Pourquoi avoir recours au paiement virtuel pour vos dépenses B2B ?
Le paiement virtuel a toujours été d’actualité et les habitudes des professionnels sont en train d’évoluer pour correspondre au rythme soutenu de la gestion des dépenses en entreprises. En effet, la gestion de ces dépenses nécessaires à l’exercice des fonctions représente souvent un fardeau pour les équipes finances. Les collaborateurs ont besoin de plus d’autonomie, ne préfèrent plus avancer des frais sur leur budget personnel et les flottes de cartes dans l’entreprise ne font plus l’affaire. L’idéal pour adresser cette problématique est de leur fournir des cartes de paiement virtuelles, qui sont aujourd’hui un moyen de paiement innovant, efficace et surtout sécurisé. Découvrez dans ce qui suit les avantages de recourir au paiement virtuel pour optimiser vos dépenses B2B
Qu’est-ce que le paiement virtuel
Les paiements virtuels remplacent les paiements par chèque, en espèces et par carte de crédit par des paiements effectués via un numéro de carte virtuelle.
Ce numéro unique à 16 chiffres est généré automatiquement et envoyé au fournisseur dès réception de la facture. Le numéro ne peut être utilisé qu’une seule fois, pour payer des factures spécifiques à un fournisseur particulier. Les paiements virtuels sont envoyés et reçus via un processeur de paiement virtuel.
Ces paiements peuvent être coordonnés avec vos logiciels de comptabilité ou avec un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Comment payer en ligne grâce à une carte bancaire virtuelle ?
Une carte virtuelle est une représentation numérique d’une carte de crédit qui est généralement générée pour une utilisation spécifique, comme le paiement d’une facture de fournisseur ou d’un bon de commande. Les cartes virtuelles sont générées instantanément, avec un budget prédéfini en fonction des dépenses que le détenteur va engager. En effet, l’administrateur du compte pourra à tout moment activer ou désactiver la carte du collaborateur selon le besoin. Chaque carte virtuelle possède un numéro unique qui garantit la sécurité et réduit les risques de fraude ou de vol. Cela permet aux employés d’utiliser une carte de paiement en garantissant un respect de la politique de dépenses de l’entreprises et sécurité de ses fonds.
Les cartes virtuelles utilisent un numéro unique de 15 ou 16 chiffres qui est généré automatiquement. Le paiement n’est autorisé que pour le fournisseur désigné et pour un montant déterminé. Ces informations, ainsi que le détail du paiement, sont envoyées par courriel au prestataire en toute sécurité. Le prestataire soumet ensuite la transaction. Avec les cartes virtuelles intégrées à une plateforme de gestion des dépenses d’entreprise moderne, la transaction est automatiquement réconciliée avec le bon de commande associé une fois le paiement effectué.
Quels sont les avantages du paiement virtuel dans un cadre B2B?
Sécurité
Selon un récent rapport d’enquête de J.P. Morgan, 74 % des entreprises ont été la cible de fraudes aux paiements en 2020. Les méthodes les plus ciblées étant les chèques, les cartes de crédit/débit et les virements. De plus, le fait de partager les cartes en entreprise est une pratique courante avec des risques très élevés tel le vol, la perte et la fuite de données.
Les cartes virtuelles ont l’avantage de pouvoir être utilisées en toute sécurité grâce au numéro de carte aléatoire généré à chaque transaction.
Améliorer les cash-flows
Les cartes virtuelles étant une méthode de paiement rapide, les données sur les cashflows de votre entreprise sont plus précises. Les données de Xero montrent que 28 % des propriétaires de PME britanniques déclarent que la gestion des cash-flows est un défi majeur et que le délai moyen de paiement d’une facture est de 39 jours.
Avec les paiements par carte virtuelle, le fonds de roulement de votre entreprise peut être optimisé car les paiements sont effectués instantanément. Ainsi, les équipes financières n’auront pas besoin de retenir les fonds plus longtemps que nécessaire.
Des informations en temps réel sur les budgets
Les solutions intelligentes en mode SaaS comme Expensya vous permettent de gérer les limites de dépenses en temps réel. Décomposer votre budget et l’allouer dans différentes cartes virtuelles instantanément est bien mieux que d’avoir à gérer de multiples comptes de paiement.
Sécuriser l’accès aux fonds de l’entreprise
Les cartes virtuelles peuvent également être utilisées lorsque votre équipe a besoin d’effectuer des achats pour l’entreprise en dehors des paiements traditionnels des factures des fournisseurs. Vous pouvez émettre une carte virtuelle en un seul clic, suivre les transactions et autoriser des politiques de dépenses pour chacune des cartes afin de ne pas avoir à vous soucier de dépenses excessives.
Les cartes virtuelles présentent également certains inconvénients, car les fournisseurs doivent accepter les paiements par carte, ce qui dépend toujours de la technologie qu’ils utilisent et, dans certains cas, vous pouvez encourir des frais plus élevés que pour les paiements traditionnels par virement ou par chèque. C’est pourquoi il est toujours bon de vérifier les frais de change, les frais mensuels de la carte et le type de carte.
Expensya vous fournit vos cartes de paiement virtuelles !
Grâce au nouveau module paiement augmenté d’Expensya, vous pouvez désormais simplifier vos processus de paiement virtuel en toute sécurité. Générez autant de cartes virtuelles Expensya que vous souhaitez, accordez une à chaque collaborateur, et suivez leurs dépenses en temps réel tout en favorisant leur autonomie et en accordant un budget à ne pas dépasser.
