Notes de frais : guide ultime pour la gestion des dépenses
Les frais professionnels représentent les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ce dernier avance des dépenses puis sera remboursé par son entreprise. Cette démarche de remboursement s’engage à travers l’établissement de notes de frais accompagnées de justificatifs. Toutefois, certaines conditions doivent être respectées pour mener à bien ce processus.
Les types de frais professionnels
Les frais professionnels représentent plusieurs types de dépenses comme les frais de transport, les frais de restauration engagés dans le cadre d’un repas d’affaire, les frais d’hébergement engagés lors d’un voyage d’affaire ou les frais kilométriques dans le cas où le collaborateur emprunte son véhicule personnel pour l’exercice de ses fonctions.
Toutefois, toutes les dépenses engagées ne sont pas tout le temps considérées comme frais professionnels remboursables, comme le cas des frais relatifs à l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre sur le lieu de travail.
Modalités de remboursement des notes de frais
Comme cité ci-dessus, les dépenses avancées par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle lui seront remboursées par son entreprise.
Le remboursement des notes de frais, doit se faire dans le respect de certaines conditions, L’administration fiscale donne plusieurs possibilités à l’employeur. Selon l’Urssaf, l’entreprise a le choix d’indemniser ses employés selon des modalités écrites dans la clause du contrat par :
- Remboursement des frais au réel, qui consiste à verser au collaborateur les sommes réellement engagées.
- Remboursement des frais au forfait, qui permet de verser des allocations forfaitaires aux collaborateurs.
- Déduction forfaitaire spécifique.
Qu’ils soient remboursés au réel ou sous forme d’allocations forfaitaires, les frais professionnels ne sont pas imposables et bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans le respect de certaines limites.
Pour cette raison, il faut veiller à respecter les règles mises en place par l’administration fiscale.
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Remboursement des notes de frais au réel
Le remboursement des frais au réel consiste à ce que l’entreprise rembourse la somme exacte engagée par le collaborateur. Certaines conditions doivent être respectées pour appliquer ce type d’indemnisation. En effet, le collaborateur est tenu de présenter tous les justificatifs des dépenses engagées. Dans un second temps, l’entreprise soit archiver tous ces justificatifs pour les livrer à l’administration fiscale en cas de contrôle.
Cependant, il existe des limites de remboursement à respecter concernant certains types de dépenses. Le remboursement des frais au réel n’est pas forcément synonyme de remboursement total du montant des dépenses. Il s’agit d’un remboursement des dépenses réellement engagées tout en respectant la politique de dépenses, des plafonds et paliers mis en vigueur.
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Ainsi, l’entreprise peut adapter ces modalités de remboursement selon son collaborateur, la nature de la mission ou du déplacement. Un accord écrit entre les deux parties formalise la méthode de remboursement choisie.
Remboursement des notes de frais au forfait
Le remboursement forfaitaire des frais professionnels, est généralement pratiqué lorsqu’un salarié a des dépenses récurrentes et consiste à verser tous les mois, un montant pour couvrir les dépenses que ce dernier engage pour le compte de son entreprise.
Cette modalité de remboursement est assez fréquente pour les métiers à forte mobilité. Prenons l’exemple d’un commercial, qui se déplace pratiquement tous les jours. Il aura à disposition une prime mensuelle pour prendre en charge ces dépenses engagées dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Ainsi, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs et il est dispensé de la gestion de note de frais.
Obligations à respecter en cas de remboursement forfaitaire des notes de frais
- Verser une allocation globale forfaitaire au salarié afin de couvrir ses dépenses professionnelles. Attention, ces frais ne doivent pas dépasser les limites imposées par la loi afin d’être exonérés de cotisations sociales
- Le collaborateur sera parfois amené à “expliquer” les dépenses qu’il a engagées, même s’il n’est pas tenu de justifier ses frais par des factures.
Lorsqu’une entreprise décide d’adopter le régime forfaitaire pour les frais professionnels de ses collaborateurs, elle est tenue d’appliquer les barèmes prédéfinis de l’Urssaf.
Ces allocations sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales dans la limite du montant fixé par l’administration fiscale.
Découvrez les barèmes 2019 des frais professionnels
| Type d’indemnité | Montant limite | Situation |
| Indemnités de petit déplacement (frais de repas) | 6,60€ | Repas sur le lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires |
| 9,20€ | Repas en-dehors des locaux de l’entreprise sans obligation de se rendre au restaurant | |
| 18,80€ | Repas au restaurant, lors d’un déplacement professionnel | |
| Indemnités de grand déplacement | 18,80€ | Repas pour les 3 premiers mois (puis 16€ jusqu’au 24e mois et 13,20€ jusqu’au 72e mois) |
| 67,40€ | Logement et petit-déjeuner (par jour) pour les déplacements à Paris et petite couronne pour les 3 premiers mois (puis 57,30€ jusqu’au 24e mois et 47,20€ jusqu’au 72e mois) | |
| 50€ | Logement et petit-déjeuner (par jour) pour les autres départements métropolitains pour les 3 premiers mois (puis 42 ,50€ jusqu’au 24e mois et 35€ jusqu’au 72e mois) | |
| Indemnités forfaitaires liées à la mobilité professionnelle | 74,90€ / jour | Hébergement temporaire et repas pendant une durée maximale de 9 mois |
| 9,20€ | Repas en-dehors des locaux de l’entreprise sans obligation de se rendre au restaurant | |
| 125€ | Indemnisation supplémentaire par enfant (3 enfants maximum) | |
| 1875,10€ | Montant maximum de l’indemnité |
Vous pouvez consulter le Barème Kilométrique 2019 disponible dans notre ancien article. Vous pouvez également calculer vos indemnités kilométriques à l’aide de notre calculateur gratuit qui utilise le barème Urssaf.
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Application d’une déduction forfaitaire spécifique
Il est parfois possible d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour les frais professionnels. Cette pratique est seulement valable pour les salariés qui exercent certains types de métiers. Exemple de métiers concernés : artistes, personnels navigants (pilotes, mécaniciens navigants des compagnies aériennes,…), ouvriers du bâtiment, etc. Voici les obligations à respecter dans ce cas :
- Respecter le champ des professions concernées
- Veiller au respect du montant annuel maximum qui s’élève à 7600€ par salarié
- Obtenir l’accord des représentants du personnel ainsi que leur signature
- Tenir compte de la règle de non-cumul de cette déduction avec l’exonération de cotisations appliquées aux frais professionnels.
Comment optimiser la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais n’est pas toujours simple à mettre en place, en raison des nombreuses complexités administratives que contient ce processus. Les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, être justifiées, et dans la limite des montants définis par l’administration fiscale.
Plusieurs éléments entrent en jeu et font que ce processus devienne lourd, coûteux et chronophage. En effet, chaque étape de ce processus est fastidieuse et empêche vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.
Heureusement, des solutions de gestion de notes de frais existent pour mettre fin à cette activité à faible valeur ajoutée. Avec Expensya, votre processus de gestion de notes de frais est entièrement automatisé et l’enfer de son traitement sera rapidement oublié.
