Logiciel de gestion des dépenses pour les grandes entreprises : Les fonctionnalités à rechercher
La gestion des dépenses est une tâche incontournable pour toutes les entreprises, et elle relève particulièrement de la responsabilité des DAF. Cette tâche peut devenir particulièrement complexe lorsqu'il s'agit d'un groupe avec de multiples filiales. Cependant, l'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses simplifie ce processus. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ? Quels sont ses avantages ? Quelles fonctionnalités offre-t-il ? Comment bien l'utiliser pour en tirer le meilleur parti ? Toutes les réponses à ces questions se trouvent dans cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses est essentiel pour les grandes entreprises. Il offre une solution informatique pour suivre, gérer et contrôler efficacement les dépenses. Centralisé, il permet la soumission des notes de frais par les employés, leur examen et leur approbation par les gestionnaires, ainsi que l'accès aux données en temps réel pour les équipes financières. Il facilite aussi la conformité aux politiques internes et favorise la prise de décisions éclairées.
Avantages des logiciels de gestion des dépenses
L'un des avantages les plus importants de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses est la visibilité en temps réel des dépenses de l'entreprise. Le tableau de bord du logiciel affiche toutes les informations cruciales nécessaires en un coup d'œil et comprend également des graphiques pour une meilleure compréhension. En plus de cela, le logiciel facilite également la visibilité en temps réel du mouvement des fonds, aidant ainsi au contrôle efficace des coûts de toutes les dépenses de l'entreprise. Cela signifie que si une note de frais est approuvée, du lancement du paiement jusqu'à ce que l'autre personne reçoive l'argent, le système met tout à jour.
En quelques clics seulement, les demandes de remboursement peuvent être soumises et approuvées, et l'argent est automatiquement transféré. L'avantage principal du logiciel de gestion des dépenses est qu'il automatise le processus et le rend plus rapide et plus simple.
L'inefficacité majeure dans n'importe quelle tâche provient de l'utilisation de documents papier physiques. Stocker, suivre et entretenir des dossiers papier est fastidieux. Non seulement il y a un risque de perte de documents, mais aussi de mauvaise impression, de transport pour les signatures, d'organisation dans le bon ordre et de gestion des dossiers papier pour le traitement ; toutes ces tâches sont épuisantes.
Avec le logiciel de gestion des dépenses, tout le besoin de maintenir des traces papier est éliminé. Toutes les informations et données sont non seulement enregistrées dans le système, mais également correctement catégorisées et arrangées pour une compréhension aisée et une consultation sans effort. De plus, ces données dans le système ne peuvent jamais être égarées, et les options de sauvegarde et de stockage de copies multiples éliminent efficacement le problème.
Le logiciel de gestion des dépenses pour les grandes entreprises est la meilleure solution pour automatiser et intégrer le système comptable de l'entreprise pour une précision ultime. Lorsque les données de dépenses sont saisies manuellement dans les feuilles de calcul comptables et la base de données de dépenses, des erreurs sont inévitables.
Lors de l'utilisation d'un système de gestion des dépenses, les employés n'ont qu'à scanner leurs reçus de dépenses et à soumettre une demande de remboursement. Cette demande de remboursement parvient aux gestionnaires et aux approbateurs, qui examinent ensuite l'écran de demande où tous les détails nécessaires sont clairement mentionnés. Les gestionnaires n'ont qu'à vérifier et approuver la demande, après quoi l'argent est automatiquement transféré à l'employé.
Pour les employés et les gestionnaires, le processus de remboursement devient simple. Fini les demandes de remboursement sur papier, les allées et venues auprès des gestionnaires pour obtenir une approbation, et les gestionnaires à la recherche de reçus manquants et de chiffres erronés. Tout est résolu par un logiciel de gestion des dépenses.
Il n'est pas humainement possible de rester à jour et de faire respecter chaque nouvelle politique de dépenses, tout en surveillant également les employés pour vérifier le respect de la politique de dépenses. Par conséquent, une politique de dépenses personnalisée selon les besoins de votre entreprise peut être automatiquement appliquée par le logiciel de gestion des dépenses. Ainsi, les possibilités de changement de politiques ou l'apparition de nouvelles politiques seraient toutes mises à jour dans le système.
