Pourquoi nous avons lancé notre module de paiement Expensya

Des cartes de paiement professionnelles chez Expensya ? C’est une réalité depuis début 2022. De la note de frais au paiement, il y a un grand pas. Pourquoi ajouter ce module à notre offre ? Pourquoi maintenant ? C’est le moment de tout vous expliquer.

La note de frais, première étape pour automatiser la gestion des dépenses professionnelles  

Lorsque Karim Jouini et Jihed Othmani fondent Expensya en 2014, leur ambition est claire : simplifier et automatiser au maximum la gestion des données des directions financières. Quel meilleur point d’entrée que la note de frais, un processus géré à mi-chemin entre le papier et Excel, chronophage et complexe ?  

Nous avons ensuite développé d’autres modules de gestion des frais professionnels pour compléter notre plateforme SaaS, devenant un acteur clé de l’expense management. Avec Expensya, les frais professionnels sont sur pilotage automatique. Plus de 500 000 personnes utilisent aujourd’hui notre solution au quotidien, et nous avons fait économiser l’équivalent de 2 millions d’heures de travail à nos clients rien qu’en 2021. 

L’an dernier, nous avons également réalisé une levée de fonds de 20 millions de dollars pour poursuivre notre développement et investir dans la création d’un nouveau produit. Nous y sommes : nous avons lancé nos cartes professionnelles Expensya, et notre offre de paiement Smart Spend.  

Les difficultés de gestion des dépenses en entreprise 

Pourquoi s’attaquer à ce sujet ? 

Soyons honnêtes, dans la plupart des entreprises, la gestion des cartes bancaires est un enfer. Les cartes sont souvent réservées aux équipes dirigeantes, elles passent de main en main quand un collaborateur doit effectuer un paiement, le code de validation est envoyé sur le téléphone du propriétaire de la carte… En bref : le processus de paiement est terriblement inefficace et fait perdre du temps à tous. C’est encore sans compter la course aux justificatifs de paiement en fin de mois, ainsi que le temps à passer pour rapprocher les reçus des transactions.  

Par ailleurs, les directions financières manquent de visibilité sur les dépenses engagées et ne contrôlent pas l’utilisation faite des cartes corporate. Elles n’obtiennent une vision qu’a posteriori, une fois les dépenses rapprochées en comptabilité.   

Pourquoi lancer un module de paiement maintenant ?  

 Les difficultés de gestion des dépenses professionnelles sont à mettre en regard d’un environnement qui se complexifie.  

• Démocratisation du télétravail  La crise sanitaire a boosté la transformation des modes de travail. Le télétravail s’est démocratisé et amène les entreprises à revoir leurs processus – en premier lieu, les processus financiers.  
• Croissance des paiement B2B en ligneLe recours à des services en ligne (notamment les logiciels SaaS) ne cesse d’augmenter. Ils requièrent un paiement par carte, contrairement à d’autres services qu’il était possible de payer par virement, à réception de facture, par le passé.   

• Évolution de la réglementation La réglementation évolue régulièrement. Pour pouvoir s’y adapter, il est nécessaire de s’appuyer sur des outils paramétrables et efficaces, qui simplifient son application.  

Ces trois facteurs combinés amènent les directions financières à réorganiser leurs processus. Comment organiser les dépenses des salariés en étant à distance ? Comment un salarié peut-il être autonome ? Quels processus de contrôle mettre en place ? Et même : comment décentraliser les processus d’achats, en toute sérénité ?  C’est précisément pour accompagner les directeurs financiers et leurs équipes dans cette transformation que nous avons lancé notre solution de paiement.  

Une solution de paiement globale : des cartes professionnelles, connectées à notre plateforme SaaS 

Nous avons décidé de réunir au sein d’une plateforme unique toutes les fonctionnalités dont nos clients ont besoin. Les cartes de paiement, c’est bien. Mais c’est le couplage avec la plateforme logicielle qui fait toute la différence. Et nous permet d’offrir une solution globale de gestion des dépenses professionnelles.  

Une solution de paiement de bout en bout 

Les cartes de paiement Expensya sont des cartes Mastercard à débit immédiat. Contrairement aux cartes bancaires traditionnelles, les cartes Expensya sont paramétrables : plafonds de dépenses, jours et horaires d’utilisation, catégories de marchands autorisés…  

Nos cartes sont connectées à notre plateforme SaaS. À chaque transaction, les informations du paiement sont automatiquement récupérées dans notre logiciel.  

Les avantages de notre solution de paiement  

 Notre solution de paiement offre 3 avantages aux directions financières :  

• Contrôle des budgets : le DAF choisit les collaborateurs qui bénéficient des cartes de paiement et définit leurs règles d’utilisation. Connectées à un budget préapprouvé, aucun euro n’est dépensé sans validation.   
• Vision en temps réel sur les dépenses : chaque dépense engagée est immédiatement visible sur la plateforme en ligne Expensya, imputée au budget défini en amont. Finies les mauvaises surprises.   
• Gain de productivité : toutes les dépenses engagées par les collaborateurs sont conformes à la politique de l’entreprise. Economies d’argent d’une part, mais aussi de temps grâce à des processus simples, efficaces et automatisés (intégration comptable). 

Notre solution de paiement fait gagner 2 jours par mois en comptabilité fournisseurs aux entreprises. Les collaborateurs sont autonomes, le compte bancaire de l’entreprise, sécurisé, et la politique des dépenses, respectée. Entrez dans l’ère du Smart Spend avec Expensya !