Qu’est-ce que le T&E et pourquoi est-il important ?
À l’heure du Big Data et de la digitalisation des processus, de nombreuses entreprises s’intéressent à la gestion et au contrôle des frais de déplacement de leurs collaborateurs. En effet, ces dernières souhaitent avoir plus de visibilité sur ces frais afin d’optimiser leur budget de voyages d’affaires, maîtriser les coûts engendrés et bien définir leur politique voyage. Fréquemment utilisé dans le secteur du voyage d’affaires, le T&E suscite bon nombre de questionnements chez les professionnels. Qu’est-ce que le T&E ? Pourquoi est-il si important au sein d’une entreprise ? C’est ce que notre équipe de rédaction vous dévoile à travers un nouvel article de blog !
Que signifie le T&E ?
Le terme « T&E » signifie littéralement « Travel & Expense » ou « Travel & Entertainment » i.e « frais de déplacement ». Ces frais de déplacement professionnels représentent principalement les coûts opérationnels d’une entreprise par ses collaborateurs lors d’un voyage d’affaires. Maîtriser et gérer ces frais permet à l’entreprise d’avoir une visibilité globale sur les diverses dépenses engagées par les collaborateurs lors d’un déplacement professionnel, de tracer plus facilement les données, tout en s’assurant que l’ensemble des frais sont conformes à la politique voyage de l’entreprise.
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Quels sont les types de frais de déplacement ?
Les frais de déplacement désignent toutes les dépenses engagées par un collaborateur lors d’un déplacement professionnel. Les T&E comprennent ainsi les frais professionnels de voyage tels que le transport, les repas, l’hébergement et autres frais nécessaires à la réalisation d’une mission (équipements, internet…).
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Que représentent les T&E pour l’entreprise ?
Vous l’aurez compris, les T&E représentent l’ensemble des coûts associés aux déplacements professionnels pour des activités liées au développement de l’entreprise.
D’après une étude menée par Forrester, ce type de frais est placé en deuxième position en termes de complexité de gestion, juste après les salaires. Selon le groupe Aberdeen, « les dépenses professionnelles liées aux voyages et aux divertissements représentent de 8% à 12% du budget total moyen de l’entreprise ».
Ces chiffres reflètent toute l’importance de ces coûts qui doivent être régulièrement analysés et maîtrisés par l’entreprise pour veiller au respect de la politique voyages et ainsi réduire les dépenses. En effet, suivre avec précision ces coûts inhérents à la gestion des frais de déplacement et les contrôler est une pratique à adopter pour les entreprises en quête de performance économique.
Comment gérer les T&E ?
Grâce à la transition vers l’industrie 4.0 et l’automatisation des processus, de nombreux logiciels tel que Excel, longuement utilisés par les entreprises, sont désormais devenus chronophages et représentent aujourd’hui une perte de temps considérable pour les collaborateurs.
La gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires n’a jamais été aussi simple avec l’utilisation de solutions dédiées, dotées de fonctionnalités innovantes. C’est dans ce contexte qu’Expensya a été pensée pour garantir une meilleure gestion et contrôle des dépenses engagées lors des déplacements professionnels.
Grâce à sa technologie intelligente de reconnaissance d’images OCR+ (Optical Character Recognition), la création, le transfert et la validation des dépenses se font au fil de l’eau, et le contrôle est automatisé. Les validateurs ont la possibilité d’approuver ou de rejeter les dépenses en un seul clic, et de configurer des règles de dépenses spécifiques à la politique de l’entreprise. Dites adieu aux factures qui s’accumulent et regagnez le contrôle sur votre gestion des dépenses avec une solution de gestion des dépenses en entreprise agile et automatisée !
Fraude aux frais de déplacement : une pratique courante
C’est un fait : les frais de déplacement professionnels sont déductibles des impôts et doivent être déclarés par les entreprises. Il est donc primordial que les entreprises prennent toutes les mesures nécessaires pour éviter un redressement de l’URSSAF et de l’administration fiscale.
Malgré la mise en place de procédures strictes, les dépenses T&E sont sujettes à la fraude. En effet, le rapport publié en 2018 de l’Association of Certified Fraud Examiners aux Nations, près de 21% des fraudes dans les petites entreprises sont dues au remboursement des dépenses. Dans les grandes entreprises, la fraude des T&E représente 11% et peut prendre la forme de reçus dupliqués, de faux remboursements ou encore de notes de frais modifiées. Le non-contrôle des dépenses peut ainsi prendre une envergure considérable et avoir des conséquences sur la pérennité de l’entreprise.
Cette transition, passant des méthodes classiques de gestion de frais de voyage à un système de gestion automatisée comme la solution Expensya, devient un réel besoin pour les entreprises afin de limiter et d’éviter considérablement les risques de fraudes. Expensya analyse en profondeur toutes les dépenses engagées par les collaborateurs et détecte les dépenses dupliquées ou non conformes. Ceci est possible via un module BI avancé basé sur les technologies Data Lake et avec un rendu généré par Power BI et divers algorithmes, le tout via une plateforme intuitive.
