Notes de frais repas : comment bien les appréhender ?
Il arrive fréquemment que les employés, durant leurs heures de travail, dépensent des coûts que l’on appelle frais professionnels, notamment lorsqu’ils sont en déplacement. Ceux-ci peuvent être soumis à un régime de remboursement, en fonction du montant et de la raison de la dépense. Pour bénéficier du remboursement de ces frais, les employés sont tenus de remplir ce qu’on appelle une note de frais. Il en existe différents types, pour différentes catégories de dépenses. Cet article s’intéressera plus particulièrement aux notes de frais repas en expliquant à quoi celles-ci correspondent, les montants d’exonération pour les employés et les informations nécessaires à leur validation.
Qu’est-ce qu’une note de frais restaurant ?
Une note de frais restaurant, aussi appelée note de frais repas, est un document justifiant le remboursement par l’employeur d’une dépense de restauration d’un employé effectuée sur son temps de travail et ne dépassant pas un certain montant fixé par le gouvernement.
La note de frais restaurant doit être de nature professionnelle, raisonnable (donc pas trop importante), justifiée, et plutôt exceptionnelle (un repas par semaine ou 5 par mois).
Il est important de noter qu’une note de frais restaurant est à distinguer d’un titre restaurant (ou ticket restaurant). Les deux options ne sont pas cumulables en même temps. Il n’est donc pas possible pour l’employé de demander un remboursement via une note de frais d’une dépense de repas payée avec un ticket restaurant.
Il existe une limite d’exonération des frais liés aux repas des employés, qui dépend du type de dépense. Le tableau ci-dessous recense les différents cas :
| Type d’indemnité | Montant d’exonération |
| Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 20,20 € |
| Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant | 9,90 € |
Pour ces montants, les employeurs pourront bénéficier de l’exonération de cotisations sociales. Au-delà, en revanche, ces dernières devront être réglées en totalité par l’entreprise. Ces plafonds sont généralement revalorisés une fois par an au 1er janvier, et se basent sur le taux prévisionnel d’évolution annuelle moyenne des prix à la consommation des ménages.
Comment justifier une note de frais restaurant ? Quelles sont les informations essentielles à fournir sur celle-ci ?
Les notes de frais sont réglementées et doivent comporter des informations précises afin de pouvoir être validées par l’employeur.
Les informations qui doivent obligatoirement être renseignées sont les suivantes :
- l’identité du salarié ;
- l’identité de l’employeur ;
- la date de la dépense ;
- la nature de la dépense ;
- les informations, le cas échéant, sur les personnes invitées par le salarié au restaurant (nom, prénom, emploi, entreprise) ;
- le montant des frais dépensés ;
- le nom du restaurant.
Il est donc important que les employés gardent les tickets de caisse ou factures après leurs dépenses de repas pour pouvoir justifier des montants dépensés, de la date, de l’endroit, du nombre de personnes présentes, etc. En effet, il est obligatoire d’être en mesure de présenter le justificatif des dépenses encourues par reçu ou facture. Si l’employé a perdu son justificatif, il lui est possible de rédiger une attestation sur l’honneur prouvant la dépense en question.
Pour une dépense d’un montant supérieur à 150 €, l’employé devra fournir une facture. En dessous, un simple reçu suffira.
Bien gérer ses notes de frais avec Expensya
Comme vu au cours de cet article, les notes de frais restaurant sont essentielles pour le bon remboursement des frais avancés par les employés sur leur temps de travail. Celles-ci doivent être complètes et comporter non seulement un certain nombre d’informations obligatoires, mais aussi un reçu justifiant la dépense. La tâche de remplir ses notes de frais peut rapidement apparaître comme une corvée et prendre plus de temps qu’il n’en faut si celles-ci sont nombreuses.
C’est pourquoi un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Expensya peut soulager cette tâche et réduire le temps et les coûts qui peuvent y être alloués. Le processus peut en effet être grandement simplifié en automatisant la reconnaissance et le remplissage des justificatifs par exemple. Grâce au logiciel OCR+ autoapprenant d’Expensya, il suffit aux employés de prendre leur reçu (ou facture) en photo pour que celui-ci soit automatiquement rentré en tant que dépense avant d’être envoyé à leur manager pour validation et transmis à la comptabilité. Les employés peuvent évidemment vérifier la véracité des informations rentrées avant de valider leurs dépenses. Finie l’expérience chronophage et bureaucratique, faire ses notes de frais n’a jamais été aussi simple.
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