Note de frais dématérialisée : quels sont les avantages ?
La gestion des notes de frais est sans aucun doute un des processus les plus chronophage en entreprise, qui vire souvent au cauchemar et mobilise plusieurs ressources. Il est donc impératif d’optimiser et de fluidifier cette tâche qui envahit le quotidien de votre entreprise. Il existe aujourd’hui des solutions automatisées qui permettent d’optimiser ce processus. Découvrez dans ce qui suit les avantages de la note de frais dématérialisée !
Note de frais papier : quels coûts pour l’entreprise ?
Toute entreprise est amenée à engager des dépenses pour assurer la continuité de son activité et de ses processus métiers. Souvent, ce sont les collaborateurs qui engagent des dépenses sur leur budget personnel, et l’entreprise est tenue de leur rembourser les sommes engagées. Toutefois, ce processus est souvent complexe et très coûteux pour l’entreprise.
En effet, il s’avère que la gestion de notes de frais renferme des coûts cachés bien plus importants. La plupart des entreprises considère que le seul coût des notes de frais, est le montant dépensé par ses collaborateurs, et qu’il faut leur rembourser, et ne prennent pas en compte les autres coûts qui n’affectent pas directement la trésorerie.
Une gestion inefficace des notes de frais engendre une perte économique énorme pour les entreprises. Elle représente également une perte de temps, un risque élevé de fraude, de TVA mal récupérée. L’archivage physique des justificatifs aussi engendre un risque énorme de redressement de la part de l’Urssaf Et tout ceci ne peut que diminuer la performance de l’entreprise dans son activité principale.
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La dématérialisation des notes de frais : que dit la loi ?
Depuis le 1er juillet 2019, il est désormais autorisé de dématérialiser les justificatifs, reçus et autres notes de frais liées aux dépenses professionnelles, ce qui élimine la nécessité de les conserver en version papier. Cette pratique permet de simplifier le processus de gestion des notes de frais en numérisant les documents correspondants.
Cette évolution est rendue possible grâce à l’arrêté du 23 mai 2019, qui établit les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale.
La dématérialisation des notes de frais doit être effectuée conformément à la législation en vigueur, notamment en ce qui concerne les contrôles de l’URSSAF. Pour éviter tout problème lors d’un contrôle URSSAF, il est donc important de respecter les règles en matière de dématérialisation des notes de frais. Cela peut notamment passer par la mise en place de procédures strictes de numérisation et de stockage des documents, ainsi que par l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais conforme aux normes en vigueur.
Les conditions requises pour dématérialiser les notes de frais
L’identification de la copie :
Pour assurer l’identification de la copie, il est nécessaire que cette dernière soit au format PDF et parfaitement similaire à l’original. De plus, le processus de reproduction utilisé doit générer des métadonnées liées à la copie, telles que le contexte de numérisation, la date de création de la copie, ainsi que la qualité du procédé de reproduction.
L’intégrité de la copie :
Pour garantir l’intégrité de la copie, il est nécessaire de fournir une preuve fiable de son authenticité. Cela peut être réalisé en utilisant une empreinte électronique telle qu’un horodatage, un cachet serveur ou une signature électronique. L’emprunte électronique doit permettre de détecter toute altération ultérieure de la copie afin de garantir son intégrité.
La conservation des copies :
Il est recommandé de conserver une copie numérisée des factures en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante. Cette copie doit être conservée pendant toute la période de conservation fiscale. Il est important de veiller à ce que les conditions de conservation permettent de prévenir toute altération de la forme ou du contenu de la copie. Seuls les prestataires de services de confiance qualifiés sont autorisés à utiliser ce type d’archivage électronique.
Comment mettre en place la dématérialisation des notes de frais ?
Il existe différentes options permettant la dématérialisation des notes de frais, notamment :
- Les logiciels de gestion de notes de frais.
- Les cartes de paiement professionnelles associées à une solution logicielle.
L’utilisation de logiciel de gestion des notes de frais
Afin de faciliter la saisie des notes de frais par ses employés, l’entreprise doit investir dans un logiciel adapté pour la dématérialisation de ces dernières. Les logiciels de gestion des notes de frais sont dotés de fonctionnalités qui permettent de limiter les risques d’erreurs. En cas de saisie incorrecte, ces outils sont capables de détecter les anomalies et de les signaler immédiatement pour une correction plus rapide.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises optent pour une solution dédiée à la gestion des notes de frais pour dématérialiser ce processus chronophage. Découvrez dans ce qui suit les avantages de la note de frais dématérialisée.
Selon une étude menée par HRS et la fondation GBTA, le traitement d’une note de frais coûte à l’entreprise 53€, l’équivalent de 20 minutes du temps d’un salarié. De plus, en moyenne 1 note de frais sur 5 contient une erreur ce qui engendre par conséquent 48€ de plus de perte, l’équivalent de 18 minutes.
De ce fait, la dématérialisation de tout le processus à travers la mise en place d’une solution de gestion de notes de frais représente une source d’économies importante pour votre entreprise.
Comment la dématérialisation peut-elle éviter à une entreprise de perdre autant d’argent ?
