Tout savoir sur le paiement dématérialisé
La gestion des dépenses professionnelles en entreprise est un enjeu stratégique important qui repose sur une excellente maitrise des processus financiers et administratifs.
Au sein des entreprises, la gestion des achats stratégiques “est structurée depuis plusieurs années contrairement aux achats de classe C”, ce qui engendre des coûts cachés importants. En effet, ces achats, dits non stratégiques (mobilier, fournitures de bureaux, produits d’hygiène…), ne représentent que 5% des dépenses en entreprise alors qu’ils sont responsables pour plus de 70% des coûts cachés. (Source : Maîtrisez vos coûts totaux d’acquisition (TCO) et réduisez vos dépenses indirectes – Manutan)
Ces coûts cachés sont dus en grande partie à un processus d’acquisition, de paiement et de traitement des factures archaïque et chronophage.
La digitalisation des transactions
Selon le groupe Manutan, la digitalisation des transactions permet d’économiser jusqu’à 50% sur les coûts cachés. Effectivement, le coût moyen d’une transaction classique est de 95€ alors que le coût moyen final d’un processus d’achat dématérialisé est de 19€ : 5 fois moins que le processus classique.
Bien que les process d’achat soient composés de plusieurs étapes, à savoir les circuits de validation, le traitement des factures, etc., nous allons dans ce qui suit nous intéresser à un seul élément du processus de gestion des achats en entreprise : le paiement.
Dématérialiser ses moyens de paiement entre réellement dans le cadre de digitalisation des transactions, ce qui permet en retour d’optimiser la gestion financière, réduire les coûts et faire des économies.
C’est quoi le paiement dématérialisé ?
Le paiement dématérialisé désigne l’ensemble des moyens de paiement permettant d’engager des dépenses sans utiliser de l’argent liquide.
Le paiement dématérialisé facilite les achats en ligne. Depuis son développement, ce nouveau mode de paiement a complètement changé les habitudes des consommateurs et la manière avec laquelle ils gèrent leurs achats.
Aujourd’hui, le paiement dématérialisé ne concerne plus les particuliers seulement, mais aussi les professionnels. En effet, les moyens de paiement dématérialisé sont de plus en plus adaptés aux besoins et particularités des professionnels, notamment au cours de leurs voyages d’affaires.
Quels sont donc les principaux moyens de paiement dématérialisé ?
La dématérialisation du paiement prend plusieurs formes.
Les cartes bancaires
Carte bancaire, carte bleue ou encore carte de paiement, était la première solution de paiement dématérialisé, adoptée en France. Selon une étude menée par Opinionway, 2 Français sur 5 préfèrent utiliser leurs cartes bancaires pour régler leurs achats quotidiens.
L’arrivée des moyens de paiement dématérialisés alimente de plus en plus le mouvement vers une société “cashless” et accélère la disparition de la monnaie sous sa forme classique. Surtout en un temps ou la pandémie du coronavirus fait rage, l’utilisation du cash est devenue une pratique moins courante et même déconseillée.
Il existe un éventail de cartes bancaires professionnelles pour les salariés. Il suffit de choisir la carte bancaire la mieux adaptée à vos besoins et ceux de vos collaborateurs.
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Cartes virtuelles
Les cartes virtuelles de paiement sont des cartes non physiques qui ont les mêmes caractéristiques qu’une carte classique : un numéro de carte, un code CVC et une date d’expiration.
Selon le “World Payments Report 2020” de Capegimini Research Institute, les cartes virtuelles sont estimées de représenter 740 milliards de dollars de transactions en 2025, avec un taux de croissance de 22%.
Cette croissance importante peut être justifiée par les avantages multiples des cartes virtuelles. En effet, ce moyen de paiement facilite les paiements en ligne, tout en maintenant un haut niveau de sécurité des données.
En entreprise, les cartes virtuelles sont généralement couplées à une solution de gestion des notes de frais, ce qui automatise encore plus les processus d’achat effectués par les employés, du paiement à la comptabilité.
Les managers, quant à eux, peuvent suivre les dépenses de leurs collaborateurs et leur verser des sommes bien déterminées, suivant les planifications budgétaires.
Les cartes virtuelles sont donc le meilleur moyen pour engager des dépenses en entreprise de manière sécurisée, instantanée et contrôlée.
Le paiement sans contact
Comme son nom l’indique, le paiement sans contact, appelé aussi paiement mobile ou encore NFC (Near Field Communication), est un mécanisme de paiement qui vous permet d’effectuer des transactions sans avoir à insérer votre carte bancaire dans le TPE (terminal de paiement électronique). En effet, il suffit de rapprocher votre carte bancaire, Smartphone ou Smart Watch du terminal de paiement pour régler vos achats.
Le paiement en ligne
Le paiement en ligne désigne toutes les transactions effectuées sur internet. Les paiements en ligne se font par échange d’argent via des cartes bancaires, mais aussi à travers des systèmes bancaires online, comme Paypal ou Skrill.
Quels sont les avantages des moyens de paiement dématérialisé ?
Flexibilité
Les moyens de paiement dématérialisé peuvent être utilisés n’importe où et n’importe quand, ce qui leur donne un caractère souple et flexible, et les rend bien adaptés aux besoins des collaborateurs en déplacement professionnel, notamment pour effectuer des conversions de la monnaie en devise interne.
Sécurité et traçabilité
Ne pas avoir à emporter et manipuler de grosses sommes d’argent liquide sur soi rassure les professionnels en déplacement.
Les solutions de paiement dématérialisé réduisent considérablement les risques liés à la fraude et au vol. Les cartes bancaires virtuelles par exemple peuvent être générées autant de fois que nécessaire pour chacun des collaborateurs, et pour régler des factures différentes, puisque chaque employé dispose d’une carte virtuelle possédant un numéro de carte et un code uniques.
Chaque transaction effectuée par le moyen d’une solution de paiement dématérialisé est aussi enregistrée et contrôlée facilement et en temps réel depuis une application mobile liée à la carte.
Rapidité et gain de temps
Gagnez un temps considérable en utilisant les solutions de paiement dématérialisé. Effectuez des paiements en ligne en toute rapidité et facilité, depuis n’importe quel appareil. Vous pouvez même télécharger une extension sur votre navigateur préféré et sauvgarder les informations de vos cartes bancaires, physiques ou virtuelles, notamment le numéro, code et date d’expiration de la carte.
Chaque fois que vous voulez engager une dépense en ligne, les champs du formulaire de paiement se remplissent automatiquement.
Conclusion
Les solutions de paiement dématérialisés ont été pensées pour faciliter les paiements et optimiseer les processus de gestion financière. En entreprise, la dématérialisation des moyens de paiement favorise l’autonomie des collaborateurs et leur fait gagner un temps précieux, surtout si elle est complété par l’adoption d’une solution de gestion des notes de frais.
