Qu’est-ce qu’une facture électronique et quel impact pour les entreprises françaises ?
Selon le code général des impôts, les factures électroniques, également appelées e-invoices, sont des factures émises, transmises et reçues sous une forme dématérialisée et qui comportent nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée. Cela signifie que les factures ne sont plus émises sous forme papier ou PDF, mais directement sous forme numérique, et sont envoyées électroniquement pour paiement.
Généralement, cela englobe les formats de données structurées tels que UBL, CII et Factur-X (comprenant un PDF et un fichier XML) en France.
En résumé, la facture électronique diffère de celles image et papier en ce sens qu’elle présente un format de données purement sémantique. Une simple numérisation ou un document PDF ne sont pas des factures électroniques selon les exigences de l’UE. Toutes les informations répertoriées sur une telle facture peuvent être importées directement dans un autre système logiciel. La base de la facture électronique est un format XML, qui ne convient pas à la lecture directe, mais qui peut être utilisé pour le traitement numérisé.
Avantages d’une digitalisation globale
La facture électronique présente de nombreux avantages. Elle est non seulement plus économique que sa version papier traditionnelle, mais aussi plus écologique. Une réduction de la consommation de papier peut avoir un impact positif sur l’environnement, car moins de ressources sont utilisées et les émissions de CO2 liées à l’envoi des factures sont réduites.
Une facture électronique peut plus facilement être émise car elle prend moins de temps à être créée. De plus, la gestion en est considérablement facilitée car des logiciels peuvent extraire et traiter automatiquement les données qu’elle contient. Cela permet de supprimer les tâches manuelles et d’accélérer les processus pour les entreprises. Les erreurs de saisie peuvent également être considérablement réduites lorsque des comptes sont préétablis dans ce cadre et que des contrôles de doublons ou de crédibilité sont effectués automatiquement. Les e-invoices permettent donc de raccourcir les délais entre l’émission et le paiement.
Utiliser la facturation électronique peut également permettre une réduction des litiges potentiels et de la fraude à la TVA.
Comptabilité 4.0 et perspectives d’avenir pour la facture électronique : quand arrive-t-elle en France ?
En France, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures sous format électronique à destination du secteur publique. Celles-ci sont traitées sur la plateforme dématérialisée Chorus Pro. Les transferts interentreprises ne sont néanmoins pour l’instant pas soumis à cette obligation et l’utilisation de l’e-invoice dans ce cadre reste minoritaire.
À partir de 2024, la situation de la facturation électronique en France connaitra une nouvelle avancée significative.
En effet, il deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA d’être en mesure d’assurer la réception des factures électroniques, sous les formats Factur-X, UBL ou CII. Les formats JPEG, PDF et PNG ne seront à termes plus acceptés. Cette obligation devait initialement entrer en vigueur à partir du 1er juillet 2024 et fait suite à la loi du 30 décembre 2022 de finances pour 2023 ainsi qu’à l’ordonnance du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique.
Le gouvernement a néanmoins annoncé son report dans un communiqué de presse datant du 28 juillet 2023, sans définir de nouvelle date. Cette mesure vise à renforcer l’efficacité des échanges commerciaux et à favoriser la transition numérique des entreprises.
L’obligation d’émission de ce type de facture sera, quant à elle, échelonnée dans le temps en fonction de la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises (GE) devront s’en acquitter dès le 1er juillet 2024, tandis que les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront jusqu’au 1er janvier 2025. Les microentreprises ou petites et moyennes entreprises (PME) seront soumises à cette obligation à partir du 1er janvier 2026. L’agenda décrit ci-contre est le plan de déploiement initial annoncé par le gouvernement, de nouvelles dates seront néanmoins très certainement communiquées.
Ainsi, d’ici la nouvelle date butoir qui sera définie par le gouvernement au sein de la loi de finances pour 2024, il est essentiel que les entreprises françaises se préparent à recevoir des factures électroniques. Pour les grandes entreprises, il est par ailleurs important qu’elles se préparent également à en émettre. Pour ce faire, elles devront se familiariser avec les outils et les normes en vigueur, ainsi que mettre en place les systèmes nécessaires pour générer, envoyer et archiver les factures électroniques de manière sécurisée et conforme à la réglementation. Elles devront notamment choisir une plateforme accréditée pour la réception et la transmission des e-invoices. Cette plateforme pourra être le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation privée (PDP) immatriculée par l’administration fiscale.
Comme pour tout type de facture, les e-invoices devront être conservées et accessibles durant le minimum légal requit par la loi.
Expensya traite les factures électroniques et les justificatifs papier
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Expensya travaille dès à présent pour être en capacité de recevoir les factures électroniques via les partenaires PDP ou PPF. Une fois que la date butoir définie par le gouvernement sera passée et que les entreprises commenceront à recevoir ou émettre ce type de facture, Expensya sera en mesure de les lire et les traiter.
Par ailleurs, les factures papier ou celles reçues par e-mail peuvent toujours être directement transmises à Expensya. Elles sont ensuite automatiquement saisies et ajoutées au compte de l’utilisateur, que la facture apparaisse dans le corps de l’e-mail ou qu’elle se trouve dans une ou plusieurs pièces jointes.
