Logiciel OCR : Avantages de la gestion des factures par la reconnaissance automatique

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ? 

Vous avez déjà entendu parler des logiciels OCR, mais ne savez pas exactement de quoi il s’agit ? OCR signifie “Optical Character Recognition” en anglais, ce qui se traduit par “reconnaissance optique de caractères”. 

L’OCR est une technologie qui permet la conversion de documents physiques tels que des reçus, des factures ou des documents numérisés en texte numérique éditable. 

Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne cette technologie, quels sont ses avantages et comment choisir le bon logiciel OCR. 

Comment fonctionne un logiciel OCR ? 

Les documents scannés sont généralement enregistrés sous forme d’image. Cependant, un ordinateur ne peut pas reconnaître les caractères et les mots individuels dans ce format. Le logiciel OCR analyse donc l’ensemble du document à l’aide d’algorithmes basés sur l’intelligence artificielle. 

En comparant les caractères de sa base de données, le logiciel identifie ensuite les lettres et les chiffres présents, puis convertit le résultat déchiffré en un fichier texte modifiable, ce qui facilite leur traitement et leur stockage ultérieur. 

Cette technologie repose sur une combinaison de techniques de traitement d’images et d’apprentissage automatique. Les algorithmes OCR sont formés pour reconnaître différents types de polices et de styles d’écriture, ce qui leur permet de s’adapter à une large gamme de documents et de garantir une grande précision dans la reconnaissance des caractères. 

Quels sont les avantages d’un logiciel OCR ? 

Un logiciel OCR peut être utilisé dans de nombreux domaines de l’entreprise pour gagner du temps et réduire les coûts. Par exemple, il permet d’accélérer la reconnaissance du texte sur les factures en extrayant automatiquement les données et en les convertissant en un fichier numérique. Cela réduit considérablement le travail de saisie manuelle des données.  

Les gestionnaires financiers peuvent par exemple utiliser un logiciel OCR pour digitaliser rapidement et efficacement les factures, les reçus et autres documents financiers. Certains programmes OCR permettent également d’extraire des données d’autres sources telles que les e-mails ou les sites web, ce qui facilite l’intégration des données tout en réduisant la charge de travail. 

Plus d’efficacité et de productivité 

Un des principaux avantages de la technologie OCR est sa capacité à augmenter l’efficacité et la productivité. Il permet d’automatiser le processus de saisie et d’extraction des données, ce qui accélère le traitement. Cela se révèle particulièrement utile pour les entreprises qui traitent régulièrement de grandes quantités de données.  

Par exemple, une banque qui reçoit quotidiennement des milliers de chèques peut utiliser un logiciel OCR pour les traiter rapidement et précisément, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires à la saisie manuelle des données. 

Précision des données optimisée 

Un autre avantage notable de la technologie OCR est qu’elle améliore la justesse des données. Les logiciels OCR sont capables de reconnaître et d’extraire avec une grande précision du texte provenant de documents imprimés ou manuscrits. Cela réduit les erreurs et améliore la précision des résultats.  

Digitalisation des données 

Grâce à la technologie OCR, il est possible de numériser des documents papier pour les stocker et les retrouver électroniquement. Cela facilite grandement la recherche dans les fichiers PDF et les images. 

Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises et les organisations qui doivent gérer de grandes quantités de documents. Il n’est plus nécessaire de manipuler des classeurs encombrants sur des étagères. 

Réduction des coûts 

L’utilisation d’un logiciel OCR apparait particulièrement attrayant si l’on regarde les coûts. Grâce à un traitement plus rapide et plus efficace des données, les entreprises économisent des coûts qui peuvent être causés, par exemple, par des erreurs de saisie manuelle. 

Un autre avantage est que le prix des logiciels OCR a considérablement baissé ces dernières années, ce qui les rend accessibles à un large éventail d’entreprises et d’organisations. 

Quels sont les domaines de l’entreprise dans lesquels le logiciel OCR est utilisé ? 

Tous les domaines de l’entreprise qui doivent traiter de grandes quantités de données peuvent bénéficier des logiciels OCR. Les services juridiques, par exemple, peuvent numériser et accélérer leur gestion des contrats. Les départements financiers peuvent optimiser leurs processus comptables et analyser, valider et gérer les factures et les justificatifs en un temps record.  

Les systèmes de gestion de documents utilisent également la technologie OCR. Des documents importants ou des passages de texte spécifiques peuvent ainsi être facilement retrouvés par une recherche de texte intégrale et stockés au bon endroit.   

Comment la comptabilité bénéficie-t-elle d’un logiciel OCR ? 

Un grand défi de la comptabilité réside souvent dans la saisie manuelle des données qui est à la fois chronophage et sujette aux erreurs. Cela peut particulièrement être le cas à la fin de l’année lorsque les rapports de fin d’exercice doivent être rédigés et donc que la charge de travail s’accumule.  

Avec un logiciel OCR puissant, vous pouvez automatiser simplement la saisie et la gestion des documents papier tels que les reçus et les factures. Grâce à ce type de logiciel, ces derniers peuvent être automatiquement vérifiés et classifiés. 

Lorsqu’une facture est soumise au format papier, le logiciel OCR peut extraire automatiquement le texte de la facture et remplir les champs nécessaires pour un traitement rapide. Un outil indispensable pour l’ensemble de l’équipe financière ! 

L’OCR, en éliminant le besoin de saisie manuelle des données, réduit considérablement le risque d’erreurs humaines et améliore la précision de la gestion des dépenses. La technologie OCR s’est avérée extrêmement fiable et précise dans la reconnaissance des caractères, ce qui garantit que les informations enregistrées dans le système sont correctes et fiables. 

Se lancer dans l’OCR avec Expensya 

Dans le domaine de la comptabilité, la gestion des dépenses professionnelles demande beaucoup de temps et de patience non seulement pour le personnel, mais aussi pour la direction. 

Un logiciel de gestion des dépenses peut simplifier cette tâche. L’OCR d’Expensya, déjà reconnu comme le “meilleur du marché” par le cabinet indépendant de gestion des dépenses ExpenseBrain, continue d’évoluer et est désormais alimenté par Azure OpenAI. Cela lui a permis d’atteindre un taux de précision supérieur à 99,5 % et de réduire le taux d’erreur de plus de 75 %. De plus, il couvre maintenant 95 langues, ce qui signifie que le traitement manuel, déjà très réduit, est à nouveau divisé par 4. 

En résumé, l’adoption d’une solution utilisant la technologie OCR comme Expensya améliore la transparence et l’efficacité dans la gestion des dépenses d’entreprise, tout en fournissant une expérience utilisateur plus agile et sans stress. Il s’agit en fin de compte d’un investissement qui profite non seulement à l’entreprise en la rendant plus compétitive, mais qui améliore également le quotidien de ses collaborateurs. 

Optimisez l’efficacité de votre entreprise, réduisez les tâches manuelles et accélérez le traitement des documents. Avec un logiciel OCR comme celui d’Expensya, vos dépenses sont entre de bonnes mains !