité des dépenses.
Une question est à se poser néanmoins pour les recruteurs : avec une carte corporate, peut-on vraiment oublier la chasse aux justificatifs ? La réponse est non ! L’entreprise sera toujours tenue de justifier ses dépenses auprès de l’URSSAF et de l’administration fiscale, que les frais soient engagés à son nom ou celui de son salarié.
Les frais professionnels engagés par le salarié : quelles obligations pour l’employeur ?
La Cour de cassation, plus haute juridiction de l’ordre judiciaire français, estime que les frais engagés par un salarié dans l’accomplissement de son activité professionnelle doivent impérativement lui être remboursés sans imputation sur la rémunération qui lui est versée. Les dépenses étant dans le profit de l’entreprise, ne doivent pas être supportés par le salarié. Utiliser une carte corporate permet à l’employeur de respecter cette loi car l’entreprise paye elle-même les dépenses professionnelles mais a-t-elle rempli sa charge à ce stade ?
La justification des dépenses ne concerne pas uniquement les dépenses engagées par le salarié en utilisant ses propres fonds mais elle est également nécessaire quand c’est l’entreprise qui paye. Fournir des justificatifs permet de rembourser le montant correspondant aux frais à ses salariés mais pour ce faire, il faut que l’entreprise justifie à l’URSSAF que les frais qui ont été engagés sont bel et bien des dépenses professionnelles. À défaut, ils pourraient être considérés comme des avantages en nature et donc soumis aux cotisations sociales.
Une dépense professionnelle non soumise aux cotisations sociales doit remplir certains critères fixés par l’URSSAF. L’entreprise doit être très rigoureuse dans sa politique de dépense au risque de pénalité en cas de contrôle.
Par exemple, un employeur met à la disposition d’un salarié un véhicule à usage professionnel en location, ce dernier l’utilise à des fins professionnelles et personnelles. Son utilisation privée est considérée alors comme un avantage en nature. Les dépenses relatives à ce véhicule seront alors exonérées si le véhicule est utilisé uniquement lors des déplacements professionnelles (trajet domicile travail respectant certaines conditions par exemple) et remis durant les périodes de congés ou de repos hebdomadaires. Le salarié ne doit donc pas disposer du véhicule en permanence sinon les dépenses engagées seront considérées comme un avantage en nature. Plusieurs spécificités s’appliquent dans ce cas précis dont il est primordial pour l’entreprise de bien respecter les réglementations en vigueur.
Un deuxième exemple pourrait concerner un salarié qui utilise sa carte corporate pour payer ses repas. Il y’a certaines conditions à remplir concernant les dépenses liées aux déplacements professionnels et, à défaut, la prise en charge des dépenses de nourriture engagés lors d’un déplacement sont alors incluses dans les avantages en nature nourriture. L’URSSAF estime que la qualification des remboursements d’une note de frais de repas n’est effective que si le salarié est dans l’impossibilité de rejoindre son foyer ou son lieu de travail pour ses repas. Si les critères ne sont pas justifiés, les indemnités seront perçues comme des compléments de salaire soumis à cotisations et contributions sociales.
Mettre à disposition du salarié une carte corporate doit être accompagné d’un contrôle rigoureux de la part de l’entreprise pour s’assurer que les dépenses sont engagées dans le respect de la politique de dépense mise en place.
Quelles obligations fiscales à l’utilisation d’une carte corporate ?
Les dépenses professionnelles doivent impérativement être justifiées. Si aucun justificatif n’est fourni, un frais engagé ne sera alors pas déductible du chiffre d’affaires. Aussi, Il faut absolument que les dépenses soient engagées dans l’intérêt de l’entreprise car, à défaut, elles ne seront pas considérées comme des “frais professionnels”. Elles seront alors imposables et perçues comme des avantages soumis à l’impôt sur le revenu pour le collaborateur.
Pour éviter toutes ces contraintes, de plus en plus d’entreprises optent pour l’utilisation d’un outil de gestion des dépenses professionnelles. Pour éviter la perte de pièces justificatives, il est pratique de songer aux cartes de paiement professionnelles connectées à un logiciel de gestion. Les cartes corporate comme celle d’Expensya sont paramétrables selon les budgets alloués, les services comptables ont une visibilité des dépenses à l’instant où celles-ci ont été engagées. De plus, en cas de perte ou de vol, la carte peut être bloquée instantanément pour empêcher l’emploi peu scrupuleux de celle-ci.
Les dépenses sont visibles en temps réel et avec la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères), une simple photo suffit pour reconnaitre toutes les informations nécessaires à l’établissement de vos notes de frais. Les dépenses sont alors justifiées ce qui simplifie grandement le remboursement. Pour en finir avec le papier, les justificatifs sont dématérialisés et archivés Conformément aux réglementations en vigueur. Les données sont alors sécurisées et disponibles à tout moment.