Voici les étapes d’une gestion manuelle des dépenses et des justificatifs :
- La saisie manuelle sur Excel
- La transmission de la note de frais pour validation aux différents services de contrôle
- La vérification des dépenses selon la politique de remboursement établie
- Echange sur les erreurs et oublis
- L’archivage papier des justificatifs
Tout ce processus manuel est long, chronophage et aussi très coûteux. C’est pour cette raison qu’il devient nécessaire d’adopter un logiciel de gestion de notes de frais afin d’optimiser et d’automatiser tout ce processus.
C’est un fait, la gestion manuelle des notes de frais implique une perte de temps considérable et ce, à chaque étape du processus. La note de frais dématérialisée permet de réduire le temps consacré à ce processus et ce, à tous les niveaux : de la phase de création jusqu’à la transmission des dépenses, toutes les étapes sont optimisées et ne nécessitent que peu d’intervention.
En adoptant la dématérialisation, l’équipe finance ne perd plus de temps sur le contrôle des dépenses : aucune double vérification n’est requise, les erreurs, les pertes ainsi que les tentatives de fraude sont évitées grâce à la centralisation des données et l’automatisation de la saisie. Le travail du service comptabilité est également simplifié : il est possible d’exporter les données et de les réintégrer directement sur le logiciel de production comptable évitant ainsi la double saisie des données.
Grâce à une solution de dématérialisation des notes de frais, les différents services impliqués dans le contrôle des dépenses peuvent désormais facilement avoir accès aux différentes dépenses engagées.
Une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles, et doit utiliser cela pour vous aider à améliorer la conformité des dépenses que vous remboursez. Détections des doublons, contrôles de la politique de dépenses automatisé, module d’analyse BI comparative entre les employés, les unités, les entités, traitement automatique de la TVA récupérable : ce ne sont là qu’une partie des fonctionnalités que vous propose une solution comme Expensya.
Une solution dématérialisée permet également d’étudier de près les différents postes de dépenses et d’optimiser les budgets réservés aux frais professionnels. Il est également possible de mettre en place de nouvelles règles de dépenses, ou de négocier les offres avec certains fournisseurs.
Une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur intégration en comptabilité. Mais comme chaque entreprise a ses propres processus, vérifiez à quel point vous pouvez configurer ses flux de validation (par hiérarchie ? par projet ? par montant ?) et le nombre de niveaux de validation que vous pouvez mettre en place.
Ainsi, les valideurs sont avertis automatiquement dès qu’une note de frais leur a été envoyée pour validation. Ceci leur donne plus de visibilité sur les dépenses de leurs collaborateurs, réduit le temps consacré à l’approbation et mettra fin aux délais de remboursement qui tendent à s’éterniser avec la gestion classique des notes de frais.
L’arrêté du 22 Mars 2017 a changé la donne en termes d’archivage des justificatifs papiers et marque l’entrée en vigueur de l’archivage numérique à valeur probante. En effet, cette nouvelle loi stipule que l’archivage papier n’est plus obligatoire, et le stockage des justificatifs des notes de frais sous format numérique est désormais permis. Ainsi, tous les justificatifs papiers numérisés via une solution qui répond aux normes ont valeur probante et conservent la même valeur légale des justificatifs papiers.
L’archivage dématérialisé des justificatifs assure la pérennité des justificatifs et réduit les risques d’altération et de pertes. En effet, l’entreprise n’est plus tenue d’effectuer un archivage physique, et stocke ses justificatifs dans un serveur électronique.
Au final, la dématérialisation de ce processus tellement chronophage et représentant une tâche sans aucune valeur ajoutée pour tous les collaborateurs, peut être la meilleure alternative.
Une solution intelligente de gestion des notes de frais s’avère être la meilleure alternative pour réduire ces coûts et faire économiser du temps à l‘entreprise, et ce en transformant plusieurs étapes de ce processus pour l’automatiser.
L’utilisation des cartes de paiement professionnelles
L’idée est de proposer des cartes de paiement pour les entreprises, destinées à leurs collaborateurs qui ont des dépenses professionnelles ou des frais de déplacement à effectuer.
Ces cartes sont spécialement conçues pour les dépenses professionnelles et sont entièrement sécurisées. Elles peuvent être attribuées à des notes de frais ou à des dépenses spécifiques liées à l’activité professionnelle.
Les cartes de paiement professionnelles sont intégrées à des solutions de gestion complètes sur le cloud (Saas), ce qui permet une gestion rapide et efficace des dépenses professionnelles. Elles offrent de nombreux avantages, tels que la possibilité d’activer ou de désactiver les cartes bancaires des collaborateurs en temps réel, la personnalisation des règles de fonctionnement, la visualisation en temps réel des dépenses de l’entreprise et la comptabilisation automatique des transactions.
Une solution pour dématérialiser la note de frais facilite le pilotage des dépenses et la gestion des budgets de chaque service, simplifie le transfert et la validation, accélère le remboursement et enfin protège l’environnement en limitant l’utilisation du papier.
N’hésitez pas à tester la solution Expensya gratuitement pendant 30 jours sans aucun engagement et découvrez la gestion dématérialisée des notes de frais !
