Tout savoir sur la refacturation des frais professionnels
Lorsqu’une entreprise assure des services pour le compte de certains de ses clients, elle est en mesure d’effectuer une refacturation des frais professionnels engagés lors de cette mission, vente ou prestation de service. Ces frais annexes, engagés par les employés de l’entreprise prestataire sont remboursés aux salariés, et refacturés aux clients au réel dans la plupart des cas.
Comment procéder à la refacturation des frais professionnels ?
Si vos collaborateurs engagent plusieurs dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle auprès de vos clients, la refacturation des frais engagés devient un véritable enjeu et les délais de remboursement risquent de pénaliser votre trésorerie.
Pour procéder à la refacturation des frais professionnels, l’entreprise peut soit :
- Intégrer à titre accessoire le montant à refacturer au client dans la facture de vente adressée au client
- Effectuer une facture spécifique avec le montant de refacturation
Quelle TVA appliquer pour la refacturation des frais professionnels ?
La TVA appliquée sur les notes de frais refacturées est calculée à partir du montant exact des dépenses engagées. Celle-ci servira de base hors taxes :
- Si la TVA sur les dépenses engagées n’est pas récupérable: L’entreprise refacture au client les frais supportés sur la base de leur montant TTC
- Si la TVA sur les dépenses engagées est récupérable: L’entreprise refacture au client les frais supportés sur la base de leur montant HT
Souvent, les entreprises refacturent les frais dans la facture de prestation, et utilisent le TTC des frais engagés où la TVA de la facture de prestation est appliquée. Bien qu’il s’agit d’une pratique répandue elle est fortement déconseillée.
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Comment comptabiliser les frais refacturés ?
Les frais refacturés suivent un traitement comptable particulier selon leur nature. Ce traitement, est différent de la comptabilisation des ventes ou des prestations de service.
En effet, les frais refacturés seront comptabilisés dans le compte de classe 7 suivant : 708 – « Produits des activités annexes ». Ce compte est différent du compte de comptabilisation de la vente ou de la prestation de service qui est un compte de charges appropriées de classe 6, pour éviter ainsi tout faussement de calcul de la marge.
Voici un exemple de comment procéder à la comptabilisation des refacturations des frais professionnels dans le cas où la refacturation est intégrée sur la facture de vente ou de prestation de service adressée au client :
- Débiter le compte 411 « Clients » avec le montant TTC que vous avez refacturé au client
- Créditer le compte 708 (ou tout compte enfant du 708 dédié) « Produits des activités annexes » avec le montant hors taxes
- Créditer le compte 44571 « TVA collectée » avec le montant de la TVA collectée.
Concernant la comptabilisation des frais supportés par l’entreprise avant la refacturation, l’écriture comptable est comme suit :
- Créditer le compte 401 (ou tout compte enfant du 401 dédié) « Fournisseurs » avec le montant TTC des frais
- Débiter le compte de classe 6 destiné aux dépenses de frais faisant l’objet d’une refacturation, avec le montant HT
- Débiter le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services» avec le montant de la TVA déductible.
Refacturation de frais et débours, quelle différence ?
Il faut néanmoins, distinguer les frais refacturables des débours. Les débours sont des dépenses engagées au nom et pour le compte du client. La facture est établie en son nom, il récupère la TVA et profite des services accessoires liés à la vente ou la prestation. Vous refacturez alors les sommes engagées au centime près, et vous êtes remboursé au réel.
Les débours, ne font pas partie du chiffre d’affaires, pour cette raison, ils ne sont pas soumis à la TVA, ni à l’impôt sur les bénéfices. Ils sont ainsi comptabilisés dans des comptes de tiers.
Une solution de gestion des notes de frais permet d’optimiser le processus de refacturation
Souvent, il est difficile de gérer les notes de frais, leur remboursement et même la refacturation des frais engagés dans certaines situations. Il existe toutefois, un moyen efficace pour remédier à ce problème. Une solution de gestion des notes de frais automatisée comme Expensya mettra fin à ce processus pénible : avec des fonctionnalités comme l’affectation des dépenses aux projets, et la possibilité d’indiquer si une dépense est facturable aux clients ou pas, vous permettez aux personnes engagées dans les missions de partager directement cette information avec l’entreprise. En bout de chaîne, vous pouvez exporter les dépenses affectées à chaque projet, ou à chaque client, pour refacturer en quelques clics.
