Top 4 des avantages de la carte de paiement virtuelle pour votre entreprise
Les avantages de la carte virtuelle sont multiples. Cette méthode de paiement a été adoptée par plusieurs entreprises depuis le début de la crise sanitaire. Elle s’impose de plus en plus dans les transactions de la vie quotidienne. Il est donc naturel qu’elle pénètre le monde de l’entreprise et même devient la norme.
Ce dernier article Expensya vous dévoile les quatre avantages les plus pertinents que vous apporte l’utilisation d’une carte virtuelle.
Qu’est-ce qu’une carte de paiement virtuelle
La carte virtuelle est une carte dématérialisée qui permet d’effectuer des achats en ligne ou même en magasin grâce au portefeuille électronique (Google Pay ou Apple Pay). Dans la plupart des cas, la carte virtuelle est une carte à usage unique. Son numéro n’est plus valide une fois le paiement effectué ou au cas de vol ou perte. Elle peut être configurée par l’entreprise : montant prédéfini, durée de validité, ainsi qu’un plafond à ne pas dépasser.
Au sein de l’entreprise, les collaborateurs peuvent engager des dépenses relatives à leur mission comme des réservations d’hôtel ou de transport, etc. avec la carte virtuelle.
Elle possède les mêmes caractéristiques de la carte bancaire physique. Elle dispose d’un numéro de carte VISA ou Mastercard à 16 chiffres, d’une date de validité au format MM/AA et d’un cryptogramme à 3 chiffres.
L’équipe financière ou comptable génère en toute simplicité et instantanément une carte virtuelle pour la lier directement au compte bancaire de la société : ce qui permet de répondre d’une manière efficace aux besoins complexes des entreprises. Vous pouvez également bloquer l’utilisation de la carte à tout moment en quelques clics. La carte est créée, débitée, puis supprimée en quelques secondes.
Grâce à la carte virtuelle, le service financier ou comptable peut suivre toutes les dépenses de l’entreprise en temps réel et les approuver instantanément. Avec l’aide d’une solution de gestion de dépenses, ces dépenses sont ensuite récupérées automatiquement et transmises au logiciel comptable.
L’équipe financière peut fixer des budgets quotidiens, hebdomadaires ou mensuels leur permettant de gérer les coûts des dépenses en ligne. La carte permet de définir des plafonds que les détenteurs ne peuvent dépasser, ainsi qu’établir un workflow de validation en amont.
Les managers, DAFs ou comptables peuvent aussi déterminer quelles catégories de dépenses sont prises en charge par la carte virtuelle et quelles catégories ne le sont pas.
Lorsque la dépense n’est pas conforme aux paramètres fixés par l’administrateur, une alerte s’affichera sur la solution de gestion de dépenses. L’alerte s’affiche pour notifier le collaborateur de la non-conformité de la dépense et peut être bloquante pour certaines dépenses.
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Les cartes bancaires virtuelles sont toujours rattachées à une plateforme. Ceci permet à l’équipe financière de l’entreprise ainsi que la direction de suivre les différentes dépenses engagées par les collaborateurs.
Grâce aux cartes virtuelles, vos collaborateurs gagnent en autonomie ; ils peuvent directement utiliser ce moyen de paiement pour leurs achats en ligne. Plus besoin de solliciter son manager pour récupérer la carte d’entreprise ou pour qu’il effectue l’achat à sa place.
Les salariés n’auront plus également à utiliser leurs propres finances et d’attendre la fin du mois pour se faire rembourser. La somme injectée préalablement à la carte leur évitera de subir des pressions financières lors de leur mission professionnelle.
Avec un montant maximum et une date d’expiration, les dépenses de l’entreprise sont donc contrôlées et sécurisées. En cas de vol ou de perte de votre carte, vos équipes financières ou vos collaborateurs ont la possibilité de suspendre de manière instantanée la carte en quelques clics.
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