Notes de frais : comment gérer les avances sur frais ?

Toute entreprise est amenée à rembourser les frais engagés par ses collaborateurs dans le cadre de leurs missions professionnelles. Toutefois, les montants à engager peuvent être assez élevés et le collaborateur se retrouve ainsi, dans l’impossibilité de les prendre en charge. Dans ce cas, il faut envisager de recourir aux avances sur frais.

Dans quelles situations recourir aux avances sur frais ?

Il arrive souvent qu’un collaborateur en déplacement soit amené à engager des frais à des fins professionnels, et son entreprise est tenue de lui rembourser ces frais. Il est possible que le collaborateur n’a tout simplement pas les moyens de dépenser certaines sommes qui dépassent largement son budget.

Prenons l’exemple d’un déplacement de longue durée pendant lequel le collaborateur est amené à engager diverses dépenses : hébergement, restauration, déplacement, etc… Si le fait de dépenser son propre argent risque d’alterer la gestion de son budget, il reste possible de demander une avance sur frais de déplacement à son employeur. Cependant, la gestion des avances peut s’avérer complexe et problématique aussi bien pour le collaborateur que pour son entreprise !

Il faut ainsi songer à mettre en place un système d’avance sur frais au sein de votre entreprise et ce, pour mieux cadrer cette pratique dans le cas où la dépense est disproportionnée avec le salaire du collaborateur.

Quels sont les types d’avances sur frais ?

Il faut savoir que l’avance sur frais n’est pas une obligation légale mais elle peut relever des usages de l’entreprise. Il existe deux solutions pour procéder aux avances sur frais qui sont : l’avance permanente et l’avance ponctuelle.

L’avance permanente sur frais repose sur le fait de fixer en amont un budget remis chaque mois aux collaborateurs dans le but de couvrir leurs dépenses. Il s’agit d’estimer les dépenses mensuelles que le collaborateur sera amené à engager et ce, au moment de la négociation de son contrat d’embauche, surtout pour les postes nécessitant de nombreux déplacements. Le collaborateur reste tout de même amené à faire ses notes de frais afin de fournir une visibilité à son entreprise sur les dépenses engagées.

Quant à l’avance ponctuelle, elle se fait sous forme de virement, ou parfois en espèces, sur le compte personnel du collaborateur. Le montant versé est estimé à partir des dépenses que le collaborateur sera amené à engager. Pareillement, le collaborateur doit présenter ses notes de frais avec les justificatifs. Et si la somme versée ne couvre pas l’ensemble de ses dépenses, son entreprise lui rembourse la différence.

Comment mieux gérer les avances sur frais ?

Il faut savoir que cette pratique peut s’avérer complexe dans sa mise en place : l’estimation des sommes à engager ou la gestion des avances supplémentaires. Il est donc primordial de bien cadrer cette pratique au sein de votre entreprise afin de minimiser l’impact sur la trésorerie et mieux maitriser les frais de déplacement.

Pour optimiser la gestion des avances, il est possible de migrer vers une solution intelligente de gestion des notes de frais comme Expensya, qui automatise ce processus du reçu à la comptabilité en vous permettant également de gérer les avances sur frais d’une façon 100% automatisée !

Les avantages de cette solution sont multiples, en plus de gérer les avances, l’application s’occupe de prendre en charge tous les aspects complexes relatifs à la gestion des notes de frais. La saisie manuelle devient de l’histoire ancienne, la politique de dépenses est entièrement automatisée et il est même possible d’abolir l’archivage physique et de jeter définitivement le papier avec l’archivage numérique à valeur probante !