Tout savoir sur la carte de paiement virtuelle pour les entreprises

Qu’est-ce qu’une carte de paiement virtuelle? Nous pensons peut-être savoir ce qu’elles sont, mais comprenons-nous vraiment tout leur potentiel ? Le terme “virtuel” est souvent associé à une telle variété de produits que nous pouvons oublier de réfléchir à son application dans le contexte de la gestion des dépenses professionnelles. Dans le cas des cartes virtuelles, il est important de noter que virtuel signifie numérique et instantané. Pour votre entreprise, cela signifie l’accès à une solution de paiement pratique et efficace.

Dans ce nouvel article, nous allons vous parler de cette carte virtuelle, ses spécificités, et de ses avantages pour votre entreprise ainsi que pour les collaborateurs.

Qu’appelle-t-on une carte de paiement virtuelle ?

Comme son nom l’indique, une carte de paiement virtuelle est destinée à être utilisée en ligne. C’est une carte dématérialisée, donc pas d’équivalent physique, avec laquelle le collaborateur peut effectuer tout type de transaction par internet en toute sécurité : matériel de bureau, réservations d’hôtel ou de transport, etc.

Les types des cartes de paiement virtuelles

En effet, il existe deux types de cartes virtuelles :

Carte virtuelle à usage unique :

le numéro de cette carte ne sera plus valide une fois le paiement effectué pour éviter tout risque de piratage ou de vol. Elle peut également être configurée par l’entreprise, qui peut choisir la durée de validité de cette carte ainsi que choisir un plafond que le collaborateur ne peut dépasser.

Carte virtuelle à usage récurrent :

ces cartes sont conçues pour aider les entreprises à effectuer des transactions récurrentes et toujours de même montant, comme des abonnements à des services récurrents (LinkedIn, Intercom, etc.) ou des paiements récurrents d’un même fournisseur.

Dans les deux cas, la carte de paiement virtuelle, tout comme la carte physique, dispose d’un numéro de carte VISA ou Mastercard à 16 chiffres, d’une date de validité au format MM/AA et d’un cryptogramme à 3 chiffres

Carte de paiement virtuelle : quelles spécificités pour l’entreprise ?

Selon une étude faite par American Express, 25% des sociétés du Fortune 100 déploient aujourd’hui des cartes virtuelles. (Les Fortune 100 sont les 100 entreprises Américaines les plus importantes en termes de chiffre d’affaires selon le magazine Fortune).

Grâce aux cartes de paiement virtuelles, les processus de paiement deviennent plus rapides, plus sûrs et plus transparents. Les salariés n’ont qu’à créditer la carte du montant nécessaire et faire tous leurs paiements de manière sécurisée. Elle permet une gestion nettement plus intuitive En effet, les DAFs ou les équipes Finances peuvent configurer des plafonds pour mieux contrôler les dépenses engagées, paramétrer des règles en fonction des catégories de dépenses et même personnaliser en fonction de la période : si le collaborateur a besoin d’une carte pour couvrir les dépenses d’une semaine de travail, il ne pourra l’utiliser que pendant les jours travaillés.

La carte de paiement virtuelle permet une gestion optimisée des dépenses de l’entreprise.

Quels sont les avantages des cartes de paiement virtuelles ?

Nous l’avons dit, les cartes virtuelles représentent un moyen de paiement efficace face aux risques que peuvent représenter les transactions en ligne. Les numéros générés par les fournisseurs de cartes virtuelles de paiement peuvent être désactivées à tout moment. La carte est créée, débitée, et puis supprimée. Ceci est surtout pratique lorsque le collaborateur n’est pas sûr de la sécurité d’un site Internet : les données de cette carte ne seront pas enregistrées après le paiement et la carte sera automatiquement invalide.

A lire également : les avantages du paiement virtuel pour vos dépenses B2B

Les avantages des cartes virtuelles de paiement pour l’entreprise

• Les cartes virtuelles sont toujours rattachées à une plateforme. Ceci permet à l’équipe financière de l’entreprise ainsi que la direction de suivre les différentes dépenses engagées par les collaborateurs.
• L’équipe financière peut aussi fixer des budgets quotidiens, hebdomadaires ou mensuels leur permettant de gérer les coûts des dépenses en ligne. La carte permet de définir des plafonds que les détenteurs ne peuvent dépasser, ainsi qu’établir un workflow de validation en amont.
• La rapidité et la simplicité sont des avantages importants de la carte de paiement dématérialisé. L’équipe financière ou comptable génère en toute facilité une carte virtuelle pour la lier directement au compte bancaire de la société : cette rapidité permet de répondre en toute efficacité aux besoins complexes des entreprises.

Les avantages des cartes virtuelles de paiement pour le collaborateur

• Grâce à la carte virtuelle, les collaborateurs sont plus En quelques clics, le salarié génère une carte sans avoir recours à solliciter son manager pour récupérer la carte d’entreprise ou pour qu’il effectue l’achat à sa place. Ceci présente aussi un gain de temps important.
• Les collaborateurs n’ont plus à utiliser leur compte bancaire personnel pour effectuer des dépenses professionnelles. La carte virtuelle est déjà prépayée, alors plus besoin de faire des avances ni d’attendre le remboursement des dépenses.

Attention : Il faut toujours garder les justificatifs de dépenses (factures, reçus, etc.)

En savoir plus sur les avantages des cartes virtuelles

Comment intégrer les paiements par carte de paiement virtuelle en comptabilité ?

Quand on utilise une solution unifiée pour la gestion des dépenses en entreprise, le paiement par carte de paiement virtuelle se fait de manière très fluide.

Comment suivre les dépenses des cartes de paiement virtuelles ?

Lorsque vous adoptez une solution intuitive de gestion des dépenses, le suivi des dépenses engagées via une carte virtuelle de paiement se fait d’une manière plus simple.

En effet, il est plus intéressant d’utiliser une plateforme dédiée pour suivre en temps réel les dépenses professionnelles de votre entreprise.

Le responsable (directeur financier, comptable ou manager) peut configurer les cartes pour les membres de son équipe : à chaque carte émise on associe un budget prédéfini, ce qui permet de contrôler les dépenses engagées, les configurations des cartes peuvent être plus avancées (configuration des catégories de dépenses, configuration de la période, et même des marchands).

Le paiement peut être refusé dans le cas où la dépense ne respecte pas les règles préalablement définies et le responsable peut accéder à toutes les transactions émises par les collaborateurs.

Expensya : une plateforme unifiée pour toutes vos dépenses professionnelles

S’équiper d’une solution de gestion des dépenses comme Expensya vous permettra d’avoir un moyen de paiement virtuel, sécurisé et intelligent, ainsi qu’une plateforme unifiée de gestion des dépenses. Toutes les dépenses engagées par carte seront automatiquement remontées dans l’application avec en prime l’ajout des justificatifs de paiement.

Expensya favorise l’autonomie de vos collaborateurs en vous laissant une marge de contrôle. Leurs achats sont sécurisés, rapides et contrôlés.

Grâce à votre plateforme unifiée de gestion des dépenses, vous pouvez visualiser toutes les dépenses en temps-réel pour assurer la conformité des frais engagées avec votre politique de dépenses.

Expensya vous permet non seulement de générer autant de cartes que vous le souhaitez mais aussi de les désactiver à tout moment en cas de comportement inhabituel ou anomalies.

Découvrez la carte virtuelle Expensya et optez pour une solution de paiement dématérialisée