Quels moyens de paiement proposer à ses équipes ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou la nature de votre activité, il est important d’aborder le sujet des moyens de paiement de vos collaborateurs. En effet, il s’agit d’un choix stratégique qui aura des retombées sur le moyen, court et long terme. Votre but principal est de trouver le moyen de paiement qui vous facilitera la vie et vous fera gagner en productivité.
L’objectif est donc de mettre en place un moyen de paiement automatisé, sécurisé et évolutif.
Pour cela, il est impératif de se renseigner sur les différents moyens de paiement possibles pour les entreprises, et de savoir distinguer entre elles, tout en ayant une compréhension claire des avantages et inconvénients de chacun d’eux.
En tant que directeur financier ou chef d’entreprise, vous êtes responsable de choisir entre les différentes solutions de paiements classiques et modernes. Nous vous proposons à cet effet de découvrir les différents moyens de paiement qui s’offrent à vous.
Paiement en liquide
Le paiement en espèces entre professionnels est possible. Cependant, suivant le décret n° 2015-741 qui vise à minimiser les fraudes fiscales, les trafics et le blanchiment d’argent, le plafond d’espèces maximum pour les entreprises fiscales françaises est fixé à 1 000 € seulement.
Même la rémunération d’un salarié peut s’effectuer en espèce si le salaire ne dépasse pas les 1 500€ net par mois.
La loi autorise aussi le paiement des impôts et taxes en espèces pour les professionnels si le montant est inférieur à 300€.
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Au-delà de ces plafonds, les entreprises sont dans l’obligation de payer par chèque, carte, ou prélèvement bancaire.
Le paiement en espèce est déconseillé pour les professionnels, car il augmente le risque de fraude et d’erreur humaine et ne permet pas d’assurer une traçabilité fiable des transactions des collaborateurs.
Paiement par lettre-chèque
La lettre-chèque est un document composé par une lettre d’accompagnent et un chèque détachable qui est régi par les mêmes réglementations applicables aux chèques ordinaires.
La lettre chèque est utilisée pour régler des factures et payer des fournisseurs sans avoir besoin de leurs coordonnées bancaires et ni d’un carnet de chèques.
Les lettres-chèques peuvent être remplies automatiquement par le biais d’un logiciel informatique. Elles doivent par la suite être imprimées.
Du côté du bénéficiaire, la lettre-chèque est utilisée de la même manière qu’un chèque ordinaire : elle est encaissée chez la banque du bénéficiaire dont le compte sera crédité par le montant du chèque après une période spécifique.
L’avantage de l’utilisation de la lettre-chèque est qu’elle permet aux professionnels de régler des bénéficiaires sans détenir leurs coordonnées bancaires.
Elles sont également utilisées comme un moyen promotionnel où figurent le logo de l’entreprise et un message promotionnel.
Ce moyen de paiement facilite la comptabilité durant sa durée de vie légale qui a été réduite à 6 mois seulement en 2016, suite à l’actualisation de la loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.
Les entreprises souhaitant utiliser les lettres chèques peuvent les produire à travers des banques ou des établissements indépendants, régis par le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire (CFONB) ou obligatoirement obtenir la certification NF K11-1121.
Les virements bancaires
Le virement bancaire est une transaction déclenchée par le titulaire du compte de votre entreprise, à partir duquel une somme est transférée vers le compte bancaire du destinataire (fournisseur, prestataire de service, etc.).
Ce dernier ne doit pas forcément appartenir à votre réseau bancaire pour que le virement s’effectue avec succès.
Les prélèvements bancaires
Il s’agit d’accorder le droit au fournisseur de l’entreprise de retirer un certain montant directement sur son compte bancaire.
Les prélèvements bancaires sont tout d’abord des transactions automatisées, qui facilitent le rapprochement des factures avec des sommes invariables : loyer, abonnements mensuels…
Il suffit que vous donniez l’autorisation à votre fournisseur doté d’un relevé d’identité bancaire (RIB) ou d’un relevé d’identité postale (RIP) pour effectuer des prélèvements de manière périodique.
Quelle est donc la différence entre virement bancaire et prélèvement bancaire ?
La différence réside essentiellement dans l’émetteur de la transaction.
Dans le cas des virements bancaires, le titulaire du compte de l’entreprise est celui qui verse la somme dans le compte du fournisseur. C’est à dire que la transaction est ordonnée par la personne qui verse le montant.
En revanche, les prélèvements bancaires sont des transactions ordonnées par la personne qui va recevoir l’argent (le fournisseur, le bénéficiaire). C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les prélèvements ne peuvent s’accomplir qu’avec une autorisation préalable du titulaire du compte de l’entreprise.
Les cartes bancaires
Les cartes bancaires sont délivrées par la banque du professionnel. Elle lui permet d’effectuer des paiements en ligne, des paiements chez les commerçants qui les acceptent et de retirer des billets.
Il existe plusieurs types de cartes bancaires :
- Les cartes à débit différé
- Les cartes à débit immédiat
- E-cartes (cartes virtuelles)
- Les cartes sans contact
- Les cartes de retrait
- Cartes de paiement…
Chacune d’elles a ses spécifiés et ses usages qui diffèrent selon le besoin de titulaire.
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Les cartes bancaires classiques
Les cartes bancaires classiques (ou basiques) permettent aux professionnels d’effectuer des paiements en France ou à l’étranger. Il s’agit de cartes de paiement internationales à débit immédiat ou différé.
- Cartes à débit immédiat : les transactions passent en temps réels. Le compte bancaire est débité au jour le jour. Ce type de cartes coûte environ 40€ par mois.
- Cartes à débit différé : toutes les transactions effectuées au cours du mois passent ensemble à une date fixe de manière périodique. Les retraits de billets sont débités du compte immédiatement. Ce type de carte coûte 43€ par mois.
Si les cartes bancaires sont couplées à un montant fixe renouvlable, on parle dans ce cas de carte bancaire de crédit.
Les cartes bancaires basiques sont plafonnées à 2400€ par mois (30 jours) pour les paiements et 300€ par jour pour les retraits.
Ces plafonds peuvent être modifiés en accord avec la banque.