Lorsque votre système de gestion des dépenses est intégré au logiciel de planification des ressources de l'entreprise, le processus de création de rapports de dépenses, de suivi et d'approbation est facilité. Le flux de trésorerie et la productivité de l'entreprise augmentent considérablement lorsque les gestionnaires et les employés bénéficient de l'automatisation de la gestion des dépenses. Avec le logiciel de gestion des dépenses, les employés sont déchargés des tâches ennuyeuses et répétitives, ce qui signifie qu'ils auraient du temps à investir dans d'autres tâches précieuses telles que la planification stratégique et les prévisions financières, ce qui apporterait plus de valeur à l'entreprise.
Prendre soin manuellement de tous les reçus, notes de frais et paiements aux employés est extrêmement difficile. Avec cela vient l'inexactitude qui pose des problèmes lors des audits et de la comptabilité. Cependant, avec un logiciel de gestion des dépenses, tout est suivi jusqu'au moindre détail, de sorte que toutes les erreurs seraient automatiquement détectées et signalées. De plus, aucun employé n'aurait la possibilité de modifier les chiffres des données de dépenses. Seules certaines personnes autorisées de l'équipe ont accès pour apporter des modifications aux données. Par conséquent, une protection contre la fraude ultime.
Fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses
Dans le paysage complexe des dépenses d'une grande entreprise, choisir le bon logiciel de gestion des dépenses est crucial. Voici un aperçu des fonctionnalités essentielles à rechercher pour répondre aux besoins spécifiques des grandes entreprises
- Tableau de bord complet :
Le tableau de bord fonctionne comme le cœur battant de toute opération de gestion des dépenses. En offrant une vue d'ensemble des activités en cours tout en fournissant des détails précis pour des analyses approfondies. Cela permet une gestion agile des dépenses grâce à la personnalisation des vues, aux alertes configurables et à l'intégration transparente avec d'autres sources de données qui enrichissent cette fonctionnalité.
- Intégration mobile transparente :
Dans un monde où la productivité est liée à la mobilité, une application mobile solide est essentielle. Elle autorise les employés à enregistrer, valider et suivre leurs frais de déplacement. L'expérience utilisateur est optimisée pour une efficacité maximale grâce à des fonctionnalités comme l'accès hors ligne, les notifications push et la géolocalisation.
- Processus d'approbation automatisé :
En garantissant la conformité aux politiques de l'entreprise, l'automatisation des processus d'approbation accélère les flux de travail. Des règles et des algorithmes préétablis de machine learning garantissent que seules les dépenses conformes sont approuvées, ce qui permet de réduire les retards et les erreurs.
- Capture de données précise :
Des rapports de dépenses fiables nécessitent une précision des données fondamentale. La précision de la capture des données à partir de reçus numériques est assurée par la technologie OCR, et les informations sont disponibles lors des audits et des rapprochements grâce au stockage sécurisé dans le cloud.
- Création des cartes de paiement pour les employés :
En autorisant la création de cartes de paiement virtuelles pour les employés, cette fonctionnalité permet une gestion efficace des dépenses. Ces cartes sont attribuées spécifiquement à des fins professionnelles, ce qui facilite le suivi des dépenses et simplifie le processus de remboursement.
- Disponibilité dans différentes langues et devises :
Quand les déplacements professionnels sont cruciaux pour votre entreprise, il est essentiel d'avoir une solution complète de gestion des dépenses qui prend en charge différentes langues et devises. Pendant un voyage d'affaires, vos employés devraient se consacrer exclusivement à atteindre les objectifs commerciaux, sans avoir à s'occuper de calculer les taux de change ou comprendre des termes particuliers dans la langue du pays qu'ils visitent. Il serait conseillé de trouver une solution qui vous permette de créer un dictionnaire personnalisé et assure une mise à jour quotidienne des taux de change mondiaux.
- Comptabilité automatisée :
Réduisez le temps consacré à la gestion comptable et éliminez les saisies manuelles. Automatisez la saisie des données, la collecte de factures et la réconciliation bancaire, offrant ainsi une visibilité instantanée sur les flux de trésorerie et les dépenses.
Choisir le bon logiciel:
Opter pour le bon logiciel de gestion des dépenses est une décision stratégique qui peut véritablement influencer l'efficacité opérationnelle et la santé financière d'une entreprise. En se concentrant sur les fonctionnalités essentielles et en ayant une vision claire des différentes solutions disponibles, les entreprises peuvent prendre une décision éclairée qui leur apportera une valeur à long terme. Expensya, en tant que leader dans le domaine de la gestion des dépenses en France, propose des solutions parfaitement adaptées aux besoins des grandes entreprises.
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