Tout savoir sur le contrôle Urssaf

Quand a lieu le contrôle ?

Un contrôle peut avoir lieu à tout moment de la vie d’une entreprise, mais l’organisme de contrôle (Urssaf ou Cgss) est tenu de vous en informer à l’avance : minimum quinze jours avant dans le cas d’un contrôle sur place (sauf dans les cas de lutte contre le travail dissimulé). Vous serez informé de la date et de l’heure de la première visite des inspecteurs, ou de la deadline pour le dépôt des documents demandés. Vous n’êtes plus en droit de questionner votre organisme de contrôle dès réception de l’avis

Où a lieu le contrôle ?

Deux types de contrôles existent : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces (pouvant être mise en place pour les entreprises de moins de 10 employés)

Le contrôle sur place a lieu dans vos bureaux, tandis que le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’organisme de contrôle. L’inspecteur peut vous proposer que le contrôle se déroule chez votre expert-comptable, avec votre accord.

Qui est présent lors d’un contrôle ?

Il peut y avoir un ou plusieurs inspecteurs et vous serez informés à l’avance de leur identité sur l’avis de contrôle. Votre présence est importante principalement au début et à la fin du contrôle, et vous êtes en droit de vous faire accompagner d’un conseiller ou de mandater une personne pour vous représenter.

Comment préparer le contrôle ?

La listes des documents à fournir vous sera fournie à l’avance et vous devrez préparez ses documents pour les fournir aux inspecteurs en cas de contrôle sur place ou pour les envoyer avant la date limite en cas de contrôle sur pièces. Cependant, d’autres documents pourront vous être demandés par la suite. Le contrôle peut porter sur l’année en cours ainsi que les 3 années qui la précèdent : vous aurez donc éventuellement à fournir des documents de l’année N, N-1, N-2, N-3. Eventuellement, si des documents des années antérieures sont nécessaires au traitement des années contrôlées, l’inspecteur peut vous demander des justificatifs antérieurs à N-3.

Quels sont les documents à fournir ?

Les documents à fournir sont des documents sociaux (les bordereaux de cotisation, les bulletins de salaires, les contrats de travail, les déclarations de régularisation annuelle, les dossiers du personnels,…), comptables (les comptes de résultats, les balances, les bilans, les grands livres comptables,…), fiscaux (les liasses fiscales, les avis d’imposition,…), juridiques (les statuts de la société, les éventuels jugements aux prud’hommes, les transactions,…). Les justificatifs de frais sont également souvent demandés (notes de restaurant, carte grise des véhicules, factures de frais de missions,…). Tout ou une partie de ces documents peuvent vous être demandés selon les besoins des inspecteurs, qui peuvent également être amenés à vous demander d’autres documents. Les inspecteurs peuvent également interroger les personnes rémunérées.

Combien de temps dure un contrôle ?

Pour les entreprises n’excédant pas 10 salariés, un contrôle ne peut durer que 3 mois au maximum (sauf cas exceptionnels : sur demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de contrôle, la période peut être prorogée une fois, et dans des cas de fraudes, documents inexploitables ou insuffisants, etc…). Pour une entreprise de 10 salariés ou plus, cette période ne s’applique pas.

Comment se déroule le contrôle ?

Les inspecteurs vont contrôler les différents documents et éléments, qu’il soit au format papier ou sous une forme dématérialisée. Vous pouvez refuser que les inspecteurs effectuent eux-mêmes les vérifications sur vos équipements logiciels et matériels, auquel cas, vous devrez le signifier par écrit et fournir les copies des éléments nécessaires à un contrôle informatique selon des normes définies par l’inspecteur par avance.

Différentes méthodes de contrôle sont possibles, notamment des techniques d’échantillonnage et l’extrapolation, pour raccourcir la durée du contrôle. Vous serez informé de l’application d’une de ses techniques 15 jours avant, et aurez la possibilité, sous certaines conditions de vous y opposer.

Quel est le résultat du contrôle ?

Un contrôle Urssaf aboutit à une lettre d’observations, regroupant plusieurs informations mais surtout, soit constat d’une bonne application des législations, soit des observations pour l’avenir, soit les régularisations de cotisations, ou de contributions prévues (qui peuvent être à votre avantage). Cette lettre ouvre également la période de contradiction, durant  jours et vous permettant de vous opposer ou d’apporter des éléments nouveaux à la décision de l’inspecteur, qui sera tenu de vous répondre, avant l’éventuelle mise en demeure, qu’il accepte ou pas votre contradiction.

Suite à ces échanges, vous recevrez dans le cas d’observations sans régularisation un courrier, en cas de sommes à payer, une mise en demeure, indiquant le montant des sommes réclamées, et en cas de trop versé, on vous proposera d’imputer le crédit sur les prochaines cotisations, ou de procéder à son remboursement.

Quand faut-il payer les sommes dues ?

Il faudra reverser les sommes dues dans un délai d’un mois après réception de la mise en demeure. Par la suite vous serez soumis à des majorations de retard. Vous avez également la possibilité, sous certaines conditions strictes, de négocier le montant de votre redressement (pénalité et montant dû).

Est-il possible de s’opposer à la décision de l’Urssaf ?

Si vous êtes en désaccord avec les décisions de l’organisme de contrôle, vous pouvez saisir la commission de recours amiable. Une procédure gratuite mais qui n’interrompt pas les majorations, qui continueront à courir. Si vous souhaitez également contester la décision de cette commission, vous pourrez alors vous tourner vers le Tribunal des Affaires Sociales.

Pour plus d’informations, consulter la charte cotisant de l’Urssaf