Top 3 des dépenses passées en notes de frais pendant les vacances

Les périodes de fêtes propices aux départs en vacances, aux dîners d’affaires et aux cadeaux clients sont souvent associées à un nombre record de dépenses et notes de frais. Les fêtes de fin d’année peuvent représenter un budget important, et particulièrement pour l’entreprise, si les collaborateurs se prêtent à certains dépassements.

En effet, les employés entraînent de grandes dépenses pour l’employeur et cette part tend à augmenter lorsque ces derniers passent en notes de frais des dépenses personnelles engagées pour le compte de l’entreprise.

Pour cette raison, notre équipe rédaction a concocté pour vous les 3 principales dépenses récurrentes que les collaborateurs ont tendance à glisser dans leurs notes de frais. Les voici !

Les cadeaux :

Afin de développer les relations commerciales de l’entreprise, les collaborateurs sont souvent amenés à effectuer des dépenses professionnelles, mais pas n’importe lesquelles. Offrir aux clients, fournisseurs ou partenaires divers cadeaux est une tendance courante utilisée par les entreprises pour fidéliser un tiers ou le remercier suite à une collaboration.

La majorité des cadeaux sont déductibles fiscalement dans le cas où ils respectent les règles suivantes :

• Les cadeaux doivent être offerts dans l’intérêt de l’entreprise.
• La valeur des cadeaux doit être raisonnable.
• Les cadeaux ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles.

Par ailleurs, les dépenses engendrées pour ce type de frais représenteraient une somme conséquente pour l’entreprise. En effet, dans le cas où la politique de dépenses est floue, voire quasiment inexistante, l’entreprise peut se retrouver à rembourser une somme importante aux collaborateurs, faute de contrôle et de gestion efficace des notes de frais. Fixer un plafond de dépenses par type de frais dans la limite d’un montant raisonnable devient alors indispensable pour cette dernière.

N’hésitez pas à consulter notre article sur les coûts cachés d’une gestion inefficace des notes de frais

Bon à savoir : les cadeaux dont le montant TTC ne dépasse pas 69 € permettent à l’entreprise de récupérer la TVA. Ce plafond a été mis en place par l’administration fiscale et est revalorisé tous les cinq ans.

Les repas :

Les employés dépenseraient beaucoup plus pour leurs fins personnelles, et font passer des dîners avec leur famille et leurs amis pour des invitations clients.

Le nombre de repas d’affaires non autorisés en 2019 aurait augmenté de 7 fois, comparé à l’année 2018.

Pour cette raison, pour toutes les dépenses de repas des employés, la note de frais doit être détaillée et doit indiquer le montant de la note de restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation pour procéder au remboursement de la note.

C’est un fait : mettre en place une politique de dépenses au sein d’une entreprise devient primordial, et se doit d’être créée au plus tôt pour permettre de minimiser les coûts, de gagner du temps au niveau de la validation et d’avoir une gestion optimale des notes de frais.

Découvrez en détails comment mettre au point une politique de dépenses

L’alcool :

Nul besoin de rappeler que la consommation d’alcool double considérablement pendant les vacances et fêtes de fin d’année.

Les dépenses engagées pour ce type de frais représenteraient également une somme conséquente pour les entreprises. Mais est-ce que les collaborateurs peuvent passer de l’alcool en note de frais ? Réponse : la décision revient à l’employeur !

Dans le cas où l’entreprise n’autorise pas le remboursement de l’alcool, il arrive que certains collaborateurs glissent ce type de dépense en note de frais, à travers un reçu contenant la note globale du repas, sans détails de la consommation. Cette tendance a un impact négatif dans l’économie de l’entreprise car l’employeur ne peut pas voir les détails de la note, et donc récupérer les TVA adaptées.

Important : il est indispensable que chaque employé justifie sa dépense à l’aide d’un reçu détaillé. De cette manière, l’employeur pourra récupérer les TVA adaptées.

Il est encore une fois fondamental de disposer d’une politique de remboursement des notes de frais précise, pour éviter les mauvaises surprises.

Bien que nous ne recommandions pas d’éteindre l’atmosphère de joie des fêtes de fin d’année en optant pour une politique de dépenses stricte, l’entreprise peut continuer de récompenser ses collaborateurs pour leur travail tout en adoptant une stratégie qui s’aligne avec le budget et les objectifs de l’organisme.

La gestion des notes de frais peut ainsi tourner au casse-tête si aucune règle n’est définie dès le départ. Par conséquent, pour avoir une meilleure visibilité, contrôle et suivi des dépenses professionnelles, notre solution de gestion des notes de frais vous permettra de fixer des plafonds et règles de remboursement pour clarifier tout le processus lié aux déplacements professionnels des employés.

En adoptant une solution digitalisée qui automatise le traitement des notes de frais, ceci permettra de réduire les risques de fraudes ainsi que les coûts cachés d’une gestion inefficace des notes de frais.

L’équipe Expensya profite de l’occasion pour vous souhaiter une merveilleuse année 2020 qui marquera la fin du calvaire des notes de frais !