Remboursement frais de déplacement professionnel : que faire passer en note de frais ?

Les déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents au sein de nombreuses entreprises. Obligation légale pour l’entreprise, cette dernière se doit de payer les frais de voyage de ses collaborateurs lors des missions professionnels.

Dans ce cas, la note de frais permet aux employés de soumettre de manière mensuelle toutes les dépenses payées lors de l’exercice de leur activité professionnelle. Ainsi, l’employeur prendra connaissance des différentes dépenses et procédera au remboursement des frais professionnels des salariés.

Par ailleurs, dans le cadre d’un voyage professionnel, il n’est pas possible pour les employés de soumettre n’importe quel type de dépense en notes de frais. Donc, qu’est-il possible de faire passer en notes de frais lors d’un déplacement professionnel ? Qu’est-ce qu’un frais professionnel et quels sont les différents types de dépenses acceptées par l’entreprise ? C’est l’occasion de tout savoir pour s’assurer de la conformité des procédures de votre entreprise, surtout en cas de contrôle par l’Urssaf !

Les frais de déplacement professionnel, qu’est-ce que c’est ?

Les frais de déplacement professionnels englobent les dépenses encourues par un salarié lorsqu’il doit effectuer des déplacements dans le cadre de son travail. Ces dépenses peuvent inclure les coûts liés aux modes de transport tels que les frais kilométriques, les billets de transport, les taxis, les frais de stationnement, etc. En outre, ces frais peuvent couvrir les dépenses liées à l’hébergement et aux repas pris par le salarié pendant ses déplacements, ainsi que toutes les autres dépenses engendrées par l’exercice de ses obligations professionnelles telles que les frais de téléphone, les frais postaux et les fournitures diverses.

Important :

• Les frais professionnels peuvent faire l’objet d’un remboursement aux frais réels ou au forfait qui sont exonérées de cotisations sociales, et ce dans une certaine limite fixée.
• Les frais doivent impérativement être justifiés, proportionnés et engagés dans l’intérêt de votre entreprise.

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Il existe donc différents types de dépenses que vous pouvez passer en notes de frais. Mais lesquels ?

Remboursement des frais de déplacement professionnel

Lorsqu’un salarié effectue des déplacements professionnels, il peut être amené à avancer des frais pour couvrir les dépenses liées au transport, à l’hébergement, à la restauration, etc. Afin d’obtenir le remboursement de ces dépenses, le salarié doit fournir une note de frais de déplacement.

Note de frais de déplacement professionnel, qu’est-ce que c’est ?

Les notes de frais de déplacement professionnel sont des documents qui permettent à un employé de demander le remboursement des frais qu’il a engagés lors de ses déplacements professionnels.

Les notes de frais de déplacement doivent généralement inclure des informations telles que les dates de déplacement, les lieux visités, les montants dépensés et les justificatifs de paiement correspondants (factures, reçus, etc.). On distingue différent types de notes de frais de déplacement professionnel !

• Notes de frais de transport
• Notes de frais de repas ou frais de bouche
• Notes de frais d’hébergement
• Notes de frais kilométriques

Comment sont remboursés les frais de déplacement professionnel

Remboursement des frais professionnels de transport :

Les frais de transport professionnels regroupent toutes les dépenses qui impliquent un moyen de transport pour réaliser une mission à des fins professionnels.

Très fréquents et communs, ils concernent précisément tous les déplacements professionnel à partir de l’endroit où se trouve l’entreprise. En effet, les frais domicile-travail ne seront pas pris en compte dans le remboursement des frais de déplacement professionnel.

De manière générale, les moyens de transport les plus utilisés sont le taxi, train, avion ou bateau. Nul besoin de vous rappeler que vous devez impérativement posséder un justificatif afin de pouvoir vous faire rembourser.

Bon à savoir :

• Dans certains cas, l’entreprise peut exiger le billet de train ou la carte d’embarquement comme preuve de justificatif pour éviter tout risque de fraude.
• Si un employé est amené à utiliser sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, ce dernier peut se faire rembourser en fonction du barème kilométrique. Dans ce cas, il est conseillé d’utiliser une solution de gestion des frais kilométriques pour le calcul de la distance ainsi que le contrôle et la vérification des données.

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D’autres dépenses sont également liées aux déplacements professionnels, à savoir :

•  Les péages et frais de stationnement : ces dépenses sont remboursées comme tous les autres types de frais, c’est-à-dire sur présentation de justificatifs. Dans certains cas, quelques entreprises équipent même leurs collaborateurs d’un badge de télépéage pour faciliter la gestion de ce type de frais.
• Les contraventions : dans le cas où elles sont affectées à une voiture de fonction, l’entreprise peut payer les PV et les refacturer aux collaborateurs concernés. De manière générale, les organisations tendent à ne pas dénoncer leurs salariés, sauf en cas de faute grave ou répétée.

Remboursement des frais de repas de bouche

Les frais de repas ou de bouche impliquent toutes les dépenses liées à la restauration qui sont payées dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement professionnel.

En général, la nature de ces dépenses désigne les repas, le restaurant, ou encore les achats alimentaires réalisés en grande surface. A noter que l’entreprise soumis les frais de bouche à un plafond dont l’employé se doit de prendre connaissance.

À partir du 1er septembre 2022, les indemnités de repas ont été augmentées de 4%. Depuis cette date, le barème des indemnités de repas est le suivant :

• 7,10 € pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail.
• 9,90 € pour l’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise pour le salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant.
• 20,20 € pour l’indemnité de repas du salarié qui est contraint de prendre son repas au restaurant.

Au 1er janvier 2023, ce barème est toujours en vigueur et n’a subi aucun changement.

Important : il arrive que vous soyez amené à inviter des clients ou des prospects à déjeuner dans le cadre d’un repas d’affaires. Ces notes de frais sont très surveillées car propices aux dépassements ou aux éventuelles fraudes. Les dépenses doivent être raisonnables et les justificatifs doivent être conformes aux obligations légales.

Remboursement des frais professionnels d’hébergement

Les frais d’hébergement concernent toutes les dépenses liées au logement de l’employé dans le cadre d’un voyage professionnel.

En hôtel ou via une plateforme d’hébergement collaboratif, les frais d’hébergement sont remboursés et valides lorsque le salarié se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus d’1 h 30 en transport en commun.

Vous l’aurez compris, ces dépenses doivent être justifiées, raisonnables et proportionnées selon la mission du collaborateur.

Bon à savoir : les notes de frais d’endroits luxueux (5 étoiles) sont peu appréciées par l’Urssaf. En effet, l’organisme pourrait les requalifier en avantage en nature.

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Les frais professionnels :

Les frais professionnels concernent tout ce qui englobe les achats liés à des petits équipements ou des frais nécessaires à la bonne réalisation de la mission professionnelle. Lesquels ?

• Abonnement à un service.
• Ticket d’entrée dans un salon
• Forfait téléphonique etc.

Même procédé que pour les précédents frais, toute dépense devra être justifiée avant d’être soumise pour validation, puis remboursement.

Par ailleurs, vu le nombre important de déplacements, les frais professionnels peuvent s’accumuler rapidement. De ce fait, si votre organisation n’est pas équipée d’un outil dédié à la gestion des notes de frais, le traitement des frais professionnels devient alors chronophage et difficile à gérer.

Pour cette raison, nous vous conseillons d’opter pour une solution intelligente et digitale des notes de frais pour un gain de temps précieux ainsi qu’une meilleure gestion et contrôle des dépenses de l’entreprise.

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