Tout savoir sur les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais

La gestion des notes de frais a un coût pour l’entreprise qui s’avère être souvent important.  Un contrôle peu efficace ou des outils peu adaptés sont les principales causes du manque de visibilité sur les coûts engendrés.

En effet, la plupart des entreprises pensent que le seul coût des notes de frais est un coût direct, c’est à dire le montant dépensé par ses collaborateurs, dont elle a l’obligation de rembourser. Pourtant, ce n’est pas le cas. La gestion des notes de frais engendre plusieurs coûts cachés. Souvent, les entreprises ne tiennent pas compte de ces coûts indirects, ou ne sont tout simplement pas au courant. En négligeant les autres points fondamentaux que nous allons voir à travers cet article, l’entreprise peut faire face à des pertes importantes et risque de se faire redresser sévèrement.

Quels sont ces coûts cachés engendrés par une gestion inefficace des notes de frais  ?

Quand notes de frais rime avec fraude  :

L’un des premiers coûts relatifs à une gestion inefficace des notes de frais est la fraude.

Saviez-vous que les TPE/ PME sont les plus touchées par ce phénomène ? En 2017, la fraude s’élève à 700 € par salarié par an !

Déclarer une dépense dupliquée représente une des tentatives de fraudes les plus fréquentes. Le collaborateur peut faire passer la même dépense en notes de frais à plusieurs reprises. Parfois, il arrive que le collaborateur déclare involontairement deux fois la même dépense. Cette erreur peut facilement se reproduire, sans l’utilisation d’un processus automatisé qui détecte les dépenses dupliquées et en alerte les utilisateurs. Dans le cas d’un processus classique, il n’est pas vraiment facile pour l’employé de savoir si sa dépense a déjà été déclarée ou non.

Autre fait : des dépenses personnelles peuvent être passées en dépenses professionnelles, le remboursement d’une même dépense peut être demandé et faites à plusieurs reprises ou encore les fausses déclarations des frais kilométriques.

Cette dernière engendre donc deux principaux coûts pour l’entreprise :

• Le remboursement de dépenses qui ne devraient pas l’être : ceci augmente le budget alloué aux notes de frais.
• Les risques de redressement de l’administration fiscale ou de l’Urssaf : dans le cas où des anomalies sont détectées dans les dépenses professionnelles de l’entreprise, l’administration fiscale les considérera comme avantages en nature, même si l’entreprise est victime de fraude. Cette dernière devra payer le prix de son manque de contrôle.

Conséquence : la fraude interne a un grand impact dans l’entreprise et lui coûterait très cher !

Le temps perdu dans la gestion des notes de frais :

Le deuxième coût d’une gestion inefficace des notes de frais est la perte de temps. Comme le dit si bien l’expression : « time is money ! ».

L’intégralité du processus de gestion des notes de frais représente un coût élevé pour les entreprises. En effet, les différents intervenants : employés, comptables, personnels administratifs ou encore même managers, se voient perdre un temps considérable dans chaque étape du processus de gestion des notes de frais.

Nul besoin de rappeler que vos collaborateurs ont bien mieux à faire que de perdre du temps sur une tâche qui n’est pas productive et sans valeur ajoutée. Ceci représente un coût humain important pour votre entreprise. Que ce soit dans le suivi des dépenses jusqu’au remboursement des notes de frais de l’employé, tout le processus coûte cher ! Aussi bien en coûts directs mais également en coût cachés. Les entreprises le sous-estiment bien souvent et l’automatisation est la clé pour récupérer ce temps !

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L’archivage physique :

Le troisième coût d’une gestion inefficace des notes de frais est l’archivage physique.

Vous le savez et le vivez certainement, l’archivage des documents est un véritable challenge pour les entreprises. Aujourd’hui, même avec les évolutions technologiques et réglementaires, les entreprises poursuivent leurs pratiques d’archivage traditionnelles.

Cette pratique courante peut s’avérer coûteuse, surtout dans le cas où aucune stratégie d’archivage n’est pas mise en place par l’entreprise.

En effet, selon notre étude qui concerne les pratiques d’archivage des entreprises françaises, 80% des entreprises effectuent encore un archivage papier.

Pour être conforme avec la législation en place, les entreprises se doivent d’archiver leurs documents fiscaux et légaux. En effet, la loi oblige les entreprises à conserver leurs archives pendant une période donnée, qui varie en fonction du type du document. Les justificatifs des notes de frais font partie des documents à absolument archiver et doivent être conservés pendant 6 à 10 ans. De plus, il est important de rappeler que les notes de frais sont surveillées de près par l’administration fiscale étant donné qu’elles sont exonérées de charges sociales.

Vous l’aurez compris, la moindre erreur est passible de redressement et les conséquences sont lourdes à supporter pour l’entreprise. L’archivage permet donc à l’entreprise de valoir ses droits et de justifier son activité en cas de contrôle.

Par conséquent, l’archivage papier représente un coût direct pour l’entreprise et peut englober :

• Le prix dépensé au profit d’un prestataire d’archivage externe
• Le coût du matériel d’archivage et de classement, assurances et également le coût humain pour effectuer l’archivage.

Ces coûts sont conséquents pour l’entreprise et sont facilement évitables avec l’archivage numérique tout en permettant d’optimiser la gestion des notes de frais.

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Les redressements de l’Urssaf et de l’administration fiscale :

Le quatrième coût d’une gestion inefficace des notes de frais est le redressement de l’Urssaf et de l’administration fiscale.

Il est important de rappeler que les contrôleurs de l’Urssaf surveillent de très près les notes de frais. En effet, la moindre erreur, oubli ou dépassement sont passibles de redressement pour l’entreprise. Une gestion inefficace des notes de frais entraine donc l’entreprise à un risque important. Mais quels sont les raisons de redressements ? Sachez que plusieurs facteurs entrent en jeu :

• Une dépense non justifiée : pour être remboursée, chaque dépense doit être engagée, proportionnée et justifiée.
• Un dépassement de la limite d’exonération de charges sociales : il existe des plafonds pour chaque frais. Les dépenses ne peuvent pas être remboursées en intégralité. Dans un premier cas, si les frais sont remboursés au forfait, elles sont exonérées de cotisations sociales si les seuils établis sont respectés. Dans un autre cas, si les frais dépassent les seuils, ils seront soumis aux cotisations sociales. Par ailleurs, si les frais sont remboursés au réel, ils seront exonérés en totalité.
• Des dépenses irraisonnables : assez fréquents, ce type de dépassement n’échappe à aucun contrôleur fiscal. Dans le cas où les montants dépensés sont exagérés, le contrôleur fiscal est libre de requalifier la dépense en tant qu’avantage en nature. Les dépenses seront donc soumises à cotisations sociales pour l’entreprise.

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La TVA non récupérée :

Le cinquième coût d’une gestion inefficace des notes de frais porte autour de la TVA non récupérable.

La récupération de la TVA se fait sur certaines dépenses de votre entreprise, en fonction des réglementations mise en place : par catégorie de dépense, par montant, par pays, ou autre. Malheureusement, dès qu’il s’agit de notes de frais, des coûts cachés importants (que certains qualifieront de manque à gagner) peuvent être notés et une gestion inefficace des notes de frais ne fait qu’empirer la situation.

Tout ceci est dû à un manque d’information et à la complexité de la récupération de la TVA sur : les dépenses à faibles montants et les règles fiscales pour récupérer la TVA dans son pays et à l’étranger. Mais comment la TVA impacte le coût du déplacement professionnel ?

Sachez qu’il existe différents taux de TVA selon les dépenses effectuées par les employés. Entre 5 et 20% du montant total des dépenses éligibles peut être récupéré par l’entreprise. Par conséquent, si le nombre de collaborateurs en déplacement professionnel est important durant une année, le chiffre peut rapidement atteindre un montant significatif pour l’entreprise !

"Tout connaître sur la TVA récupérable et ses spécificités"

Un contrôle et une politique de dépenses inefficaces :

Le sixième coût d’une gestion inefficace des notes de frais concerne la politique de dépenses.

C’est un fait : toutes les entreprises sont confrontées à l’épreuve budgétaire de la gestion des notes de frais. Assurer un suivi et un contrôle efficaces sur les dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs fait partie de ce challenge et n’est pas une mince affaire ! Pour limiter ce coût caché et mieux maîtriser les dépenses professionnelles de l’entreprise, la mise en place de contrôles internes ainsi qu’une politique de dépenses efficace devient une obligation.

Un volume annuel de dépenses trop important pour les déplacements professionnels pourrait ainsi être réduit. De ce fait, des contrôles internes ainsi qu’une politique de dépenses efficace permettent de mieux gérer ce processus et de mettre en place des règles strictes que tous les collaborateurs seront amenés à respecter.

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Nous l’avons vu, les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais peut facilement virer au cauchemar pour une entreprise. Comment y remédier ? Une solution intelligente de gestion des notes de frais s’avère être un moyen efficace pour installer une meilleure maîtrise budgétaire et réduire les coûts inutiles. En plus de rendre agile votre processus, Expensya vous permet de cerner et de limiter ces coûts cachés rapidement et sans effort.

Une des mesures à prendre pour limiter ces conséquences, est l’automatisation de ce processus de gestion !

Il existe des solutions intelligentes conçues pour automatiser la gestion des notes de frais du reçu jusqu’à la comptabilité en y injectant des technologies comme l’Intelligence Artificielle, le Machine Learning ou le Cloud. Des fonctionnalités intelligentes viennent optimiser ce processus sans valeur ajoutée et limiter les risques qui y sont liés.